Ratgeber für Rechnungen und E-Rechnungen

Rechnung schreiben und Pflichtangaben

• Wiederkehrende Rechnungen erstellen: Ablauf und Beispiel

  Monatliche Wartung, Retainer oder Reinigung abrechnen: Vorlage einrichten, Entwürfe prüfen und selbst versenden – mit Zahlenbeispiel und Prüfliste.

• Fortlaufende Rechnungsnummer: Regeln, Systeme & Fehler

  Was § 14 UStG wirklich verlangt (Lückenlosigkeit gehört nicht dazu), welche Nummernschemata sich bewähren – und die Stolperfalle am Jahreswechsel.

• Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Pflichtangaben & Muster

  Bis 250 € brutto genügen vier Angaben. Was du weglassen darfst, wann die Vereinfachung nicht gilt – und warum sie sich oft trotzdem nicht lohnt.

• Rechnung schreiben: Anleitung, Pflichtangaben & Muster

  Die 8 Pflichtangaben nach § 14 UStG, Schritt für Schritt zur fertigen Rechnung, Kleinbetragsrechnung bis 250 € – mit komplettem Muster zum Kopieren.

• Privatrechnung schreiben: Rechnung als Privatperson

  Ohne Gewerbe eine Rechnung stellen? Geht – ohne Umsatzsteuer. Was reinmuss, wann es gewerblich wird und ein Muster zum Kopieren.

• Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Pflichten und Rechnungen

  Die neuen Grenzen 25.000/100.000 €, was beim Überschreiten mitten im Jahr passiert, der korrekte § 19-Hinweis – und was bei der E-Rechnung gilt.

• Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: So geht’s richtig

  Seit 2025 gilt der reduzierte Mindestkatalog nach § 34a UStDV: welche Angaben nötig sind, wie du auf die § 19-Steuerbefreiung hinweist und welche zusätzlichen Angaben im Alltag sinnvoll bleiben.

E-Rechnung: Formate, Empfang und Erstellung

• E-Rechnung empfangen: Anleitung und Checkliste

  Vom E-Mail-Postfach zur geprüften Eingangsrechnung: XML und ZUGFeRD lesen, Angaben kontrollieren und die Originaldatei aufbewahren.

• E-Rechnung erstellen: Formate, Pflichtangaben, Fristen

  Ein PDF allein ist noch keine E-Rechnung. Was das strukturierte Format verlangt, welche Angaben Pflicht sind – und ab wann du selbst ausstellen musst.

• XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt

  Reines XML oder Hybrid-PDF? Der direkte Vergleich der beiden E-Rechnungs-Formate, wann welches Pflicht ist – und wie du beide kostenlos öffnest.

• E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen und Ausnahmen

  Ab 2027 wird der Vorjahresumsatz von 800.000 Euro entscheidend. Fristentabelle, Beispiele und die Ausnahme für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Angebote, Abschläge und Stundensatz

• Abschlagsrechnung schreiben: Abschlag, Anzahlung, Schlussrechnung

  Wie Abschläge korrekt abgerechnet werden, warum die Schlussrechnung sie absetzen MUSS (§ 14 Abs. 5 UStG) – und was VOB und BGB unterscheiden.

• Stundensatz berechnen: Formel & Beispielrechnung

  Warum dein Stundensatz nicht das Angestellten-Brutto geteilt durch 160 ist – die Formel, eine komplette Beispielrechnung und typische Denkfehler.

• Angebot schreiben: So gewinnst du den Auftrag

  Aufbau, Bindefrist, verbindlich vs. freibleibend — und die typischen Fehler, die Aufträge kosten. Plus: wie aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung wird.

Zahlungen, Korrekturen und Aufbewahrung

• Mahnung schreiben: Vorlage, Fristen & Verzugszinsen

  Wann dein Kunde wirklich in Verzug gerät, welche Zinsen und Gebühren zulässig sind und wie das gerichtliche Mahnverfahren abläuft — mit zwei Vorlagen.

• Rechnung stornieren: Stornorechnung richtig schreiben

  Rechnung raus und falsch? Warum Löschen tabu ist, wie die Korrektur mit negativen Beträgen aussieht — und warum „Gutschrift“ das falsche Wort ist.

• Rechnungen aufbewahren nach GoBD: Fristen & Regeln

  Wie lange musst du Belege aufheben, und reicht digital? Die 8-Jahres-Frist, ersetzendes Scannen und eine Muster-Verfahrensdokumentation für Kleinbetriebe.

• Zahlungserinnerung: Word, PDF und drei E-Mail-Muster

  Freundliche Vorlagen für die erste Erinnerung, eine Teilzahlung und die zweite Nachfrage. Direkt kopieren oder als Word/PDF herunterladen.

Kostenlose Werkzeuge

Rechnung online schreiben – im Browser ausfüllen, Rechnungsangaben prüfen, als PDF drucken. Ohne Anmeldung.

Kostenlose Rechnungsvorlage – Muster mit Pflichtangaben kopieren und für die eigene Rechnung anpassen.

E-Rechnung öffnen und lesen – XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF hochladen und sofort Absender, Positionen und Beträge sehen. Ohne Kosten. Drei Darstellungen ohne Anmeldung, danach mit einem kostenlosen, bestätigten Konto.

Für deine Branche

Wie das Rechnungschreiben konkret aussieht, steht auf den Branchenseiten: Handwerk, Friseure, Fotografen, Beratung, Coaching, Gebäudereinigung, Garten- und Landschaftsbau, Hausmeisterservice, KFZ-Werkstätten, Physiotherapie, Kosmetikstudios, Umzugsunternehmen, IT-Freelancer und Nachhilfe.