InvoiceFlow
E-Rechnungs-Pflicht: Was Kleinunternehmer und Handwerker jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 gesetzlich verankert (§ 14 UStG, Wachstumschancengesetz) – und viele Selbstständige wissen nicht genau, was das für sie bedeutet. Die kurze Antwort: Empfangen können müssen sie alle schon heute, das Ausstellen wird stufenweise bis 2028 zur Pflicht. Hier die Fakten ohne Beraterdeutsch.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Gesetzlich zählt nur eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung (reines XML, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD/Factur-X (ein normales PDF mit unsichtbar eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Software auswertbar).
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland – auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit Unternehmereigenschaft – muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; eine Zustimmung ist nicht mehr nötig.
Bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für Unternehmen mit max. 800.000 € Vorjahresumsatz) gilt eine Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Geschäft zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028: Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Geschäft für alle verpflichtend.
Wer ist ausgenommen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen (Empfangen bleibt Pflicht). Privatkunden (B2C) sind komplett ausgenommen – Friseurtermine, private Handwerksleistungen oder Coachings an Privatpersonen kannst du weiter wie gewohnt abrechnen. Ebenfalls ausgenommen: Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise.
Was heißt das praktisch für dich?
1. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst – eine E-Mail-Adresse für Rechnungseingang reicht. 2. Arbeitest du für Geschäftskunden (Agenturen, Hausverwaltungen, andere Betriebe)? Dann lohnt der Umstieg jetzt: Große Auftraggeber fordern E-Rechnungen teils schon heute, und du ersparst dir den Stress zur Frist. 3. Nur Privatkunden oder § 19? Dann besteht kein Zwang – aber eine Software, die beides kann, macht dich zukunftssicher.
Mit InvoiceFlow erstellst du jede Rechnung auf Knopfdruck zusätzlich als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (EN 16931) – das gewohnte PDF mit eingebettetem XML, ohne Mehrarbeit. Kostenlos ausprobieren.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist nur ein digitales Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes enthält die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 – etablierte Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG – muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Empfangen können musst du sie aber trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 darf dir jeder Geschäftskunde eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) darfst du weiterhin als Papier oder einfaches PDF stellen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen. Außerdem betrifft die Pflicht nur Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei (Standard bei Behörden), ZUGFeRD/Factur-X ist ein Hybrid: ein ganz normales PDF mit eingebettetem XML. Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD meist praktischer, weil der Empfänger die Rechnung wie gewohnt lesen kann und Software das XML automatisch verarbeitet.
Stand: Juli 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.