Rechnungen richtig aufbewahren: Was die GoBD von dir verlangen

Was die GoBD sind — und für wen sie gelten

Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie sind eine Verwaltungsanweisung und beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Vorschriften der Abgabenordnung auslegt — vor allem §§ 145 bis 147 AO. Für dich heißt das trotzdem: Ein Betriebsprüfer misst deine Ablage an diesem Schreiben.

Betroffen ist praktisch jeder Selbstständige, auch wenn du nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machst und keine doppelte Buchführung. Sobald du steuerliche Aufzeichnungen führst und Belege hast, gelten die Grundsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind davon nicht ausgenommen.

Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre für Rechnungen

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege — dazu zählen deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen — eine Frist von 8 Jahren statt der früheren zehn (§ 147 Abs. 3 AO, für die Umsatzsteuer § 14b Abs. 1 UStG). Die kürzere Frist gilt seit dem 1. Januar 2025, und zwar für alle Belege, deren Zehn-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.

Entscheidend ist der Beginn: Die Frist läuft erst ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom 12. März 2026 darfst du also nicht im Frühjahr 2034 wegwerfen, sondern erst nach dem 31. Dezember 2034.

Nicht alles liegt bei acht Jahren: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und Inventare bleiben bei 10 Jahren, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe — also etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Schriftwechsel zu einem Auftrag — bei 6 Jahren. Läuft eine Außenprüfung oder ist die Steuerfestsetzung noch offen, endet die Frist entsprechend später. Im Zweifel ist Aufheben billiger als Erklären.

Die vier Regeln, auf die es praktisch ankommt

Nachvollziehbarkeit. Ein sachverständiger Dritter — der Prüfer — muss deine Zahlen ohne deine Hilfe verstehen: von der Rechnungsnummer zum Kontoauszug und zurück.

Vollständigkeit. Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln und lückenlos erfasst. Genau dafür sind fortlaufende Rechnungsnummern da: Sie zeigen, dass nichts fehlt.

Unveränderbarkeit. Ein erfasster Beleg darf nicht mehr spurlos geändert werden. Praktisch heißt das: Eine Word- oder Excel-Datei, die du jederzeit überschreiben kannst, erfüllt die Anforderung nicht. Muss eine bereits versendete Rechnung korrigiert werden, machst du keine „kleine Änderung“, sondern eine Stornorechnung und eine neue Rechnung — beide bleiben erhalten.

Zeitgerechte Erfassung. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für den Rest gilt: zeitnah gegen Verlust sichern und geordnet ablegen; die Verbuchung darf periodenweise folgen. Der Tankbeleg, der drei Monate im Auto liegt, ist der Klassiker.

Digital ja — aber im Originalformat

Eine elektronisch empfangene Rechnung musst du in dem Format aufbewahren, in dem sie angekommen ist. Kommt sie als PDF per Mail, ist das PDF der Beleg — ein Ausdruck genügt nicht. Bei einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist es die XML-Datei beziehungsweise das PDF mit der eingebetteten XML; die lesbare Ansicht daraus ist nur eine Ansicht, kein Ersatz. Wenn du wissen willst, was in so einer Datei überhaupt steht, kannst du sie mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Betrachter öffnen.

Umgekehrt gilt: Die E-Mail selbst musst du nur aufheben, wenn sie inhaltlich etwas zum Geschäft sagt. Dient sie ausschließlich als Transportmittel für den Anhang, ist sie wie ein Briefumschlag — aufbewahrungspflichtig ist der Anhang. Wie sich die Empfangspflicht seit 2025 entwickelt, steht im Ratgeber zur E-Rechnungs-Pflicht.

Papier scannen und vernichten: erlaubt, mit einer Bedingung

Das sogenannte ersetzende Scannen ist zulässig. Nach dem ordnungsgemäßen Einscannen darfst du das Papier vernichten — vorausgesetzt, der Scan stimmt bildlich mit dem Original überein, ist vollständig und lesbar, und du hast schriftlich festgehalten, wie du dabei vorgehst. Ausgenommen sind die wenigen Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder bestimmte Zoll- und notarielle Dokumente.

Verfahrensdokumentation: eine Seite reicht

Das Wort klingt nach Aktenordner, gemeint ist eine schlichte Beschreibung: Was kommt herein, wer macht was, womit, wo liegt es, wie wird gesichert. Sie ist selbst aufbewahrungspflichtig und sollte fortgeschrieben werden, wenn sich etwas ändert — neue Software, neue Bank, neuer Scanner. So könnte sie für einen Ein-Personen-Betrieb aussehen:

Verfahrensdokumentation — [Firma], Stand [Datum]

1. Betrieb: Einzelunternehmen [Name], [Tätigkeit], Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Ich arbeite allein und führe alle folgenden Schritte selbst aus.
2. Ausgangsrechnungen: erstellt mit [Software], fortlaufende Nummern im Format [2026-0001]. Jede versendete Rechnung wird als PDF unverändert archiviert. Korrekturen erfolgen ausschließlich per Stornorechnung und neuer Rechnung.
3. Eingangsrechnungen elektronisch: PDF- und E-Rechnungen werden im Originalformat aus dem Mailpostfach nach [Ablage] übernommen, Dateiname [Datum_Lieferant_Betrag]. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
4. Eingangsrechnungen auf Papier: werden wöchentlich mit [Gerät/App] als PDF gescannt, auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft und in [Ablage] gespeichert. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Papier vernichtet. Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, verbleiben in Papierform im Ordner [Bezeichnung].
5. Bareinnahmen: werden täglich in [Kassenbuch/Software] erfasst.
6. Bank: Kontoauszüge werden monatlich als PDF gespeichert. Die Zuordnung von Zahlung zu Rechnung erfolgt über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
7. Ablagestruktur: [Pfad] / [Jahr] / Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank, Sonstiges.
8. Unveränderbarkeit und Zugriff: Archivierte Belege werden weder überschrieben noch gelöscht; Änderungen entstehen nur als neuer Beleg mit Bezug auf den alten. Zugriff hat ausschließlich [Name] über ein persönliches Passwort.
9. Datensicherung: [täglich/wöchentlich] auf [Medium/Ort], zusätzlich [zweiter Ort]. Die Wiederherstellung wird [jährlich] getestet.
10. Fristen: Rechnungen 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Jahresabschlüsse 10 Jahre, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres. Diese Dokumentation wird bei Änderungen fortgeschrieben und mit aufbewahrt.

Fünf Fehler, die im Betrieb teuer werden

Rechnungen bleiben im Postfach. Mails lassen sich löschen und verändern, geordnet ist da nichts, und beim Anbieterwechsel ist der Bestand weg.

Ausgangsrechnungen nur als Word-Datei. Jederzeit änderbar, keine Historie — und für den nächsten Kunden schnell überschrieben.

Nur der Ausdruck der E-Rechnung. Die Datei ist der Beleg. Ohne sie fehlt der Nachweis, auch wenn das Papier hübsch im Ordner liegt.

Nachträglich „korrigierte“ Rechnungen. Wer eine bereits versendete Rechnung überschreibt, hat zwei Versionen im Umlauf: die des Kunden und die eigene.

Kein Backup. „Festplatte kaputt“ ist keine Aufbewahrung. Zwei Kopien an zwei Orten, davon eine außer Haus. Im schlimmsten Fall verwirft das Finanzamt die Buchführung und schätzt (§ 162 AO).

Eine Rechnungssoftware nimmt dir die meisten dieser Punkte ab. In InvoiceFlow bekommt jede versendete Rechnung ihre fortlaufende Nummer automatisch, das PDF wird beim Versand eingefroren und danach unverändert archiviert — änderst du später Adresse oder Vorlage, bleibt der alte Beleg genau so, wie ihn dein Kunde erhalten hat. Empfangene E-Rechnungen kannst du hochladen, lesbar anzeigen und im Originalformat ablegen; für den Steuerberater gibt es einen Jahres-Export (Auswertung und Steuer-Export ab Pro). Kostenlos ausprobieren — deine Verfahrensdokumentation ersetzt das allerdings nicht: Die beschreibt, wie du arbeitest, und schreiben kannst nur du sie. Wenn du gerade erst anfängst, hilft dir auch Rechnung schreiben als Kleinunternehmer weiter.

Häufige Fragen