InvoiceFlow
E-Rechnungs-Pflicht: Was Kleinunternehmer und Handwerker jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 gesetzlich verankert (§ 14 UStG, Wachstumschancengesetz) – und viele Selbstständige wissen nicht genau, was das für sie bedeutet. Die kurze Antwort: Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen schon heute empfangen können. Nach den Übergangsfristen wird die Ausstellung in den betroffenen inländischen B2B-Fällen Pflicht. Mehrere gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Hier die Fakten ohne Beraterdeutsch.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Gesetzlich zählt nur eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung (reines XML, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD/Factur-X (ein normales PDF mit unsichtbar eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Software auswertbar). Bei ZUGFeRD erfüllen zulässige Versionen ab 2.0.1 die Formatvoraussetzungen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland – auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit Unternehmereigenschaft – muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; eine Zustimmung ist nicht mehr nötig.
Bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für Unternehmen mit max. 800.000 € Vorjahresumsatz) gilt eine Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Geschäft zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Die gesetzlichen Ausnahmen gelten weiter.
Wer ist ausgenommen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen (Empfangen bleibt Pflicht). Privatkunden (B2C) sind komplett ausgenommen – Friseurtermine, private Handwerksleistungen oder Coachings an Privatpersonen kannst du weiter wie gewohnt abrechnen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen sowie bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können unabhängig davon eigene B2G-Vorgaben gelten.
Was heißt das praktisch für dich?
1. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst – eine E-Mail-Adresse für Rechnungseingang reicht. 2. Arbeitest du für Geschäftskunden (Agenturen, Hausverwaltungen, andere Betriebe)? Dann lohnt der Umstieg jetzt: Große Auftraggeber fordern E-Rechnungen teils schon heute, und du ersparst dir den Stress zur Frist. 3. Nur Privatkunden oder § 19? Dann besteht kein Zwang – aber eine Software, die beides kann, macht dich zukunftssicher.
Mit InvoiceFlow erstellst du deine Rechnung wie gewohnt. Sind die erforderlichen Angaben vollständig, ergänzt InvoiceFlow beim Versand automatisch das ZUGFeRD-XML nach EN 16931. Fehlen Angaben, bleibt der normale PDF-Versand möglich und du entscheidest selbst, wann du die Rechnung verschickst. Kostenlos ausprobieren.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist nur ein digitales Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes enthält die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 – etablierte Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG – muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Empfangen können musst du sie aber trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) darfst du weiterhin als Papier oder einfaches PDF stellen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Auch Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher brauchen umsatzsteuerlich keine E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Behörden verbreitet. ZUGFeRD/Factur-X ist ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML. Zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 – ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL – können die steuerlichen Formatvoraussetzungen erfüllen; die konkrete Datei muss zusätzlich vollständig und inhaltlich korrekt sein.
Amtliche Quelle
Grundlage dieses Überblicks sind die im März 2026 aktualisierten Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
E-Rechnung erhalten? Kostenlos öffnen & lesbar anzeigen (XRechnung & ZUGFeRD)
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt
E-Rechnung erstellen: Formate, Pflichtangaben und Versand
Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen & Pflichten
Stand: August 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.