InvoiceFlow
E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD richtig ausstellen
Der erste Geschäftskunde schreibt: „Bitte künftig als E-Rechnung.“ Und jetzt? Die Umstellung ist kleiner, als sie klingt – aber der häufigste Versuch geht schief: ein hübsches PDF zu verschicken und es E-Rechnung zu nennen. Hier steht, was wirklich zählt, welche zwei Formate in Deutschland ankommen und wie du in wenigen Minuten die erste ausstellst.
Was eine E-Rechnung ausmacht – und was nicht
Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die man elektronisch verschickt. Sie ist eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 stecken – also als Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einliest. Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuersatz und IBAN sind dort einzelne Felder, nicht Text in einem Layout.
Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto der Rechnung erfüllt das nicht. Für diese Belege kennt § 14 UStG seit 2025 den eigenen Begriff „sonstige Rechnung“. Sie sind nicht verboten und im Privatkundengeschäft weiterhin völlig normal – nur eben keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wer eine angefordert bekommt und ein PDF schickt, hat die Anforderung nicht erfüllt.
Die zwei Formate, die in Deutschland ankommen
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Nichts zum Ansehen, alles zum Auslesen. Sie ist der Standard bei öffentlichen Auftraggebern: Wer für eine Stadt, ein Amt oder eine Schule arbeitet, liefert in aller Regel XRechnung über ein Rechnungsportal ab.
ZUGFeRD (international: Factur-X) ist ein Hybrid – ein ganz normales PDF, in dem das XML unsichtbar eingebettet ist. Der Empfänger öffnet die Datei wie immer und sieht seine Rechnung; seine Buchhaltungssoftware zieht sich im Hintergrund die Daten. Für kleine Betriebe ist das fast immer die bessere Wahl, weil eine Datei beide Empfängertypen bedient: Mensch und Maschine. XRechnung sowie zulässige ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 – ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL – können die steuerlichen Formatvoraussetzungen erfüllen. Die konkrete Datei muss zusätzlich vollständig und inhaltlich korrekt sein. Die Unterschiede im Detail stehen im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Drei Wege, eine E-Rechnung zu erstellen
1. Rechnungsprogramm (für alle, die regelmäßig abrechnen). Du erfasst die Rechnung wie gewohnt, die Software erzeugt daraus das strukturierte Format und prüft die Pflichtfelder. Kein Zusatzschritt, keine zweite Datei, die man vergessen kann.
2. Kostenlose Portale und Web-Formulare (für Einzelfälle). Die Rechnungsportale der öffentlichen Verwaltung lassen dich eine XRechnung online erfassen und direkt einreichen; einzelne freie Anbieter geben sie zusätzlich als XML-Datei heraus. Sinnvoll, wenn im Jahr zwei Behördenrechnungen anfallen – mühsam, sobald es zehn werden, weil Kunden- und Bankdaten jedes Mal neu eingegeben werden.
3. XML von Hand (praktisch keine Option). Technisch geht das, scheitert aber an Codelisten, Pflichtfeldern und Rundungsregeln. Ein Prüfprogramm weist eine solche Datei fast immer ab – Zeitaufwand und Fehlerrisiko stehen in keinem Verhältnis.
Diese Angaben braucht das strukturierte Format wirklich
Inhaltlich gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG unverändert weiter. Der Unterschied: Im XML sind sie Pflichtfelder – fehlt eines, wird die Datei abgelehnt, statt dass es niemandem auffällt. In der Praxis stolpern Selbstständige über vier Punkte:
Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden muss hinterlegt sein – ein häufiger Grund, warum eine erste E-Rechnung nicht durchgeht. Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer – Duplikate sind unzulässig, Lücken unschädlich. Die korrekte Steuerkategorie: beim Regelsteuersatz der Prozentsatz je Position, als Kleinunternehmer nach § 19 UStG dagegen die Kategorie „steuerbefreit“ mit Begründung – nicht „0 % Umsatzsteuer“. Das ist derselbe Sachverhalt wie der Hinweissatz auf dem Papierbeleg, nur in maschinenlesbar. Und schließlich die Leitweg-ID, aber ausschließlich bei öffentlichen Auftraggebern: Sie ist die interne Zustelladresse der Behörde, ohne die das Portal nichts annimmt. Bei Rechnungen an normale Firmen hat sie nichts zu suchen.
Der Zeitplan: Fristen bis 2028
Seit 1.1.2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt, eine Zustimmung ist nicht nötig.
Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Geschäft für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr 2026.
Ab 1.1.2028: Nach den Übergangsfristen gilt die Ausstellungspflicht in den betroffenen inländischen B2B-Fällen.
Ausgenommen: unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG (vom Ausstellen, nicht vom Empfangen), Rechnungen an Privatkunden, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Ausführlich: die E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028.
Vorlage: die Daten deiner Geschäftskunden abfragen
Bevor die erste E-Rechnung rausgeht, brauchst du von jedem Firmenkunden zwei bis drei Angaben. Diese Mail kannst du übernehmen:
Betreff: Kurze Rückfrage für die Rechnungsstellung
Guten Tag [Name],
wir stellen unsere Rechnungen auf das elektronische Format (E-Rechnung nach EN 16931) um. Damit die Rechnung bei Ihnen sauber ankommt und direkt verarbeitet werden kann, bräuchte ich einmalig:
1. die E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang,
2. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden,
3. falls Sie eine öffentliche Einrichtung sind: Ihre Leitweg-ID,
4. eine Bestell- oder Auftragsnummer, falls Ihre Buchhaltung sie benötigt.
Sie erhalten weiterhin die gewohnte PDF-Ansicht – die Rechnungsdaten sind darin zusätzlich maschinenlesbar hinterlegt.
Viele Grüße
[Dein Name]
Versenden und aufbewahren
Für den Versand gilt: Das Gesetz schreibt keinen Weg vor. Die Datei per E-Mail anzuhängen genügt vollkommen, ein Portal oder eine teure Schnittstelle braucht nur, wer für die öffentliche Hand arbeitet.
Wichtiger ist die Aufbewahrung: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil im Original, unverändert und lesbar, grundsätzlich 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Ein Ausdruck reicht nicht, und ein PDF, das später aus aktuellen Stammdaten neu gerendert wird, ist nicht mehr der Beleg von damals.
In InvoiceFlow geht das ohne zusätzlichen Arbeitsschritt: Sind deine Stammdaten (Name plus Steuernummer oder USt-IdNr.) und die Anschrift des Kunden vollständig, ergänzt InvoiceFlow beim Versand das PDF um EN-16931-XML im ZUGFeRD-Format. Fehlen erforderliche Angaben oder kann das XML nicht eingebettet werden, bleibt der normale PDF-Versand möglich; die E-Rechnungs-Hinweise blockieren ihn nicht. Das ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Kostenlos ausprobieren. Und wenn dir umgekehrt ein Lieferant eine XML-Datei schickt, mit der dein Rechner nichts anfangen kann: E-Rechnung öffnen und lesbar anzeigen – ohne Anmeldung.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine E-Rechnung kostenlos?
Für Einzelfälle gibt es kostenlose Web-Formulare einzelner Anbieter: Du tippst die Rechnung online ein und lädst die XRechnung als XML herunter. Wer an Behörden fakturiert, kann die Rechnung stattdessen direkt im Rechnungsportal der Verwaltung erfassen und dort einreichen. Das trägt bei zwei Rechnungen im Jahr. Wer regelmäßig abrechnet, nutzt besser ein Rechnungsprogramm – dort entsteht die E-Rechnung aus den Daten, die du ohnehin erfasst.
Kann ich eine E-Rechnung mit Word oder Excel schreiben?
Nein. Word und Excel erzeugen ein Dokument zum Ansehen, keine strukturierten Daten nach EN 16931. Auch ein daraus exportiertes PDF bleibt eine „sonstige Rechnung“. Theoretisch kannst du das XML von Hand tippen – praktisch scheitert das an Pflichtfeldern, Codelisten und Rundungsregeln, die ein Prüfprogramm gnadenlos abweist.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur bei öffentlichen Auftraggebern – Behörden, Ämter, viele kommunale Betriebe. Die Leitweg-ID ist die Zustelladresse innerhalb der Verwaltung; ohne sie weist das Rechnungsportal die Datei ab. Frag sie mit der Auftragsbestätigung ab. Für Rechnungen an normale Firmen brauchst du keine.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit (§ 34a UStDV) und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; eine Befristung sieht die Regelung derzeit nicht vor. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, seit dem 1. Januar 2025. Freiwillig ausstellen darfst du – dann muss die Steuerkategorie im XML „steuerbefreit“ lauten und den Grund nennen, nicht 0 % Umsatzsteuer.
Wie verschicke ich eine E-Rechnung an meinen Kunden?
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Eine ganz normale E-Mail mit der Datei im Anhang genügt; im inländischen B2B-Geschäft ist für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers nötig. Öffentliche Auftraggeber verlangen dagegen meist den Weg über ihr Rechnungsportal.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte E-Rechnung?
Genau wie bei Papier: nicht überschreiben, sondern eine Stornorechnung mit eigener Nummer ausstellen und anschließend die korrigierte Rechnung neu stellen. Die ursprüngliche Datei bleibt im Archiv – sie ist bereits beim Kunden und in dessen Buchhaltung angekommen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege: grundsätzlich 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG; seit 2025 verkürzt von 10 Jahren), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Entscheidend ist: Der strukturierte Teil muss im Original und unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ersetzt die Datei nicht.
Amtliche Quelle
Die aktuellen Fristen, Ausnahmen und zulässigen Übertragungswege erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ (Stand März 2026).
XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt
E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028: Fristen & Ausnahmen
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Stand: August 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.