E-Rechnung empfangen: Anleitung und Checkliste

1. Postfach und Zuständigkeit einrichten

Lege fest, an welche Adresse deine Lieferanten Rechnungen schicken und wer sie bearbeitet. Bei einem kleinen Team hilft eine gemeinsam erreichbare Rechnungsadresse. Arbeitest du allein, kannst du im bestehenden Postfach einen eigenen Ordner oder ein Label verwenden. Plane auch eine Vertretung für Urlaub und Krankheit ein.

• Eingang kontrollieren: Prüfe regelmäßig neue Nachrichten und den Spam-Ordner. Verlasse dich bei neuen Lieferanten nicht allein auf automatische Filter.
• Zuständigkeit festhalten: Wer bestätigt die Leistung, wer klärt Rückfragen und wer gibt die Zahlung frei?
• Eine Beispielrechnung testen: Lass dir einen Anhang schicken und gehe den Ablauf bis zur Ablage einmal durch.

2. XML oder PDF: die richtige Datei öffnen

Speichere den erhaltenen Anhang unverändert. Bei einer XML-Rechnung zeigt ein Texteditor vor allem technische Bezeichnungen; ein Viewer bereitet die unterstützten Rechnungsdaten als lesbare Ansicht auf. Bei ZUGFeRD steckt die strukturierte Rechnung im PDF. Ein gewöhnliches PDF ohne diese Daten ist dadurch noch keine E-Rechnung. Eine Erklärung der Formate findest du im Vergleich XRechnung und ZUGFeRD.

1. Absender und Auftrag zuordnen. Erwarte ich eine Rechnung dieses Unternehmens? Bei einer unbekannten Nachricht klärst du zuerst, woher sie kommt.
2. Original herunterladen. Speichere den tatsächlichen XML- oder PDF-Anhang. Ein Screenshot oder eine Druckansicht enthält nicht dieselben strukturierten Daten.
3. Rechnungsdaten anzeigen. Öffne den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer und wähle die Datei aus. Unterstützt werden CII- und UBL-XML sowie entsprechende eingebettete Daten in ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs, bis 10 MB pro Datei.
4. Original und Ansicht auseinanderhalten. Nutze die Ansicht für deine Prüfung und bewahre die erhaltene Datei zusätzlich auf.

Weichen bei einer hybriden E-Rechnung PDF-Bild und strukturierte Daten voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich. Die BMF-FAQ, Fragen 2 und 12a, erklären Format und Vorrang. Kläre eine Abweichung vor der Freigabe mit dem Aussteller.

3. Checkliste: diese Rechnungsdaten prüfen

Ein lesbarer Beleg ist noch keine Freigabe zur Zahlung. Vergleiche die folgenden Punkte mit Auftrag, Vertrag oder Lieferschein. Diese betriebliche Checkliste hilft dir beim Eingang; sie ist keine vollständige steuerliche Validierung.

• Lieferant und Empfänger: Stimmen Unternehmen und deine Rechnungsanschrift? Gehört der Beleg zu deinem Betrieb?
• Rechnungsnummer und Datum: Lässt sich die Rechnung eindeutig zuordnen? Prüfe, ob derselbe Beleg bereits über eine andere E-Mail oder als Download eingegangen ist.
• Leistung und Zeitraum: Wurde das Abgerechnete bestellt und geliefert? Passen Leistungsbeschreibung, Mengen und Zeitraum zur Vereinbarung?
• Preise und Beträge: Stimmen Einzelpreise, Rabatte, Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag? Prüfe auch die Währung und bereits geleistete Zahlungen.
• Steuerliche Einordnung: Sind Steuerangaben und gegebenenfalls Hinweise nachvollziehbar? Ungewohnte Fälle wie eine andere Steuerbehandlung klärst du mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung.
• Zahlungsziel: Entsprechen Fälligkeit und Skonto dem vereinbarten Zahlungsziel? Notiere eine Frist auch dann, wenn eine Rückfrage offen ist.
• Bankverbindung: Vergleiche eine neue IBAN mit deinen bekannten Lieferantendaten. Lass eine unerwartete Änderung über einen bereits bekannten Kontakt bestätigen, bevor du zahlst.

Halte fest, wer den Beleg wann geprüft hat und welche Rückfrage noch offen ist. Ein kurzer Vermerk wie „Leistung bestätigt, Preisabweichung angefragt“ hilft der Vertretung mehr als ein unkommentiertes Verschieben in einen Ordner.

4. Was tun bei Fehlern und Abweichungen?

5. Original und Bearbeitungsstand ablegen

Für Rechnungen gilt nach § 14b UStG regelmäßig eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, beginnend mit dem Ende des Ausstellungsjahres; weitergehende Pflichten können bestehen. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben. Dazu verweisen die BMF-FAQ, Frage 13, auf die Aufbewahrung in ursprünglicher Form.

Vereinbare einen Ablageweg, bei dem du die Originaldatei auch später noch der Buchung und dem Lieferanten zuordnen kannst. Trenne in deiner Organisation „eingegangen“, „Rückfrage offen“, „freigegeben“ und „bezahlt“. Diese Arbeitsschritte sind ein Vorschlag für deinen Prozess; sie beschreiben keine Statusautomatik in InvoiceFlow.

Sichere die Dateien regelmäßig und teste, ob du einen älteren Beleg wieder öffnen kannst. Ein Ordnername oder ein Upload allein belegt noch keine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Mehr zu Zugriff, Nachvollziehbarkeit und deinem Gesamtprozess steht im Ratgeber Rechnungen aufbewahren und GoBD.

6. Empfangene E-Rechnungen mit InvoiceFlow lesen und verwalten

Zum schnellen Lesen einzelner Dateien öffnest du den öffentlichen E-Rechnungs-Viewer ohne Anmeldung. Er liest die Datei im Arbeitsspeicher und speichert ihren Inhalt nicht dauerhaft. Das ersetzt deine Ablage nicht.

Im InvoiceFlow-Konto kannst du empfangene Rechnungsdateien selbst hochladen. Erfolgreich importierte Dateien und ausgelesene Angaben werden gespeichert und in deiner Übersicht angezeigt. Der Rechnungseingang ruft keine E-Mails automatisch ab: Du wählst den erhaltenen Anhang aus. Es gelten Datei- und Speicherlimits.

Beide Wege stellen unterstützte Rechnungsdaten lesbar dar. Sie führen keine vollständige EN-16931- oder XRechnung-Validierung mit Schematron- und Geschäftsregeln durch. Eine erfolgreiche Anzeige bestätigt deshalb weder die vollständige Regelkonformität noch die Richtigkeit einer Rechnung. Die Speicherung im Konto ist außerdem keine Zusage eines zertifizierten Archivs.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Quelle zum Empfang per E-Mail: BMF-FAQ, Fragen 8 und 12, Stand März 2026. Die Anleitung dient der allgemeinen Orientierung; steuerliche Einzelfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.