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XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen können die steuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen – und trotzdem sind sie im Alltag grundverschieden: XRechnung ist eine reine Datendatei, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebauten Daten. Hier erfährst du, wann du welches Format brauchst, wie du beide öffnest und wie du sie selbst erstellst.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Technisch ist sie eine reine XML-Datei: strukturierte Rechnungsdaten, die Software automatisch verbuchen kann – aber kein Dokument, das du wie ein PDF öffnest. Öffnest du die Datei im Browser oder Editor, siehst du nur Code. XRechnungen gibt es in zwei technischen Syntaxen (CII und UBL); inhaltlich sind beide gleichwertig. Bei Rechnungen an Behörden gehört meist eine Leitweg-ID dazu, die den Empfänger eindeutig adressiert.
Was ist ZUGFeRD (Factur-X)?
ZUGFeRD – international Factur-X genannt – ist ein Hybrid-Format: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die dieselben strukturierten XML-Daten unsichtbar eingebettet sind (technisch: PDF/A-3 mit Anhang factur-x.xml). Der große Vorteil: Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten – niemand muss sich umstellen. Zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 können die Formatvoraussetzungen erfüllen; MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Ob eine konkrete Datei steuerlich und technisch passt, hängt außerdem von vollständigen und korrekten strukturierten Daten ab.
Der direkte Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Dateityp | Reine XML-Datei (.xml) | PDF mit eingebettetem XML (Hybrid, PDF/A-3) |
| Für Menschen lesbar | Nein – nur mit Viewer | Ja – sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung |
| Für Software lesbar | Ja (EN 16931) | Ja (EN 16931, eingebettetes XML) |
| Typischer Einsatz | Behörden & öffentliche Auftraggeber | B2B-Geschäft zwischen Unternehmen |
| Leitweg-ID | Üblich (Pflichtfeld bei Behörden) | Möglich, aber selten nötig |
| Technische Syntax | CII oder UBL | CII (Factur-X/ZUGFeRD-Standard) |
| Kann E-Rechnungs-Vorgaben erfüllen | Ja, bei korrekter Datei | Ab 2.0.1, außer MINIMUM/BASIC-WL |
Welches Format brauchst du?
Du stellst Rechnungen an Behörden? Dann ist die XRechnung meist vorgeschrieben – inklusive Leitweg-ID des Auftraggebers.
Du stellst Rechnungen an andere Unternehmen? Dann sind beide Formate zulässig, und ZUGFeRD ist in der Praxis die kundenfreundlichere Wahl: Dein Kunde bekommt ein normales PDF, das er lesen, drucken und archivieren kann – und seine Buchhaltungssoftware verarbeitet die eingebetteten Daten automatisch.
Du empfängst E-Rechnungen? Dann brauchst du kein bestimmtes Format zu „wählen“ – du musst nur beide lesen können. Seit 1. Januar 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken (mehr dazu im Artikel E-Rechnungs-Pflicht: Fristen & Ausnahmen).
XRechnung oder ZUGFeRD erhalten – so liest du sie
Du hast eine rechnung.xml im Postfach oder willst prüfen, ob in einem PDF wirklich ZUGFeRD-Daten stecken? Dafür gibt es unser kostenloses E-Rechnung-Tool: Datei hochladen und sofort lesbar anzeigen – ohne Anmeldung, deine Datei wird nicht gespeichert. Es liest XRechnung (CII und UBL) sowie ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs und zeigt Absender, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten übersichtlich an.
Und wie erstellst du selbst E-Rechnungen?
Wie der Ablauf und die Pflichtfelder funktionieren, zeigt die Anleitung E-Rechnung erstellen. Mit InvoiceFlow schreibst du deine Rechnung wie gewohnt. Sind die erforderlichen Angaben vollständig, ergänzt InvoiceFlow das PDF beim Versand automatisch um das EN-16931-XML im ZUGFeRD-Format. Andernfalls bleibt der normale PDF-Versand möglich. Empfangene E-Rechnungen legst du im integrierten Posteingang ab. Kostenlos starten – der Starter-Tarif bleibt dauerhaft gratis.
Amtliche Quelle
Welche Formate umsatzsteuerlich zulässig sind und wann andere Vorgaben zusätzlich gelten, erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine „echte“ E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 können die steuerlichen Formatvoraussetzungen erfüllen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Zusätzlich müssen die strukturierten Rechnungsdaten vollständig und inhaltlich korrekt sein.
Kann mein Kunde ein ZUGFeRD-PDF einfach ablehnen und XRechnung verlangen?
Umsatzsteuerlich erfüllen XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Welches Format und welcher Übertragungsweg praktisch akzeptiert werden, kann vertraglich vereinbart sein. Öffentliche Auftraggeber schreiben häufig XRechnung, Portal und Leitweg-ID verbindlich vor.
Wie öffne ich eine XRechnung, wenn ich nur XML-Code sehe?
Mit einem Viewer, der das XML nach EN 16931 interpretiert. InvoiceFlow bietet dafür ein kostenloses Online-Tool ohne Anmeldung: Datei hochladen, und Absender, Positionen und Beträge werden lesbar angezeigt – die Datei wird dabei nicht gespeichert.
Was ist der Unterschied zwischen CII und UBL?
Das sind zwei technische XML-Syntaxen, in denen eine XRechnung ausgeliefert werden darf. Inhaltlich transportieren beide dieselben EN-16931-Daten. Für dich als Empfänger ist das egal – gute Software liest beide.
Welches Format sollte ich als Kleinunternehmer oder Handwerker nutzen?
Für Rechnungen an Firmenkunden ist ZUGFeRD meist die beste Wahl: Der Empfänger sieht ein ganz normales PDF, seine Software liest trotzdem die strukturierten Daten. Nur wenn ein (öffentlicher) Auftraggeber ausdrücklich XRechnung verlangt, brauchst du das reine XML-Format.
Stand: August 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.