InvoiceFlow
Kleinunternehmer-Rechnung 2026: Pflichtangaben & Muster
Für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, gelten seit 2025 eigene Mindestangaben. Sie stehen in § 34a UStDV. Anders als bei einer regulären Rechnung nach § 14 UStG gehören eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum dort nicht zur Mindestliste.
Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss mindestens enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von dir als leistendem Unternehmer sowie vom Leistungsempfänger,
- deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- bei Waren die Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen den Umfang und die Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Nur wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt, muss sie zusätzlich die Angabe „Gutschrift“ tragen.
Nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll
§ 34a UStDV verlangt weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch ein Leistungsdatum als Mindestangabe. Für einen nachvollziehbaren Geschäftsablauf solltest du dennoch ergänzen:
- eine eindeutige, systematisch vergebene Rechnungsnummer,
- den Leistungs- oder Lieferzeitpunkt beziehungsweise Leistungszeitraum,
- Zahlungsziel, Bankverbindung und einen eindeutigen Verwendungszweck,
- bei Bedarf Kunden-, Auftrags- oder Projektreferenzen.
Je nach Geschäftsvorfall können andere gesetzliche, vertragliche oder branchenspezifische Anforderungen hinzukommen. Das gilt zum Beispiel für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Der Hinweis auf § 19 UStG
Das Gesetz schreibt keinen wortgleichen Standardsatz vor. Der Hinweis muss aber klar ausdrücken, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine verständliche Formulierung ist:
„Für die Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Weise auf einer solchen Rechnung keine Umsatzsteuer gesondert aus. Ein versehentlicher Steuerausweis kann steuerliche Folgen haben und sollte berichtigt werden.
Beispiel für eine Kleinunternehmer-Rechnung
Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
An: Beispiel GmbH, Kundenweg 2, 54321 Beispielstadt
Steuernummer: 123/456/78901
Ausstellungsdatum: 29.08.2026
Rechnungsnummer: 2026-0042 (freiwillig, aber empfohlen)
Leistung: Gestaltung einer Informationsbroschüre
Leistungszeitraum: August 2026 (freiwillig, aber empfohlen)
Gesamtbetrag: 750,00 €
Für die Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
E-Rechnung: Empfang ja, Ausstellung grundsätzlich nein
Kleinunternehmer sind nach der aktuellen umsatzsteuerlichen Regelung von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, solange ihre Leistungen unter § 19 UStG fallen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen dennoch empfangen können; grundsätzlich reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Bei Aufträgen für Behörden können unabhängig davon eigene B2G-Regeln gelten. Das Bundesfinanzministerium beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung.
Typische Fehler vermeiden
- Umsatzsteuer wird trotz angewandter Kleinunternehmerregelung ausgewiesen.
- Der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG fehlt.
- Name, Anschrift, Steuerkennung oder Ausstellungsdatum sind unvollständig.
- Die Leistung ist so allgemein beschrieben, dass sie nicht nachvollziehbar ist.
- Eine korrigierte Rechnung überschreibt das aufzubewahrende Original.
Mit InvoiceFlow kannst du die Kleinunternehmerregelung aktivieren, den Hinweis in Rechnungsentwürfe übernehmen und Rechnungsnummern systematisch vergeben. Prüfe die Angaben, bevor du eine Rechnung versendest. Kostenlos ausprobieren – oder weiterlesen: Was die E-Rechnungs-Pflicht für dich bedeutet.
Amtliche Quellen
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus. Stattdessen muss die Rechnung darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen und sollte berichtigt werden.
Braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?
§ 34a UStDV zählt eine Rechnungsnummer nicht zu den Mindestangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung. Eine eindeutige, systematisch vergebene Rechnungsnummer ist für Buchhaltung, Rückfragen und die Zuordnung von Zahlungen trotzdem sehr sinnvoll.
Ist das Leistungsdatum eine Pflichtangabe?
§ 34a UStDV verlangt das Leistungsdatum nicht als Mindestangabe. Der Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum ist dennoch empfehlenswert, damit die abgerechnete Leistung eindeutig nachvollziehbar bleibt. Andere gesetzliche, vertragliche oder branchenspezifische Anforderungen können zusätzliche Angaben nötig machen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Umsatzsteuerlich müssen Unternehmer ein Doppel ausgestellter Rechnungen und alle empfangenen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Solange deine Leistung unter die Kleinunternehmerregelung fällt, bist du nach § 34a UStDV von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können musst du als inländisches Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 trotzdem; dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Vorgaben gelten.
Stand: 29.08.2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.