Zahlungserinnerung schreiben: kostenlose Vorlage für Word und PDF

Kostenlose Vorlage herunterladen oder kopieren

Ersetze alle Platzhalter, hänge die ursprüngliche Rechnung an und nenne ein konkretes neues Zahlungsdatum. Die Word-Datei ist bearbeitbar; das PDF dient als druckfertiges Muster.

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

sicher ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über
[Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis
zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto. Die Rechnung habe ich zur
Sicherheit noch einmal angehängt.

Sollte sich die Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten haben, betrachten Sie
diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Kontoinhaber: [Name oder Firma]
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Viele Grüße
[Dein Name]

Vorlage bei einer Teilzahlung: nur den Restbetrag anfordern

Ziehe alle bereits verbuchten Zahlungen vom Rechnungsbetrag ab. Bei 595,00 € Rechnungsbetrag und 200,00 € Teilzahlung sind noch 395,00 € offen. Verwende in der Erinnerung diesen Restbetrag, nicht den ursprünglichen Gesamtbetrag.

Betreff: Offener Restbetrag zur Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihre Teilzahlung von [gezahlter Betrag] am [Zahlungsdatum].
Von der Rechnung [Nummer] vom [Rechnungsdatum] über [Gesamtbetrag] sind noch
[Restbetrag] offen. Das vereinbarte Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum].

Bitte überweisen Sie den Restbetrag bis zum [neues Datum]. Falls wir eine
weitere Zahlung übersehen haben, geben Sie uns bitte kurz Bescheid.
Die Rechnung ist zur Zuordnung noch einmal beigefügt.

Kontoinhaber: [Name oder Firma]
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Dein Name]

Vorlage für eine zweite Zahlungserinnerung

Prüfe vor einer weiteren Nachricht, ob der Kunde geantwortet, die Rechnung beanstandet oder bereits gezahlt hat. Verweise auf die erste Erinnerung und nenne einen konkreten Termin. Gebühren oder rechtliche Schritte sind nicht Bestandteil dieses Musters.

Betreff: Erneute Zahlungserinnerung – Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

am [Datum der ersten Erinnerung] haben wir an die offene Rechnung [Nummer]
vom [Rechnungsdatum] erinnert. Nach unserem aktuellen Stand sind weiterhin
[offener Betrag] offen. Bitte überweisen Sie diesen Betrag bis zum [neues Datum].

Falls es Rückfragen zur Rechnung oder Schwierigkeiten bei der Zahlung gibt,
melden Sie sich bitte, damit wir das weitere Vorgehen besprechen können.
Wenn Sie bereits überwiesen haben, betrachten Sie die Erinnerung bitte als
erledigt und senden Sie uns bei Bedarf das Zahlungsdatum zur Zuordnung.

Kontoinhaber: [Name oder Firma]
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Freundliche Grüße
[Dein Name]

Wann senden? Ein sinnvoller Ablauf

1. Fälligkeit und Zahlung prüfen: Ist das Zahlungsziel wirklich abgelaufen, die Rechnung angekommen und kein Zahlungseingang übersehen worden?
2. Nach 3 bis 7 Tagen freundlich erinnern: Rechnung erneut anhängen, Fakten nennen und 7 bis 14 Tage als neue Frist setzen.
3. Nach Ablauf der Frist klar mahnen: Bleibt die Zahlung aus, verschickst du eine deutliche Mahnung mit letzter Frist. Die nächsten Schritte und eine passende Vorlage stehen unter Mahnung schreiben.

Eine Zahlungserinnerung ist kein gesetzlich vorgeschriebener Zwischenschritt. Sie ist vor allem kaufmännisch klug: Du gibst einem guten Kunden die Chance, ein Versehen unkompliziert zu korrigieren.

B2B und Privatkunden: Wann tritt Verzug ein?

Ist ein Zahlungstermin wirksam kalendermäßig vereinbart, kann Verzug nach Ablauf dieses Termins auch ohne weitere Mahnung eintreten. Ein einseitig auf der Rechnung aufgedrucktes Datum ist nicht automatisch eine solche Vereinbarung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung greift die gesetzliche Verzugsregel. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Automatik aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Unabhängig davon bleibt eine freundliche erste Erinnerung meist der bessere Ton.

Während des Verzugs gelten grundsätzlich Verzugszinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen ohne Verbraucher neun Prozentpunkte. Bei B2B-Forderungen kann außerdem die gesetzliche 40-Euro-Pauschale hinzukommen. In der ersten freundlichen Erinnerung verzichten viele Betriebe darauf bewusst.