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Angebote online annehmen: vom Angebot zur Rechnung

Rückblick: Juni 2026Veröffentlicht am Von InvoiceFlow

Dieser nachträglich verfasste Rückblick beschreibt die Produktentwicklung im Juni 2026. Das Veröffentlichungsdatum oben gehört zu diesem Beitrag. Die Hinweise zur Nutzung berücksichtigen den Stand vom 20. September 2026.

Ein Auftrag beginnt häufig mit einem Angebot. Wenn der Kunde zustimmt, sollen Leistungsbeschreibung und Preise für die Rechnung wiederverwendbar sein. Im Juni 2026 kam dafür der Angebotsbereich in InvoiceFlow hinzu: mit Online-Ansicht, Entscheidung durch den Kunden und Übernahme in einen Rechnungsentwurf.

Den Leistungsumfang vor der Zusage klären

Du legst ein Angebot mit Kunde, Positionen, Preisen und Gültigkeit an. Beschreibe die Leistung so, dass dein Gegenüber erkennen kann, was zum Auftrag gehört. Bei einer Website-Pflege könnten das etwa ein festes Wartungspaket und zusätzlich vereinbarte Arbeitsstunden sein. Unklare Zusatzleistungen solltest du vor der Annahme abstimmen.

Über die öffentliche Angebotsseite kann der Empfänger das Angebot ansehen und innerhalb der Gültigkeit annehmen oder ablehnen. Die Entscheidung wird am Angebot sichtbar. Die Online-Annahme ist dabei keine zusätzliche elektronische Signatur mit Identitätsprüfung; das Angebot und der Empfänger sollten deshalb vor der Freigabe sorgfältig geprüft sein.

Nach der Annahme mit einem Entwurf weiterarbeiten

Ein angenommenes Angebot lässt sich in eine Rechnung umwandeln. InvoiceFlow übernimmt dafür die Angebotsdaten in einen Rechnungsentwurf. Das spart erneutes Abtippen, lässt dir aber die Kontrolle über die tatsächlich abzurechnende Leistung. Die Umwandlung allein verschickt noch keine Rechnung und zieht keine Zahlung ein.

Der Entwurf ist besonders hilfreich, wenn zwischen Zusage und Abrechnung Zeit vergangen ist. Prüfe die Kundendaten erneut und gleiche die Positionen mit dem tatsächlich ausgeführten Auftrag ab. Auch Leistungsdatum, Zahlungsziel und ergänzende Hinweise verdienen vor der Ausstellung einen eigenen Blick.

  1. Erstelle das Angebot mit nachvollziehbaren Leistungen, Mengen, Preisen und einer passenden Gültigkeit.
  2. Stelle dem Kunden die Angebotsansicht bereit und verfolge die dort festgehaltene Entscheidung.
  3. Erzeuge nach der Annahme den Rechnungsentwurf, prüfe die Abrechnung und stelle die Rechnung anschließend bewusst aus.

Annahme und Abrechnung getrennt im Blick behalten

Die Kundenzusage und eine bezahlte Rechnung sind unterschiedliche Schritte. Ein angenommenes Angebot zeigt zunächst die Entscheidung zum angebotenen Auftrag. Es bestätigt weder dessen vollständige Ausführung noch einen Zahlungseingang. Genau deshalb bleibt nach der Umwandlung die Prüfung des Entwurfs Teil des Ablaufs.

Für den Rechnungsentwurf aus einem Angebot gilt das Rechnungskontingent deines aktuellen Tarifs. Die Preisübersicht nennt die verfügbaren Leistungen. Für die Formulierung einzelner Angebotspositionen findest du im Ratgeber eine ausführliche Anleitung mit Beispiel.

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