Für Gebäudereinigung & Reinigungsservices
Rechnungsprogramm für die Gebäudereinigung: Objekte automatisch abrechnen
Jeden Monat dieselben Rechnungen? Schreib sie nie wieder selbst. Treppenhaus, Büro, Praxis: Deine monatlichen Objekt-Rechnungen entstehen automatisch, für geeignete Geschäftskundenrechnungen steht ZUGFeRD bereit, und der Kontoauszug sagt dir, wer bezahlt hat.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Objekt-Rechnungen im Abo
Jedes Objekt einmal anlegen — die Monatsrechnung entsteht pünktlich als Entwurf. Du prüfst und sendest gesammelt; die fortlaufende Nummer wird erst beim Finalisieren vergeben (ab Pro).
E-Rechnung für Hausverwaltungen
Verwaltungen und Firmenkunden fordern zunehmend E-Rechnungen. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD (EN 16931); der normale PDF-Versand bleibt immer möglich.
Kontoauszug hochladen, Zahlungen abhaken
CSV vom Online-Banking hochladen — InvoiceFlow ordnet Geldeingänge deinen offenen Rechnungen zu und markiert sie nach deiner Bestätigung als bezahlt.
Erinnerungen ohne Peinlichkeit
Überfällige Rechnung? Die freundliche Zahlungserinnerung mit offenem Restbetrag geht mit einem Klick raus — professionell statt unangenehm (ab Pro).
Alle Objekte, alle offenen Posten — ein Dashboard.
Welche Rechnungen sind raus, welche überfällig, was kam diesen Monat rein? Bei zwanzig Objekten verlierst du mit Excel den Überblick — hier nicht. Kunden mit allen Objekten importierst du einmalig per CSV.
- Monatsrechnungen entstehen automatisch als Entwurf
- Kontoauszug-Abgleich statt manuellem Abhaken
- Überfällige auf einen Blick + Ein-Klick-Erinnerung
Rechnungen, die Verwaltungen ernst nehmen.
Saubere Pflichtangaben, fortlaufende Nummern, dein Logo — und für unterstützte Geschäftskundenrechnungen mit vollständigen Pflichtdaten auf Wunsch ZUGFeRD. Privatkunden zahlen per GiroCode direkt aus der Banking-App.
Subunternehmer-Aufträge: wann § 13b UStG deine Rechnung ändert
In kaum einer Branche ist die Subunternehmer-Kette so verbreitet wie in der Gebäudereinigung: Ein großer Dienstleister hält den Rahmenvertrag mit dem Objektkunden, kleinere Betriebe übernehmen einzelne Objekte oder Reviere. Genau für diese Konstellation gilt eine Sonderregel: Erbringst du Gebäudereinigungsleistungen an einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt, schuldet er die Umsatzsteuer — nicht du (Reverse-Charge, § 13b Abs. 2 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 5 UStG). Dass dein Auftraggeber dazugehört, weist er mit der Bescheinigung USt 1 TG seines Finanzamts nach.
Deine Rechnung sieht dann anders aus: Nettobetrag ohne Umsatzsteuer plus der Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Weist du trotzdem 19 % aus, schuldest du diese Steuer nach § 14c UStG — und dein Auftraggeber bekommt Ärger mit dem Vorsteuerabzug. In InvoiceFlow stellst du solche Positionen auf 0 % Steuersatz und setzt den Hinweis in die Rechnungsnotiz. Wichtig: Bei Endkunden wie Büros, Arztpraxen, Hausverwaltungen oder Privathaushalten gilt das alles nicht — dort rechnest du ganz normal mit Umsatzsteuer ab. Lass den konkreten §-13b-Fall und das erwartete E-Rechnungsprofil fachlich prüfen: Eine Position mit 0 % und der Hinweistext machen den strukturierten Beleg nicht automatisch EN-16931-konform.
Rahmenvertrag und Objektliste: eine Rechnung je Objekt und Monat
Unterhaltsreinigung läuft über Rahmenverträge: fester Leistungsumfang, fester Monatspreis, je Objekt eine Rechnung pro Monat. Ob die Hausverwaltung sofort anweist oder erst rückfragt, entscheiden zwei Angaben — die eindeutige Objektbezeichnung (Adresse, bei Verwaltungen auch deren Objekt- oder Kostenstellennummer) und der Leistungszeitraum. Letzterer ist ohnehin Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG); bei laufenden Monatsleistungen genügt der Kalendermonat, etwa „Unterhaltsreinigung August 2026“.
In InvoiceFlow legst du jedes Objekt einmal als wiederkehrende Rechnung an (ab Pro): Die Monatsentwürfe entstehen automatisch; die fortlaufende Nummer wird erst beim Finalisieren vergeben. Du ergänzt nur Sonderleistungen wie Grund-, Glas- oder Bauendreinigung und sendest gesammelt. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD; fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; nach den Übergangsfristen betrifft die Ausstellungspflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Wie du den Beleg dafür vorbereitest, zeigt der Ratgeber E-Rechnung erstellen.
Privathaushalte und WEGs: § 35a EStG als Verkaufsargument
Reinigst du Privathaushalte oder das Treppenhaus einer Eigentümergemeinschaft, ist das eine haushaltsnahe Dienstleistung: Deine Kunden können 20 % der Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen — begünstigt sind bis zu 20.000 € Aufwand pro Jahr, also maximal 4.000 € Ersparnis (§ 35a Abs. 2 EStG). Das Finanzamt erkennt das aber nur an, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: eine Rechnung, in der der Arbeitslohn (einschließlich Fahrt- und Maschinenkosten) getrennt vom Material ausgewiesen ist, und unbare Zahlung per Überweisung (§ 35a Abs. 5 EStG). Barzahlung kostet den Kunden den kompletten Steuervorteil.
Weise den Lohnanteil deshalb auf jeder Privatkunden-Rechnung als eigene Position aus — bei reiner Reinigungsleistung ist das meist fast der gesamte Rechnungsbetrag, ein echtes Verkaufsargument im Angebotsgespräch. Ein Satz wie „Der Arbeitskostenanteil dieser Rechnung ist nach § 35a EStG begünstigt“ in der Rechnungsnotiz beantwortet die Rückfrage, bevor sie kommt. Was sonst auf eine Rechnung an Privatkunden gehört, steht im Ratgeber Privatrechnung schreiben.
Wenn die Hausverwaltung nicht zahlt: Verzug im B2B
Gewerbekunden und Verwaltungen zahlen nach eigenem Zahllauf — und der verschiebt sich gern. Gut zu wissen: Gegenüber Unternehmen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB), eine Mahnung ist dafür nicht nötig. Ab Verzug darfst du die Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) und Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) berechnen — beides gilt nur gegenüber Unternehmern, nicht bei Privatkunden.
In der Praxis fährst du zweistufig: erst die freundliche Zahlungserinnerung — bei Dauerkunden reicht sie fast immer —, dann die förmliche Mahnung mit Fristsetzung und Verzugspauschale. InvoiceFlow zeigt überfällige Rechnungen im Dashboard und verschickt Erinnerungen mit dem offenen Restbetrag auf Wunsch automatisch (ab Pro) — bei laufenden Objektverträgen willst du mahnen, ohne den Vertrag zu gefährden, und genau dafür ist der freundliche Ton der Vorlagen gemacht.
Häufige Fragen aus der Gebäudereinigung
Ich stelle jeden Monat dieselben Rechnungen — wie viel Arbeit spare ich?
Fast die ganze: Jedes Objekt wird einmal als wiederkehrende Rechnung angelegt. Danach entstehen die Monatsrechnungen automatisch als Entwurf — du sendest sie gesammelt in wenigen Minuten statt in Stunden.
Die Hausverwaltung verlangt E-Rechnungen — was muss ich tun?
Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD nach EN 16931. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, kannst du die Rechnung weiterhin als normales PDF senden; der Versand wird nicht blockiert. Empfangen kannst du E-Rechnungen ebenfalls — kostenlos.
Wann darf ich als Subunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnen?
Nur wenn dein Auftraggeber selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt und dir das mit der Bescheinigung USt 1 TG nachweist. Dann greift das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG): Du stellst netto und schreibst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung. An Endkunden rechnest du normal mit Umsatzsteuer ab. Für eine strukturierte E-Rechnung solltest du Fall und Empfängervorgaben fachlich prüfen; 0 % plus Hinweistext sind nicht automatisch EN-16931-konform.
Was muss auf der Rechnung stehen, damit Privatkunden sie absetzen können?
Der Arbeitslohn muss getrennt vom Material ausgewiesen sein, und der Kunde muss unbar zahlen (§ 35a Abs. 5 EStG). Dann kann er 20 % der Arbeitskosten — maximal 4.000 € Ermäßigung pro Jahr — von der Einkommensteuer abziehen. Fahrt- und Maschinenkosten zählen zum begünstigten Lohnanteil, Material nicht.
Muss auf jeder Monatsrechnung ein Leistungszeitraum stehen?
Ja, der Leistungszeitpunkt oder -zeitraum ist Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Bei laufender Unterhaltsreinigung genügt der Kalendermonat, etwa „Unterhaltsreinigung August 2026“. Ohne diese Angabe legen Verwaltungen die Rechnung gern zur Klärung beiseite — und du wartest länger auf dein Geld.
Ein Gewerbekunde zahlt nicht — was darf ich zusätzlich berechnen?
Im B2B tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab dann darfst du die 40-€-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB und Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen. Starte trotzdem mit einer freundlichen Zahlungserinnerung — bei Stammkunden wirkt sie fast immer.
Ich beschäftige keine Buchhaltung — wie merke ich, wer bezahlt hat?
Lade einfach den CSV-Export deines Kontos hoch: InvoiceFlow gleicht Geldeingänge mit deinen offenen Rechnungen ab und schlägt vor, was als bezahlt markiert wird. Du bestätigst — fertig.
Was kostet das?
Starter ist dauerhaft kostenlos (bis 3 Rechnungen/Monat). Für Betriebe mit mehreren Objekten lohnt Pro (9 €/Monat oder 90 €/Jahr): unbegrenzte Rechnungen, Abos, Erinnerungen und Auswertung. 14 Tage kostenlos testbar, jederzeit kündbar.
Passend dazu im Ratgeber
Die Monatsrechnungen von nächstem Monat sind schon fast fertig.
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