XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Technisch ist sie eine reine XML-Datei: strukturierte Rechnungsdaten, die Software automatisch verbuchen kann – aber kein Dokument, das du wie ein PDF öffnest. Öffnest du die Datei im Browser oder Editor, siehst du nur Code. XRechnungen gibt es in zwei technischen Syntaxen (CII und UBL); inhaltlich sind beide gleichwertig. Bei Rechnungen an Behörden gehört meist eine Leitweg-ID dazu, die den Empfänger eindeutig adressiert.

Was ist ZUGFeRD (Factur-X)?

ZUGFeRD – international Factur-X genannt – ist ein Hybrid-Format: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die dieselben strukturierten XML-Daten unsichtbar eingebettet sind (technisch: PDF/A-3 mit Anhang factur-x.xml). Der große Vorteil: Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten – niemand muss sich umstellen. Zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 können die Formatvoraussetzungen erfüllen; MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Ob eine konkrete Datei steuerlich und technisch passt, hängt außerdem von vollständigen und korrekten strukturierten Daten ab.

Der direkte Vergleich

Welches Format brauchst du?

Du stellst Rechnungen an Behörden? Dann ist die XRechnung meist vorgeschrieben – inklusive Leitweg-ID des Auftraggebers.

Du stellst Rechnungen an andere Unternehmen? Dann sind beide Formate zulässig, und ZUGFeRD ist in der Praxis die kundenfreundlichere Wahl: Dein Kunde bekommt ein normales PDF, das er lesen, drucken und archivieren kann – und seine Buchhaltungssoftware verarbeitet die eingebetteten Daten automatisch.

Du empfängst E-Rechnungen? Dann brauchst du kein bestimmtes Format zu „wählen“ – du musst nur beide lesen können. Seit 1. Januar 2025 darf dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken (mehr dazu im Artikel E-Rechnungs-Pflicht: Fristen & Ausnahmen).

XRechnung oder ZUGFeRD erhalten – so liest du sie

Du hast eine rechnung.xml im Postfach oder willst prüfen, ob in einem PDF wirklich ZUGFeRD-Daten stecken? Dafür gibt es unser kostenloses E-Rechnung-Tool: Datei hochladen und sofort lesbar anzeigen – die ersten drei erfolgreichen Darstellungen ohne Anmeldung, danach mit einem kostenlosen, bestätigten Konto. Deine Datei wird nicht dauerhaft gespeichert. Es liest unterstützte XRechnung-Strukturen (CII und UBL) sowie ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs und zeigt Absender, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten übersichtlich an. Die Anzeige ersetzt keine vollständige technische oder inhaltliche Validierung.

Und wie erstellst du selbst E-Rechnungen?

Wie der Ablauf und die Pflichtfelder funktionieren, zeigt die Anleitung E-Rechnung erstellen. Mit der E-Rechnungssoftware GetInvoiceFlow erstellst du unterstützte Rechnungen als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten. Wähle das gewünschte Format, ergänze die dafür erforderlichen Angaben und prüfe den gespeicherten Entwurf vor dem Versand. Für XRechnung ist eine Käuferreferenz nötig; bei Behörden ist das die mitgeteilte Leitweg-ID. Empfangene E-Rechnungen kannst du im Konto selbst hochladen. Kostenlos starten – der Starter-Tarif bleibt dauerhaft gratis.

Prüfe vor der Auswahl der Software die Vorgaben deines Auftraggebers: Welches Format, welche Empfängerangaben und welcher Einreichungsweg werden erwartet? Gleiche das mit den unterstützten E-Rechnungsfunktionen ab. Die Tarifübersicht zeigt dir anschließend, welches Kontingent zu deinem Rechnungsvolumen passt.

Amtliche Quelle

Welche Formate umsatzsteuerlich zulässig sind und wann andere Vorgaben zusätzlich gelten, erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ.

Häufige Fragen