Datenschutzerklärung

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website, die Webanwendung und die GetInvoiceFlow-Apps für Mac, iPhone und iPad. Alle Anwendungen greifen auf dasselbe GetInvoiceFlow-Konto zu. Die Besonderheiten der nativen Apps sind in Abschnitt 2a beschrieben.

1. Verantwortlicher

Jack Jipp (GetInvoiceFlow), Grünstraße 43, 40667 Meerbusch, E-Mail: info@getinvoiceflow.de (siehe Impressum).

2. Verarbeitete Daten

Konto: Bei der Registrierung per E-Mail und Passwort speichern wir deine E-Mail-Adresse und einen kryptografischen Hash deines Passworts. Beim Login über Google erhalten wir Name, E-Mail-Adresse und Profilbild deines Google-Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldung mit Apple: Wenn du dich mit „Mit Apple anmelden“ registrierst oder anmeldest (im Web oder im Anmeldefenster der Apps), findet die Anmeldung bei Apple statt (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland); dort gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple. Apple übermittelt uns eine Kennung deiner Apple-ID für GetInvoiceFlow, deine von Apple bestätigte E-Mail-Adresse und, nur bei der ersten Zustimmung und wenn du ihn freigibst, deinen Namen. Ein Profilbild erhalten wir nicht. Wählst du bei Apple „E-Mail-Adresse verbergen“, erhalten wir statt deiner Adresse eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse (…@privaterelay.appleid.com). Sie dient als Login-Adresse; Mails von GetInvoiceFlow an diese Adresse leitet Apple an dein Postfach weiter. In deine Stammdaten und damit auf Rechnungen übernehmen wir sie nicht, weil deine Kunden sie nicht anschreiben können. Außerdem speichern wir das von Apple ausgestellte Refresh-Token verschlüsselt, ausschließlich um die Verbindung bei der Löschung deines Kontos bei Apple zu widerrufen; dazu übermitteln wir es dann an Apple. Weitere Tokens von Apple speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verbindung kannst du jederzeit in den Einstellungen deines Apple-Accounts beenden (account.apple.com → Anmeldung und Sicherheit → „Mit Apple anmelden“).

Login- und Nutzungszeitpunkte: Für Kontosicherheit, Support und die geschützte Betreiberübersicht speichern wir den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Anmeldung sowie den letzten gültigen Zugriff auf die App. Während der laufenden Nutzung wird der Zugriffszeitpunkt höchstens einmal pro Minute aktualisiert; erfolgreiche Anmeldungen setzen ihn zusätzlich. Die gespeicherten Zeitpunkte werden dabei nicht auf volle Minuten gerundet. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung und Systemsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO); die Zeitpunkte werden mit dem Konto gelöscht.

Kontobezogene Nutzungsauswertung: Für Produktfunktionen und die geschützte Betreiberübersicht werten wir Nutzungsindikatoren deines Kontos aus. Dazu gehören Kontoalter und Tarif, die Vollständigkeit der Firmendaten, Anzahl angelegter Kunden und Rechnungen, ob eine Rechnung versendet wurde, sowie die letzte Aktivität und App-Verbindungen. Die Betreiberübersicht zeigt daraus Einrichtungsschritte und die Aktivierung von Konten sowie zusammengefasste Nutzungskennzahlen. Für eine plattformweite Kennzahl werden außerdem die Bruttobeträge ausgestellter Rechnungen in Euro aufsummiert. Diese Auswertungen umfassen auch Daten, die über die nativen Apps angelegt werden. Die Nutzung von Nutzungsindikatoren für eingewilligte Produktmails ist in Abschnitt 4a beschrieben.

Herkunft der Registrierung: Enthält der Link, über den du dich registrierst, eine Kanal-Kennung (z. B. „generator“ oder „tiktok“), speichern wir sie einmalig mit deinem neuen Konto. Ohne Kennung im Link vermerken wir die Infoseite, über die du zur Registrierung kommst (z. B. Startseite oder Ratgeber), bei den Apps „app“. So werten wir zusammengefasst aus, über welche Seiten und Kanäle Konten entstehen und wie viele davon eine Rechnung ausstellen oder ein Abo abschließen (Reichweitenauswertung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kennung stammt nur aus dem aufgerufenen Link. Wir setzen dafür kein eigenes Cookie und verfolgen dich nicht über Seiten oder Geräte hinweg. Bei der Registrierung mit Google oder Apple reist sie im ohnehin nötigen, kurzlebigen Registrierungsnachweis bzw. in der Rücksprungadresse der Anmeldung mit und wird nur beim Anlegen eines neuen Kontos gespeichert, nie bei einer Anmeldung. Die Kennung ist Teil deines Datenexports und wird mit dem Konto gelöscht.

Zahlungsdaten (kostenpflichtige Tarife): Beim Abschluss eines Abonnements erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Deine Kartendaten werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet — sie erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Wir speichern lediglich die Stripe-Kunden- und Abonnement-Referenz sowie deinen Tarif (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

In-App-Abonnements über Apple: Schließt du Pro oder Premium in einer unserer Apps ab, wickelt Apple den Kauf und die Zahlung ab; deine Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Damit wir den Kauf deinem Konto zuordnen können, vergeben wir eine zufällige Kennung (appAccountToken), die beim Kauf an Apple übermittelt wird. Von Apple erhalten wir signierte Kaufdaten und Statusmeldungen zu deinem Abonnement (Produkt, Transaktionskennungen, Laufzeit, Verlängerung, Kündigung, Erstattung, Test- oder Live-Umgebung) und speichern sie zusammen mit deinem Tarif (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Zahlung gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple.

Gmail-Versand: Mit deiner ausdrücklichen Einwilligung versendet die App Rechnungs-E-Mails über dein Gmail-Konto. Es wird ausschließlich der Scope „gmail.send“ verwendet — die App kann E-Mails senden, aber zu keinem Zeitpunkt dein Postfach lesen. Du kannst die Berechtigung jederzeit in deinen Google-Kontoeinstellungen widerrufen.

Google API Services / Limited Use: Die Nutzung der von Google-APIs erhaltenen Informationen durch GetInvoiceFlow richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Das bedeutet: Google-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung der für dich sichtbaren Funktionen (Rechnungsversand) verwendet, nicht an Dritte übertragen (außer soweit für diese Funktion erforderlich oder gesetzlich verpflichtend), nicht für Werbung genutzt und nicht von Menschen gelesen. Google-Nutzerdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Inhaltsdaten: Von dir angelegte Kunden-, Leistungs- und Rechnungsdaten werden zur Vertragserfüllung gespeichert. Für personenbezogene Daten deiner Kunden bist du Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO – unser Auftragsverarbeitungsvertrag).

Sprachfunktion: Im Browser verwenden wir die Spracherkennung des Browsers; abhängig vom Browser kann dessen Anbieter Audiodaten zur Erkennung auf seinen Servern verarbeiten. In den nativen Apps kommt Apples Spracherkennung zum Einsatz (siehe Abschnitt 2a). GetInvoiceFlow erhält keine Audioaufnahme. Der von dir zur Erstellung eines Entwurfs übermittelte Text wird an Anthropic (Claude API) zur Strukturierung weitergegeben. Dazu kommen die Kundenliste mit Namen, E-Mail-Adressen, hinterlegten Standardleistungen und -preisen, Einträge aus deinem Leistungskatalog und Leistungsbeschreibungen aus bisherigen Rechnungen. Diese Kontextdaten werden auch dann ergänzt, wenn du sie im Text nicht nennst. Nutze diese optionale Funktion nur für Angaben, die für den Entwurf erforderlich sind; alternativ kannst du Rechnungen ohne Sprachfunktion manuell erstellen.

Support, Benachrichtigungen und Versandstatus: Eingeloggte Support-Anfragen, produktbezogene Hinweise (z. B. angesehene Angebote oder gemeldete Zahlungen), Einwilligungsänderungen sowie technische Zustellereignisse werden zur Vertragsdurchführung, Bearbeitung von Anfragen und Sicherung eines zuverlässigen Versands gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Provider-Ereignisse und Sperrlisten enthalten Empfänger nur als geheimnisgebundenen Prüfwert bzw. stark verkürzten Hinweis, nicht als Klartextadresse.

Kontakt per E-Mail: Wenn du uns an info@getinvoiceflow.de oder support@getinvoiceflow.de schreibst, verarbeiten wir deine Absenderadresse, den Inhalt deiner Nachricht und gegebenenfalls Anhänge zur Bearbeitung deiner Anfrage. Die Support- und Kontaktpost wird über Apple iCloud Mail verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO). Sende keine Passwörter oder Zugangscodes und schwärze nicht benötigte Kundendaten in Anhängen.

Freiwilliges Feedback bei der Kontolöschung: Du kannst einen Grund auswählen und einen Kommentar zur Produktverbesserung hinterlassen. Beide Angaben sind freiwillig; die Löschung ist auch ohne Feedback möglich. Erst nach erfolgreicher Löschung wird eine Nachricht an den Betreiber versendet. Sie enthält den Löschzeitpunkt sowie deine freiwilligen Angaben. Konto-E-Mail, Name, IP-Adresse und Geschäftsunterlagen werden nicht automatisch hinzugefügt. Bitte trage keine Passwörter, Zugangscodes oder Kundendaten ein. Wir verarbeiten selbst mitgeteilte personenbezogene Angaben zur Auswertung des Feedbacks auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung des Produkts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Automatische Zahlungserinnerungen: Diese Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Wenn du sie aktivierst, versendet GetInvoiceFlow zu den von dir gewählten Zeitpunkten eine freundliche Erinnerung mit dem bereits archivierten Rechnungs-PDF an deinen Kunden. Du kannst die Funktion jederzeit unter Einstellungen → Benachrichtigungen deaktivieren. Für die Kundendaten bleibst du Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiter gemäß AVV.

Sicherheitsprotokoll: Kritische Konto- und Admin-Aktionen werden ohne E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Freitext in einem manipulationsgeschützten Audit-Log festgehalten. Nutzerbezüge werden mit HMAC pseudonymisiert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Missbrauchsaufklärung und Systemsicherheit).

Kostenloser E-Rechnungsdarsteller: Hochgeladene Dateien und ihre Rechnungsinhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Nach einer erfolgreichen Darstellung speichern wir die Kennung des verwendeten Tools, das erkannte technische Rechnungsformat und den Zeitpunkt als Nutzungsereignis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Verbesserung und Reichweitenmessung des Angebots). Datei, Dateiname und aus der Rechnung gelesene Personen-, Kontakt-, Zahlungs- oder Rechnungsdaten werden dafür nicht gespeichert. Ohne Anmeldung sind drei erfolgreiche Darstellungen möglich; danach wird ein kostenloses, bestätigtes Konto benötigt. Ein signiertes, funktionales Cookie mit zufälliger Browser-Kennung zählt diese drei Darstellungen für bis zu zwölf Monate. Der serverseitige Zähler enthält nur einen pseudonymisierten Prüfwert, keine IP-Zuordnung und keinen Fingerprint. Nach Löschung oder Ablauf des Cookies kann eine neue Kennung entstehen. Bei einer bestätigten Anmeldung wird ausschließlich die aktuelle Nutzung dem vorhandenen Konto zugeordnet und im geschützten Betreiberbereich mit Kontoname und Konto-E-Mail angezeigt; frühere anonyme Nutzungen werden nicht nachträglich zugeordnet. Dies ist kein Nachweis eines zahlenden Kunden. Newsletter benötigen eine separate freiwillige Einwilligung. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse nur serverseitig für ein technisches Rate-Limit verarbeitet. In der Datenbank landet ausschließlich ein mit einem geheimen Schlüssel pseudonymisierter Prüfwert; abgelaufene Zähler werden regelmäßig automatisch gelöscht. Wählst du nach einer Darstellung „Kostenlos speichern“ oder „Ich habe schon ein Konto“, legt dein Browser genau diese Datei samt Dateiname, Absender und Rechnungsnummer in seinem lokalen Speicher (IndexedDB) ab, damit du sie nach der Registrierung oder Anmeldung in deinem Postfach ablegen kannst; sie verlässt dein Gerät dabei nicht. Das ist für die von dir angeforderte Übernahme technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); ohne einen dieser Klicks wird nichts gespeichert. Verwendet wird die Datei höchstens 24 Stunden. Danach bleibt sie im Browser, bis du das nächste Mal den E-Rechnungs-Viewer oder den Rechnungs-Generator aufrufst; dann wird sie automatisch gelöscht. Ablegen oder „Verwerfen“ löscht die Datei sofort aus deinem Browser; außerdem kannst du sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen. „In meinem Postfach ablegen“ speichert sie wie einen Upload in deinem Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kostenloser Rechnungs-Generator und Rechnungsvorlagen: Der Rechnungs-Generator läuft vollständig in deinem Browser; deine Eingaben werden dabei nicht an uns übertragen. Wenn du eine Rechnung druckst oder als PDF speicherst oder eine Rechnungsvorlage herunterlädst, speichern wir nur die Kennung des Werkzeugs, bei Vorlagen das Dateiformat, und den Zeitpunkt als Nutzungsereignis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Verbesserung und Reichweitenmessung des Angebots) – ohne Rechnungsinhalte, ohne Cookie und ohne Zuordnung zu einem Konto. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse dabei nur serverseitig für ein technisches Rate-Limit verarbeitet; in der Datenbank landet ausschließlich ein pseudonymisierter Prüfwert. Wählst du im Generator „Kostenlos übernehmen“ oder „Ich habe schon ein Konto“, legt dein Browser die eingegebenen Absender-, Kunden- und Positionsangaben sowie die Rechnungsnummer in seinem lokalen Speicher (localStorage) ab. Das ist für die von dir angeforderte Übernahme technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); ohne diesen Klick wird nichts gespeichert. Verwendet werden die Angaben höchstens 24 Stunden. Danach bleiben sie im Browser, bis du das nächste Mal den Rechnungs-Generator, den E-Rechnungs-Viewer oder die Übernahmeseite aufrufst; dann werden sie automatisch gelöscht. Nach der Anmeldung zeigt dir die Übernahmeseite die Angaben zur Prüfung; dafür werden sie an uns übertragen und mit deinem Konto abgeglichen, in deinem Konto gespeichert aber erst, wenn du die Übernahme bestätigst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Danach oder wenn du sie verwirfst, löscht die Seite die Angaben aus deinem Browser; außerdem kannst du sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

2a. Apps für Mac, iPhone und iPad

Konto und Datenarten: Die Apps übermitteln die Daten, die du zum Arbeiten mit deinem Konto eingibst oder auswählst. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift, deine Bankverbindung für Rechnungen, Rechnungs-, Angebots- und Zahlungsdaten, Kontoauszüge für den Bankimport, E-Rechnungen, Leistungsnachweise, Notizen, das ausgewählte Firmenlogo sowie E-Mail-Texte und Supportanfragen. Diese Daten werden deinem Konto zugeordnet und zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die in Abschnitt 3 genannten Dienste übernehmen die dort beschriebenen Aufgaben auch für die Apps.

Verbindung und Zugang: Je nach freigeschalteter Konfiguration erfolgen Anmeldung und Registrierung mit E-Mail und Passwort direkt in der App, mit Apple über Apples Anmeldedialog oder mit Google über ein geschütztes Google-Anmeldefenster. Der bisherige Web-Anmeldeweg bleibt als Rückfall erhalten; im Mac-Direktvertrieb wird er für Apple genutzt (zur Anmeldung mit Google oder Apple siehe Abschnitt 2). Ein Zugangstoken wird im Schlüsselbund deines Geräts gespeichert. Zur Zuordnung und Verwaltung verbundener Apps übermitteln wir eine zufällige Kennung je Installation, die Konto-ID und eine Gerätebezeichnung (z. B. „Mac“ oder „iPhone“). Die App sendet außerdem Plattform-, Versions- und Build-Angaben zur technischen Kompatibilitätsprüfung. Die Installationskennung bleibt lokal beim Abmelden erhalten; sie dient nicht dem Werbe-Tracking. Du kannst Verbindungen in den Sicherheitseinstellungen deines Kontos widerrufen.

Lokale Daten: Die Apps speichern Einstellungen und kontobezogene Zwischenspeicher auf deinem Gerät. Beim Abmelden werden die von der App verwalteten kontobezogenen Zwischenspeicher entfernt. Dateien, die du selbst exportierst, teilst oder an einem anderen Ort speicherst, bleiben dort erhalten und müssen bei Bedarf von dir gelöscht werden.

Mikrofon und Spracherkennung: Die Berechtigungen werden nur für die optionale Funktion „Rechnung per Sprache“ angefragt. Wenn das Gerät die lokale Erkennung unterstützt, findet sie auf dem Gerät statt; andernfalls können Audiodaten und Erkennungshinweise, etwa Kundennamen, von Apples Spracherkennungsdienst verarbeitet werden. Die App zeigt an, welcher Weg genutzt wird. GetInvoiceFlow speichert keine Aufnahme und erhält nur den Text, den du zur Erstellung eines Entwurfs absendest; dessen Strukturierung durch Anthropic ist oben beschrieben. Du kannst den Text stattdessen eintippen oder eine Rechnung manuell erstellen. Mikrofon- und Spracherkennungsfreigaben kannst du in den Systemeinstellungen beziehungsweise Einstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ widerrufen.

Anschrift und Dateiauswahl: In den nativen Apps gibst du Straße, PLZ, Ort und Land manuell ein. Die App verwendet dafür keine Karten-Adresssuche und fragt deinen Gerätestandort nicht ab. Ein Firmenlogo und Importdateien wählst du über die Dateiauswahl beziehungsweise den System-Fotopicker selbst aus. Die App erhält keinen pauschalen Zugriff auf deine Fotomediathek oder dein Adressbuch.

Nutzungsauswertung und Aktualisierungen: Auch die Nutzungsindikatoren der nativen Apps werden serverseitig wie in Abschnitt 2 beschrieben ausgewertet. App-Store-Versionen werden über den App Store aktualisiert. Eine direkt bezogene Mac-Version kann für Aktualisierungen Sparkle verwenden; dabei werden die App- und Systemversion im User-Agent übermittelt, kein zusätzliches Systemprofil. Technische Anfragen erreichen den jeweiligen Server mit der für die Verbindung erforderlichen IP-Adresse.

3. Hosting & Auftragsverarbeiter

Hosting: Vercel Inc. (USA, Serverstandort Frankfurt am Main, EU-Standardvertragsklauseln). Datenbank/Storage: Supabase (AWS-Region Frankfurt am Main, Deutschland). Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland; für einzelne Verarbeitungen Stripe, Inc., USA, auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln). In-App-Abonnements in den Apps: Apple Distribution International Ltd. (Irland) als eigenständiger Verkäufer im App Store. Transaktionaler E-Mail-Versand (Standard-Versand): Resend, Inc. (USA, EU-Standardvertragsklauseln). KI-Strukturierung der Sprachfunktion: Anthropic PBC (USA, nur Text, kein Training mit deinen Daten gemäß API-Bedingungen). Adress-Vorschläge: In der Webanwendung wird beim Tippen einer Straße im Kundenformular die Eingabe zur Vervollständigung an den Kartendienst Photon (komoot GmbH, Potsdam) übermittelt; es werden ausschließlich die getippten Adressangaben gesendet, keine weiteren Kundendaten. Kontakt- und Support-E-Mails: Apple (iCloud Mail). In den nativen Apps werden Straße, PLZ, Ort und Land manuell eingegeben. Apple-Dienste übernehmen dort gegebenenfalls die serverseitige Spracherkennung. Bei „Mit Apple anmelden“ ist Apple Empfänger der in Abschnitt 2 genannten Anmeldedaten.

4. Cookies & Webanalyse

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt (Login-Session, Spracheinstellung, Filter-Präferenzen). Keine Werbe-Cookies und kein seiten- oder geräteübergreifendes Werbe-Tracking.

Für Einladungsrabatte speichern wir invoiceflow-referral bis zu 30 Tage. nl-signup-consent und google-signup-terms übertragen deine Auswahl zur Newsletter-Einwilligung beziehungsweise Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen während der Registrierung.

Zur Verbesserung der Website nutzen wir Vercel Web Analytics, eine cookielose, anonyme Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): erfasst werden aggregierte Seitenaufrufe ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung; die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Ein Personenbezug ist für uns nicht herstellbar.

Auf ausgewählten öffentlichen Marketingseiten setzen wir zusätzlich Cloudflare Web Analytics zur Reichweiten- und Leistungsmessung ein. Die Messung verwendet keine Cookies, keinen lokalen Browserspeicher und keine geräteübergreifenden Kennungen. Cloudflare verarbeitet technische Angaben wie Seitenadresse, Browser, Gerät, Herkunftsland und Ladezeiten und stellt uns aggregierte Statistiken bereit. Anmelde-, Konto- und Rechnungsseiten sowie Token-Links werden von dieser zusätzlichen Messung ausgeschlossen; Seitenaufrufe mit URL-Parametern werden nicht erfasst. Weitere Informationen stehen in der Datenschutzerklärung von Cloudflare (cloudflare.com/privacypolicy).

4a. E-Mail-Kommunikation & Produkt-News

Nach der Registrierung erhältst du die transaktionale Willkommens-Mail im Rahmen der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Start-Tipps, Feedback-Bitten, Produktneuigkeiten und Newsletter versenden wir nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), z. B. über die Checkbox bei der Registrierung. Diese Einwilligung kannst du jederzeit über den Abmelde-Link in der E-Mail oder unter Einstellungen → Benachrichtigungen widerrufen. Erforderliche Konto-, Sicherheits- und Rechnungsmails (z. B. Passwort zurücksetzen) sind davon nicht betroffen.

Für die persönliche Anrede verwenden wir deinen Kontonamen. Auswahl und Zeitpunkt eingewilligter Produktmails richten sich auch nach Nutzungsindikatoren wie Kontoalter, Tarif, letzter Aktivität, vorhandenen Kunden oder Rechnungen, erfolgtem Rechnungsversand und einer kürzlich gestellten Supportanfrage. Aus den Firmendaten wird hierfür etwa abgeleitet, ob das Profil vollständig ausgefüllt ist. So können Start-Hinweise passend zu den bereits erledigten Schritten ausgewählt werden. Der Abmelde-Link enthält deine Konto-ID und eine kryptografische Signatur, damit der Widerruf deinem Konto zugeordnet werden kann.

5. Speicherdauer & Löschung

Konto-, Geschäfts-, Support-, Benachrichtigungs- und Versanddaten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Du kannst dein Konto in den Einstellungen selbst löschen, auch wenn nummerierte oder archivierte Belege vorhanden sind. Nach deiner Identitätsbestätigung und ausdrücklichen Zustimmung werden das Konto und seine Geschäftsdaten dauerhaft gelöscht. Der vollständige Datenexport ist vorher freiwillig und in jedem Tarif verfügbar. Sichere Unterlagen, die du weiterhin benötigst oder selbst aufbewahren musst, vor der Löschung. Für Fragen erreichst du uns unter support@getinvoiceflow.de. Vor der endgültigen Löschung werden aktive Abonnements beendet und gespeicherte Dateien kontrolliert entfernt. Ist das Konto mit „Mit Apple anmelden“ verbunden, widerrufen wir nach der Löschung zusätzlich die Verbindung bei Apple; gelingt das nicht, kannst du sie in deinem Apple-Account selbst beenden. Dem Konto zuordenbare Mail-Zustellereignisse werden ebenfalls gelöscht. Pseudonymisierte Sicherheitslogs werden aus Sicherheitsinteresse höchstens 365 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Eine pseudonymisierte Mail-Sperre bleibt so lange erhalten, wie der Mailanbieter die Adresse wegen Bounce, Beschwerde oder Unterdrückung blockiert. Sie schützt Zustellbarkeit und Empfängerwunsch und verhindert Produktmails sowie den Versand von Kundenbelegen an diese Adresse; notwendige Konto-, Sicherheits- und Billingmails bleiben davon unberührt. Nach dokumentierter Prüfung beim Mailanbieter kann der Betreiber die lokale Sperre im geschützten Adminbereich auditierbar freigeben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO für Rechnungen) bleiben unberührt.

Die Kontolöschung findest du in den nativen Apps unter Einstellungen → Konto und in der Webanwendung unter Einstellungen → Profil. Auch nummerierte oder archivierte Geschäftsbelege werden nach deiner ausdrücklichen Bestätigung gelöscht. Sichere vorher Unterlagen, die du selbst aufbewahren musst. E-Mail-Kommunikation im Supportpostfach wird gesondert verarbeitet und nur so lange aufbewahrt, wie die Bearbeitung der Anfrage, die Klärung von Ansprüchen oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert.

Freiwilliges Löschfeedback wird getrennt vom gelöschten Konto verarbeitet. Die technische Versandwarteschlange und ihr Feedback werden nach 90 Tagen bei der regelmäßigen Bereinigung automatisch entfernt. Bereits zugestellte Nachrichten im Betreiberpostfach werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Sie werden nur so lange aufbewahrt, wie die Auswertung oder die Klärung des mitgeteilten Problems erforderlich ist.

6. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Erteilte Einwilligungen (z. B. Gmail-Zugriff) kannst du jederzeit in deinen Google-Kontoeinstellungen widerrufen.