Rechnungsprogramm für Umzugsunternehmen

Besichtigung, Angebot, Online-Annahme: der Auftrag steht vor dem Umzugstag

Kaum eine Branche kalkuliert so individuell wie das Umzugsgewerbe: Umzugsvolumen in Kubikmetern, Etage mit oder ohne Aufzug, Tragweg zwischen Wohnungstür und LKW, Klaviertransport, Halteverbotszone. All das steht nach der Besichtigung fest — und genau dann sollte es schriftlich werden. Ein Angebot mit klaren Positionen und Bindefrist schützt beide Seiten: Der Kunde weiß, was der Festpreis abdeckt, und du hast eine Grundlage, wenn am Umzugstag doch zwanzig Kartons mehr im Keller stehen. Welche Angaben hineingehören und wie du die Bindefrist formulierst, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben.

In InvoiceFlow legst du das Angebot direkt nach der Besichtigung an — auch am Handy im Treppenhaus. Der Kunde bekommt einen Link, sieht alle Positionen und nimmt online an; die Auftragsbestätigung geht automatisch raus. Nach dem Umzug wird aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung: Keine Position wird doppelt getippt, und Angebot und Rechnung stimmen garantiert überein.

Anzahlung bei Auftrag, Rest nach dem Möbelaufbau

Bei größeren Umzügen ist eine Anzahlung üblich — sie sichert den Termin und deckt deine Vorlaufkosten für Personal, Fahrzeug und Halteverbotszone. Die Höhe ist frei vereinbar; verbreitet sind 20 bis 50 Prozent bei Auftragserteilung, der Rest nach dem Umzug. Auch die Anzahlung braucht eine ordentliche Rechnung mit Umsatzsteuerausweis. Wie Anzahlungs- und Schlussrechnung zusammenspielen — inklusive der Falle, die Umsatzsteuer doppelt auszuweisen — erklärt der Ratgeber Abschlagsrechnung.

In InvoiceFlow erfasst du die Anzahlung als Teilzahlung: Die Schlussrechnung weist automatisch den offenen Restbetrag aus — im PDF, im GiroCode und in der Zahlungserinnerung. Zahlt der Kunde nach dem Umzug nicht, folgt erst die freundliche Erinnerung, dann die Mahnung. Bei Privatkunden tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein — allerdings nur, wenn die Rechnung auf diese Folge ausdrücklich hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Halteverbotszone, Packmaterial, Etagen-Zuschlag: Zusatzleistungen ohne Diskussion

Die meisten Streitgespräche beim Ausladen drehen sich nicht um den Festpreis, sondern um das Drumherum: die Halteverbotszone, die der Kunde selbst beantragen wollte und dann doch nicht beantragt hat. Die vierzig Kartons Packmaterial, die dageblieben sind. Der Aufzug, der am Umzugstag defekt war. Wer solche Posten mündlich regelt, verschenkt Geld oder den guten Eindruck — meist beides.

Besser: Eventualpositionen schon ins Angebot schreiben („Halteverbotszone je Seite“, „Etagen-Zuschlag ohne Aufzug ab dem 3. OG“) und am Umzugstag nur noch abhaken. Im Leistungskatalog von InvoiceFlow legst du diese Positionen einmal mit Standardpreis an und fügst sie der Rechnung mit zwei Klicks hinzu. So steht jede Zusatzleistung als eigene, nachvollziehbare Position auf der Rechnung — statt einer Pauschale „Sonstiges“, die der Kunde anzweifelt und die im Zweifel die Zahlung verzögert.

Privatkunden mit § 35a EStG, Firmenumzüge mit E-Rechnung

Ein privater Umzug durch eine Spedition zählt zu den haushaltsnahen Dienstleistungen: Deine Privatkunden können 20 Prozent der Arbeits- und Fahrtkosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen — bis zu 4.000 € pro Jahr, also 20 Prozent von höchstens 20.000 € Arbeitskosten (§ 35a Abs. 2 EStG). Nicht begünstigt sind Materialkosten wie Kartons und Folie. Voraussetzung: Der Kunde hat eine Rechnung erhalten und unbar gezahlt, also per Überweisung — bei Barzahlung entfällt der Steuerbonus (§ 35a Abs. 5 EStG).

Für dich heißt das: Weise den Lohn- und Fahrtkostenanteil auf der Rechnung getrennt vom Material aus — als eigene Positionen oder als benannter Anteil am Festpreis. Dein Kunde übernimmt den Betrag direkt in die Steuererklärung, spart je nach Umzug mehrere hundert Euro und empfiehlt dich weiter. Ein kurzer Hinweis unter den Positionen genügt oft schon, um aus dem Steuerbonus ein Verkaufsargument zu machen.

Firmenumzüge laufen anders: Geschäftskunden erwarten zunehmend eine E-Rechnung. Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; nach den Übergangsfristen betrifft die Ausstellungspflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD; andernfalls bleibt der normale PDF-Versand möglich. Die Fristen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnungs-Pflicht.