InvoiceFlow

Zahlungserinnerung schreiben: kostenlose Vorlage für Word und PDF

Jeder Selbstständige kennt es: Die Rechnung ist raus, das Geld kommt nicht. Die gute Nachricht — in den allermeisten Fällen reicht eine freundliche Erinnerung, und das Geld ist da. So machst du es richtig, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Der richtige Ton: freundlich, konkret, ohne Vorwurf

Unterstelle ein Versehen, nenne die Fakten (Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit) und setze ein konkretes neues Zahlungsziel. Verzichte auf Drohungen und Paragrafen — die hebst du dir für die Mahnung auf.

Kostenlose Vorlage herunterladen oder kopieren

Ersetze alle Platzhalter, hänge die ursprüngliche Rechnung an und nenne ein konkretes neues Zahlungsdatum. Die Word-Datei ist bearbeitbar; das PDF dient als druckfertiges Muster.

Word-VorlageDOCX PDF-VorlagePDF

Kostenlos, ohne Anmeldung. Vor dem Versand alle Platzhalter und Pflichtangaben prüfen.

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Nummer]

Guten Tag [Name],

sicher ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über
[Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis
zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto. Die Rechnung habe ich zur
Sicherheit noch einmal angehängt.

Sollte sich die Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten haben, betrachten Sie
diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Viele Grüße
[Dein Name]

Wann senden? Ein sinnvoller Ablauf

Fälligkeit und Zahlung prüfen: Ist das Zahlungsziel wirklich abgelaufen, die Rechnung angekommen und kein Zahlungseingang übersehen worden?
Nach 3 bis 7 Tagen freundlich erinnern: Rechnung erneut anhängen, Fakten nennen und 7 bis 14 Tage als neue Frist setzen.
Nach Ablauf der Frist klar mahnen: Bleibt die Zahlung aus, verschickst du eine deutliche Mahnung mit letzter Frist. Die nächsten Schritte und eine passende Vorlage stehen unter Mahnung schreiben.

Eine Zahlungserinnerung ist kein gesetzlich vorgeschriebener Zwischenschritt. Sie ist vor allem kaufmännisch klug: Du gibst einem guten Kunden die Chance, ein Versehen unkompliziert zu korrigieren.

B2B und Privatkunden: Wann tritt Verzug ein?

Ist ein Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt, kann Verzug nach Ablauf dieses Termins auch ohne weitere Mahnung eintreten. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung greift die gesetzliche Verzugsregel. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Automatik aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Unabhängig davon bleibt eine freundliche erste Erinnerung meist der bessere Ton.

Während des Verzugs gelten grundsätzlich Verzugszinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen ohne Verbraucher neun Prozentpunkte. Bei B2B-Forderungen kann außerdem die gesetzliche 40-Euro-Pauschale hinzukommen. In der ersten freundlichen Erinnerung verzichten viele Betriebe darauf bewusst.

Betreffzeilen, die sofort verständlich sind

Zahlungserinnerung – Rechnung 2026-0042
Kurze Rückfrage zur offenen Rechnung 2026-0042
Rechnung 2026-0042 noch offen – zahlbar bis 15.09.2026

Vermeide vage Betreffzeilen wie „Wichtig“ und aggressive Formulierungen wie „Letzte Warnung“ in der ersten Nachricht. Rechnungsnummer und neues Datum helfen dem Empfänger, die Zahlung sofort zuzuordnen.

Checkliste vor dem Senden

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und ursprüngliche Fälligkeit stimmen.
Ein konkretes neues Zahlungsdatum ist genannt.
IBAN und Verwendungszweck sind eindeutig.
Die ursprüngliche Rechnung ist erneut angehängt.
Der Satz für bereits veranlasste Zahlungen ist enthalten.
Versand und Antwort werden für die weitere Mahnung dokumentiert.

Drei Praxis-Tipps, die die Zahlquote erhöhen

1. Rechnung immer anhängen — „finde ich nicht mehr“ ist die häufigste echte Ursache. 2. Bezahlen leicht machen: Ein GiroCode-QR auf der Rechnung (scannen, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt) senkt die Hürde enorm. 3. Fälligkeit im Blick behalten statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.

In InvoiceFlow ist genau das eingebaut: Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert, und die Zahlungserinnerung geht mit einem Klick raus — mit höflichem Standardtext, offenem Restbetrag und der Rechnung als Anhang (ab Pro-Tarif). Kostenlos ausprobieren — oder weiterlesen: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Amtliche Rechtsgrundlagen

Die Regeln zum Verzug stehen in § 286 BGB; Verzugszinsen und die B2B-Pauschale in § 288 BGB.

Häufige Fragen

Zahlungserinnerung oder Mahnung — was ist der Unterschied?

Rechtlich gibt es keinen: Beide fordern zur Zahlung auf, und auch eine freundliche Erinnerung kann den Verzug auslösen. In der Praxis klingt „Zahlungserinnerung“ verbindlich-höflich und erhält die Kundenbeziehung — deshalb beginnt man damit.

Wann sollte ich erinnern?

Etwa 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit. Meist ist keine böse Absicht im Spiel, sondern Alltag: Rechnung übersehen, Urlaub, volle Mailbox. Eine frühe, freundliche Erinnerung wirkt professionell — nicht kleinlich.

Muss ich eine Frist setzen?

Empfehlenswert: ein konkretes neues Zahlungsziel von 7 bis 14 Tagen („bis zum 15.08.“). Konkrete Daten wirken stärker als „umgehend“ oder „zeitnah“.

Darf ich Mahngebühren oder Verzugszinsen verlangen?

Ab Verzug grundsätzlich ja (bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über Basiszins, bei Verbrauchern 5). In der ersten Erinnerung verzichtet man aus Kulanz aber meist darauf — das Ziel ist die Zahlung, nicht der Konflikt.

Was, wenn auch die Erinnerung nichts bringt?

Dann folgt eine deutlichere Mahnung mit letzter Frist, danach das gerichtliche Mahnverfahren (online über das Mahngericht, für kleine Beträge gut machbar) oder ein Inkassodienst. Bis dahin: alles dokumentieren.

Stand: August 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.