InvoiceFlow
Zahlungserinnerung schreiben: So bekommst du dein Geld — freundlich
Jeder Selbstständige kennt es: Die Rechnung ist raus, das Geld kommt nicht. Die gute Nachricht — in den allermeisten Fällen reicht eine freundliche Erinnerung, und das Geld ist da. So machst du es richtig, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.
Der richtige Ton: freundlich, konkret, ohne Vorwurf
Unterstelle ein Versehen, nenne die Fakten (Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit) und setze ein konkretes neues Zahlungsziel. Verzichte auf Drohungen und Paragrafen — die hebst du dir für die Mahnung auf.
Kostenlose Vorlage
Betreff: Zahlungserinnerung — Rechnung [Nummer]
Guten Tag [Name],
sicher ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto. Die Rechnung habe ich zur Sicherheit noch einmal angehängt.
Sollte sich die Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Viele Grüße
[Dein Name]
Drei Praxis-Tipps, die die Zahlquote erhöhen
1. Rechnung immer anhängen — „finde ich nicht mehr“ ist die häufigste echte Ursache. 2. Bezahlen leicht machen: Ein GiroCode-QR auf der Rechnung (scannen, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt) senkt die Hürde enorm. 3. Fälligkeit im Blick behalten statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.
In InvoiceFlow ist genau das eingebaut: Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert, und die Zahlungserinnerung geht mit einem Klick raus — mit höflichem Standardtext, offenem Restbetrag und der Rechnung als Anhang. Kostenlos ausprobieren — oder weiterlesen: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Häufige Fragen
Zahlungserinnerung oder Mahnung — was ist der Unterschied?
Rechtlich gibt es keinen: Beide fordern zur Zahlung auf, und auch eine freundliche Erinnerung kann den Verzug auslösen. In der Praxis klingt „Zahlungserinnerung“ verbindlich-höflich und erhält die Kundenbeziehung — deshalb beginnt man damit.
Wann sollte ich erinnern?
Etwa 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit. Meist ist keine böse Absicht im Spiel, sondern Alltag: Rechnung übersehen, Urlaub, volle Mailbox. Eine frühe, freundliche Erinnerung wirkt professionell — nicht kleinlich.
Muss ich eine Frist setzen?
Empfehlenswert: ein konkretes neues Zahlungsziel von 7 bis 14 Tagen („bis zum 15.08.“). Konkrete Daten wirken stärker als „umgehend“ oder „zeitnah“.
Darf ich Mahngebühren oder Verzugszinsen verlangen?
Ab Verzug grundsätzlich ja (bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über Basiszins, bei Verbrauchern 5). In der ersten Erinnerung verzichtet man aus Kulanz aber meist darauf — das Ziel ist die Zahlung, nicht der Konflikt.
Was, wenn auch die Erinnerung nichts bringt?
Dann folgt eine deutlichere Mahnung mit letzter Frist, danach das gerichtliche Mahnverfahren (online über das Mahngericht, für kleine Beträge gut machbar) oder ein Inkassodienst. Bis dahin: alles dokumentieren.
Stand: Juli 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.