InvoiceFlow
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: So geht’s richtig
Eine Rechnung als Kleinunternehmer ist einfacher als viele denken – wenn man die Pflichtangaben kennt und den einen Sonderfall beachtet: keine Umsatzsteuer, dafür der § 19-Hinweis.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Jede Rechnung braucht: 1. deinen vollständigen Namen und deine Anschrift, 2. Name und Anschrift des Kunden, 3. deine Steuernummer oder USt-IdNr., 4. das Rechnungsdatum, 5. eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer, 6. Menge und Art der Leistung, 7. den Zeitpunkt der Leistung, 8. das Entgelt. Regelbesteuerte ergänzen Steuersatz und Steuerbetrag – als Kleinunternehmer ersetzt du beides durch den Befreiungshinweis.
Der § 19-Hinweis
Auf jede Rechnung gehört ein Satz wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis fragt sich dein Kunde, wo die Steuer geblieben ist – und mit fälschlich ausgewiesener Umsatzsteuer schuldest du sie dem Finanzamt, obwohl du sie nie einnehmen wolltest.
Typische Fehler
Doppelte oder wiederverwendete Rechnungsnummern; vergessener § 19-Hinweis; fehlendes Leistungsdatum; nachträglich geänderte Rechnungen (stattdessen: Stornorechnung und neue Rechnung); Rechnungen nur als änderbare Word-Datei aufbewahrt. Eine Rechnungssoftware nimmt dir all das automatisch ab: Nummernkreis, § 19-Logik, unveränderliche PDFs und die 8-jährige Aufbewahrung.
Mit InvoiceFlow aktivierst du die Kleinunternehmer-Regelung mit einem Schalter – der korrekte Hinweis erscheint automatisch auf jeder Rechnung, die Nummern laufen von selbst. Kostenlos ausprobieren – oder weiterlesen: Was die E-Rechnungs-Pflicht für dich bedeutet.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein – du darfst sogar nicht. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und ergänzt einen Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weist du versehentlich doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt.
Welche Rechnungsnummer ist erlaubt?
Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein – Lücken sind unschädlich, Duplikate nicht. Ein Format wie 2026-0001, 2026-0002 … ist üblich und für das Finanzamt gut nachvollziehbar.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, seit 2025 verkürzt von 10 Jahren) – digital ist das erlaubt, solange sie unveränderbar und lesbar bleiben.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Ausstellen: nein, davon bist du dauerhaft befreit. Empfangen können: ja, seit 1.1.2025 – ein E-Mail-Postfach genügt. Details im Ratgeber zur E-Rechnungs-Pflicht.
Stand: Juli 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.