Für KFZ-Werkstätten
Rechnungsprogramm für KFZ-Werkstätten
Das Auto steht fertig auf dem Hof, der Kunde wartet an der Theke — und die Rechnung? Ist in zwei Minuten geschrieben: Teile und Arbeitswerte als saubere Positionen, GiroCode zum Sofort-Zahlen und ZUGFeRD für geeignete Flotten- und Leasingrechnungen.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Teile + Arbeitswerte, sauber getrennt
Ersatzteile mit Stückzahl, Arbeit in Stunden oder AW — jede Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Wiederkehrendes wie Ölwechsel oder Räderwechsel legst du einmal im Leistungskatalog an.
Kostenvoranschlag mit Online-Annahme
Kostenvoranschlag als Angebot mit Bindefrist verschicken, der Kunde nimmt per Link an — und nach der Reparatur wird daraus mit einem Klick die Rechnung. Keine Position wird doppelt getippt.
GiroCode: an der Theke bezahlt
QR-Code auf jeder Rechnung — der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, Betrag und Rechnungsnummer sind vorausgefüllt. Kein „Ich überweise dann“ mehr bei der Fahrzeugübergabe.
E-Rechnung für Flotten & Leasing
Fuhrparks, Leasinggesellschaften und Firmenkunden verlangen zunehmend E-Rechnungen. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD (EN 16931); normales PDF bleibt möglich.
Eine nachvollziehbare Werkstattrechnung mit allen wichtigen Details.
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, Positionen mit Menge und Einheit, dein Logo im Kopf — und bei Teilzahlung weist die Rechnung automatisch den Restbetrag aus. Versicherungen, Leasinggeber und das Finanzamt sehen sofort, was gemacht wurde.
- Teile- und Arbeitspositionen getrennt, beides mit 19 % ausgewiesen
- Kostenvoranschlag → Auftrag → Rechnung ohne Doppeleingabe
- GiroCode und Bankverbindung auf jeder Rechnung
Der Steuerberater bekommt DATEV, kein Schuhkarton.
Umsatz nach Monaten, offene Posten, Steuer-Übersicht je Jahr — und der DATEV-Buchungsstapel-Export übergibt deine Ausgangsrechnungen direkt an die Kanzlei, mit Erlöskonten je Steuersatz (ab Pro).
Teile und Arbeitswerte auf einer Rechnung
Eine Werkstattrechnung ist immer zweigeteilt: Material (Bremsscheiben, Filter, Öl) und Arbeit (Stunden oder Arbeitswerte). Beides gehört als getrennte Positionen auf die Rechnung — nicht, weil unterschiedliche Steuersätze gelten würden (im Werkstattgeschäft sind Teile wie Arbeit regulär mit 19 % Umsatzsteuer zu berechnen), sondern weil § 14 Abs. 4 UStG Menge und Art der Leistung verlangt und weil Versicherungen, Leasinggeber und Firmenkunden eine Pauschale „Reparatur komplett“ schlicht nicht akzeptieren.
In InvoiceFlow hat jede Position Menge, Einheit und Einzelpreis — Teile mit Stückzahl, Arbeit in Stunden oder AW. Standardarbeiten wie Ölservice, HU-Vorbereitung oder Saisonwechsel der Räder legst du einmal im Leistungskatalog an und ziehst sie per Klick in die Rechnung. Welche Angaben sonst noch auf jede Rechnung gehören, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Aufbau.
Vom Kostenvoranschlag zum Auftrag — ohne Doppeleingabe
Der Kostenvoranschlag ist rechtlich eine fachmännische Prognose, keine Festpreiszusage: Im Zweifel darfst du für ihn nichts berechnen (§ 632 Abs. 3 BGB), und wenn sich abzeichnet, dass er wesentlich überschritten wird, musst du das dem Kunden unverzüglich anzeigen — der darf dann kündigen und zahlt nur die bis dahin erbrachte Leistung (§ 650 Abs. 2 BGB). Eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht; die Rechtsprechung sieht als Faustregel Überschreitungen ab etwa 15–20 % als wesentlich an. Praktisch heißt das: Taucht beim Zerlegen ein weiterer Schaden auf, erst anrufen, dann weiterschrauben.
In InvoiceFlow erstellst du den Kostenvoranschlag als Angebot mit Bindefrist. Der Kunde bekommt einen Link, sieht alle Positionen und nimmt online an — die Auftragsbestätigung geht automatisch raus, und du hast die Freigabe dokumentiert. Nach der Reparatur wird aus dem angenommenen Angebot mit einem Klick der Rechnungsentwurf; Zusatzarbeiten ergänzt du dort, bevor du versendest. Wie ein überzeugendes Angebot aufgebaut ist, steht im Ratgeber Angebot schreiben.
Privatkunden an der Theke, Flotten mit E-Rechnung
Beim Privatkunden zählt der Moment der Fahrzeugübergabe: Rechnung aufs Handy oder ausgedruckt, der Kunde scannt den GiroCode mit seiner Banking-App — Betrag, IBAN und Rechnungsnummer sind vorausgefüllt, die Überweisung ist raus, bevor er vom Hof fährt. Das erspart dir einen Gutteil der Zahlungserinnerungen, die sonst nach zwei Wochen fällig wären.
Firmenkunden ticken anders: Fuhrparkverwaltungen, Leasinggesellschaften und gewerbliche Stammkunden verlangen zunehmend E-Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, selbst welche auszustellen, kommt gestaffelt — ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 unabhängig vom Umsatz für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze (Privatkunden sind ausgenommen, Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nicht ausstellen). Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Die Fristen im Detail erklärt der Ratgeber E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028, den Formatvergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Gewährleistung, Reklamation und der Jahresabschluss
Kommt der Kunde mit einer berechtigten Reklamation zurück, ist die Nachbesserung Gewährleistung — dafür gibt es keine neue Rechnung. Anders, wenn die Rechnung selbst korrigiert werden muss (falsche Position, Kulanz-Erlass, Versicherung zahlt anders als angesetzt): Eine ausgestellte Rechnung darfst du nachträglich nicht mehr ändern. Der saubere Weg ist die Stornorechnung mit negativen Beträgen; das Original bleibt unverändert erhalten, beide Belege zusammen ergeben null. InvoiceFlow erstellt die Korrektur per Klick — wie das im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber Rechnung stornieren.
Für die Ablage gilt: Ausgangsrechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), unveränderbar und maschinell auswertbar — InvoiceFlow archiviert jede ausgestellte Rechnung automatisch als PDF. Und wenn der Steuerberater die Zahlen will, exportierst du das Jahr als DATEV-Buchungsstapel mit Erlöskonten je Steuersatz statt einen Ordner Papier abzugeben (ab Pro). Was die GoBD sonst noch verlangen, steht im Ratgeber Rechnungen aufbewahren nach GoBD.
Häufige Fragen aus der Werkstatt
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Nein, er ist eine fachmännische Schätzung, keine Festpreiszusage. Zeichnet sich aber eine wesentliche Überschreitung ab — die Rechtsprechung nimmt als Faustregel etwa 15–20 % —, musst du das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 650 Abs. 2 BGB); er darf dann kündigen. Ohne Vereinbarung ist der Kostenvoranschlag außerdem im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB).
Wie rechne ich Altteile und Pfand ab?
Ein Pfand (z. B. auf den Austauschmotor oder die Altbatterie) setzt du als eigene Position auf die Rechnung; bei Rückgabe des Altteils schreibst du den Betrag per Stornorechnung oder in der nächsten Rechnung gut. Für die Umsatzsteuer auf den Altteilwert bei Austauschteilen gibt es eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung (Abschn. 10.5 UStAE) — kläre die Behandlung einmal mit deinem Steuerberater und lege die Position danach im Leistungskatalog an.
Müssen Teile und Arbeit getrennt auf der Rechnung stehen?
Die Rechnung muss Menge und Art der Leistung erkennen lassen (§ 14 Abs. 4 UStG) — eine Pauschale „Reparatur komplett“ genügt dafür in der Regel nicht. Getrennte Teile- und Arbeitspositionen sind Branchenstandard, und Versicherungen wie Leasinggeber bestehen darauf. Am Steuersatz ändert sich nichts: beides 19 %.
Gilt für Werkstattrechnungen ein ermäßigter Steuersatz?
Nein. Reparatur, Wartung, Ersatzteile und HU-Vorbereitung unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Nur wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG arbeitet, weist gar keine Umsatzsteuer aus — dann mit dem entsprechenden Hinweis auf der Rechnung.
Ab wann muss meine Werkstatt E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen können musst du sie als inländischer Unternehmer schon seit dem 1. Januar 2025. Für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze musst du sie ab 2027 ausstellen, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, ab 2028 unabhängig vom Umsatz. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD; sonst bleibt der PDF-Versand möglich.
Ich schraube nebenberuflich — reicht die Kleinunternehmerregelung?
Wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür auch kein Vorsteuerabzug auf Teile-Einkäufe. In InvoiceFlow ist das ein Schalter — der Pflichthinweis erscheint automatisch. Ob sich das bei hohem Teileanteil lohnt, solltest du durchrechnen.
Was mache ich, wenn eine Rechnung falsch war oder die Versicherung kürzt?
Eine ausgestellte Rechnung änderst du nie nachträglich. Du erstellst eine Stornorechnung mit negativen Beträgen und danach — falls nötig — eine neue, korrekte Rechnung. Das Original bleibt erhalten, deine Buchhaltung bleibt nachvollziehbar. In InvoiceFlow ist das ein Klick auf der Rechnungsdetailseite.
Wie lange muss ich Werkstattrechnungen aufbewahren?
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), unveränderbar und lesbar. InvoiceFlow archiviert jede ausgestellte Rechnung automatisch als PDF; gelöschte Belege wandern in ein Archiv statt zu verschwinden. Papier-Ordner brauchst du dafür nicht mehr.
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