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E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Welche Frist gilt für dich?
Aktualisiert am
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 gesetzlich verankert (§ 14 UStG, Wachstumschancengesetz) – und viele Selbstständige wissen nicht genau, was das für sie bedeutet. Die kurze Antwort: Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen schon heute empfangen können. Nach den Übergangsfristen wird die Ausstellung in den betroffenen inländischen B2B-Fällen Pflicht. Mehrere gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Hier die Fakten ohne Beraterdeutsch.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Gesetzlich zählt nur eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung (reines XML, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD/Factur-X (ein normales PDF mit unsichtbar eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Software auswertbar). Bei ZUGFeRD erfüllen zulässige Versionen ab 2.0.1 die Formatvoraussetzungen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Wer ist betroffen? | Was gilt? |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmer, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle Rechnungsaussteller | Übergangsregelung: Papier oder mit Zustimmung einfaches PDF möglich. |
| Ab 1. Januar 2027 | Aussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | Grundsätzlich E-Rechnung ausstellen; Ausnahmen und die besondere EDI-Übergangsregelung beachten. |
| Ab 1. Januar 2028 | Auch Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz | Allgemeine Übergangsfristen enden; gesetzliche Ausnahmen bleiben. |
Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland – auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit Unternehmereigenschaft – muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; eine Zustimmung ist nicht mehr nötig.
Bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für Unternehmen mit max. 800.000 € Vorjahresumsatz) gilt eine Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Geschäft zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Die gesetzlichen Ausnahmen gelten weiter.
Die 800.000-Euro-Grenze: drei praktische Beispiele
- Handwerksbetrieb mit 950.000 € Umsatz 2026: Für betroffene inländische B2B-Umsätze ab 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen an private Hausbesitzer fallen nicht unter diese B2B-Pflicht.
- Beratung mit genau 800.000 € Umsatz 2026: Die Grenze wird nicht überschritten. Die umsatzabhängige Übergangsfrist gilt noch bis Ende 2027. Ein einfaches PDF benötigt dabei weiterhin die Zustimmung des Empfängers.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Die Ausnahme von der Ausstellungspflicht bleibt bestehen. E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können musst du trotzdem.
Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Die Grenze bezieht sich weder auf den Rechnungsbetrag noch auf den Umsatz deines Kunden.
Wer ist ausgenommen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen (Empfangen bleibt Pflicht). Privatkunden (B2C) sind komplett ausgenommen – Friseurtermine, private Handwerksleistungen oder Coachings an Privatpersonen kannst du weiter wie gewohnt abrechnen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen sowie bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können unabhängig davon eigene B2G-Vorgaben gelten.
Was heißt das praktisch für dich?
Für den Rechnungseingang hilft ein fester Ablauf: Anhang herunterladen, die strukturierten Angaben lesbar machen, sachlich prüfen und das Original behalten. Die Anleitung zum Empfangen von E-Rechnungen führt dich durch diese Schritte und enthält eine Prüfliste sowie eine Vorlage für die Mitteilung deiner Rechnungsadresse an Lieferanten.
1. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst – eine E-Mail-Adresse für Rechnungseingang reicht. 2. Arbeitest du für Geschäftskunden (Agenturen, Hausverwaltungen, andere Betriebe)? Dann lohnt der Umstieg jetzt: Große Auftraggeber fordern E-Rechnungen teils schon heute, und du ersparst dir den Stress zur Frist. 3. Nur Privatkunden oder § 19? Dann besteht kein Zwang – aber eine Software, die beides kann, macht dich zukunftssicher.
Mit der E-Rechnung Software von GetInvoiceFlow erstellst du unterstützte Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF. Wähle das gewünschte Format, ergänze fehlende Pflichtdaten und prüfe das Ergebnis vor dem Versand. Ein normales PDF bleibt eine sonstige Rechnung und ersetzt keine angeforderte E-Rechnung. Tarife ansehen oder kostenlos starten.
Häufige Fragen
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027?
Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen müssen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, bleiben bestehen.
Was gilt bei genau 800.000 Euro Vorjahresumsatz?
Genau 800.000 Euro überschreiten die Grenze nicht: Die umsatzabhängige Übergangsregelung gilt noch bis 31. Dezember 2027. Für die Frist im Jahr 2027 ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 maßgeblich, nicht die Höhe einer einzelnen Rechnung.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist nur ein digitales Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes enthält die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 – etablierte Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG – muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Empfangen können musst du sie aber trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) darfst du weiterhin als Papier oder einfaches PDF stellen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Auch Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher brauchen umsatzsteuerlich keine E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Behörden verbreitet. ZUGFeRD/Factur-X ist ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML. Zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 – ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL – können die steuerlichen Formatvoraussetzungen erfüllen; die konkrete Datei muss zusätzlich vollständig und inhaltlich korrekt sein.
Amtliche Quellen und Aktualität
Grundlage dieses Überblicks sind die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026), die Übergangsvorschriften in § 27 Absatz 38 UStG und die Kleinunternehmer-Regelung in § 34a UStDV. Berücksichtigt ist außerdem das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026.
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Stand: 21. Oktober 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.