Rechnungsprogramm für Hausmeisterservices: Objekte monatlich abrechnen

Hausverwaltungen als Stammkunden: eine Monatsrechnung je Objekt

Die Buchhaltung einer Hausverwaltung denkt in Objekten, nicht in Dienstleistern. Eine Sammelrechnung über fünf Häuser muss dort erst mühsam aufgeteilt werden — und liegt entsprechend lange im Stapel. Schreib deshalb je Objekt eine eigene Monatsrechnung mit der Objektadresse in der Leistungsbeschreibung und einem klaren Leistungszeitraum („Objektbetreuung Musterstraße 12, 01.–30.09.2026“). So kann die Verwaltung den Betrag direkt dem richtigen Haus zuordnen und in die Betriebskostenabrechnung übernehmen.

Hauswartkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV auf die Mieter umlegbar — aber nur die laufende Betreuung. Reparaturen und Verwaltungsaufgaben muss die Verwaltung herausrechnen, bevor sie umlegt. Wenn deine Rechnung Pauschale und Kleinreparaturen in einer Position vermischt, macht sie der Sachbearbeiterin Arbeit. Getrennte Positionen (oder eine eigene Rechnung für die Reparatur) machen dich zum Lieferanten, dessen Belege man gern verarbeitet — und über den man sich bei der nächsten Objektvergabe zuerst erinnert.

In InvoiceFlow legst du die Verwaltung einmal als Kunden an und speicherst wiederkehrende Positionen wie „Treppenhausreinigung wöchentlich“ oder „Gartenpflege nach Pflegeplan“ im Leistungskatalog. Jede neue Objektrechnung ist damit in unter einer Minute geschrieben — mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.

§ 35a EStG: Warum du Arbeits- und Materialkosten trennen solltest

Hausmeisterleistungen in Wohngebäuden sind haushaltsnahe Dienstleistungen: Bewohner können 20 % der Arbeitskosten von der Einkommensteuer abziehen, bis zu 4.000 € im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG). Das gilt nicht nur für Eigentümer mit direktem Vertrag — auch Mieter und Wohnungseigentümer nutzen den Abzug über die Betriebskosten- bzw. Hausgeldabrechnung. Deine Rechnung ist die Grundlage dafür.

Begünstigt ist aber nur der Arbeitsanteil: Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten. Material zählt nie mit. Weise deshalb Arbeits- und Materialkosten als getrennte Positionen aus, sonst kann die Verwaltung den absetzbaren Anteil nicht beziffern — und fragt bei dir nach oder streicht ihn. Für Reparaturen gilt daneben die Handwerker-Variante: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Wichtig in beiden Fällen: Der Abzug setzt eine Rechnung und unbare Zahlung voraus (§ 35a Abs. 5 EStG) — Barzahlung gegen Quittung kostet deinen Kunden bares Geld.

Praktischer Nebeneffekt: Wer die Lohnanteile sauber ausweist, wird von Verwaltungen aktiv weiterempfohlen — die § 35a-Bescheinigung für die Bewohner ist für sie Pflichtprogramm, und Dienstleister mit brauchbaren Rechnungen sparen ihnen jedes Jahr Stunden.

Monatspauschale plus Sonderleistungen — ohne doppelte Tipparbeit

Das typische Modell: eine feste Monatspauschale je Objekt, dazu Sonderleistungen nach Aufwand — Sperrmüllentsorgung, verstopfte Fallrohre, Zählerablesung, Ersatz beim Winterdienst. In InvoiceFlow läuft die Pauschale als wiederkehrende Rechnung (ab Pro): einmal anlegen, Intervall wählen, und jeden Monat liegt der Entwurf bereit. Versendet wird nie automatisch — du prüfst kurz und schickst ab, einzeln oder alle nacheinander.

Sonderleistungen ergänzt du entweder als Zusatzposition im Monatsentwurf oder als eigene Rechnung. Die eigene Rechnung ist meist die bessere Wahl: Sie hält die Pauschale über alle Monate identisch (das mögen Betriebskostenprüfer), und die Trennung nach § 35a EStG und BetrKV ergibt sich von selbst. Bleibt eine Rechnung offen, siehst du das auf dem Dashboard — wie du dann formulierst, zeigt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben. Ab Pro gehen Erinnerungen mit Restbetrag auch automatisch raus, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem du die Funktion einschaltest.

E-Rechnung an Verwaltungen — und die Kleinunternehmer-Frage beim Start

Gewerbliche Hausverwaltungen sind Unternehmer — deine Rechnungen an sie sind B2B-Umsätze. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; nach den Übergangsfristen betrifft die Ausstellungspflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Viele Verwaltungen stellen ihre Lieferantenprozesse schon jetzt um und bitten um strukturierte Rechnungen. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD nach EN 16931. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Die Fristen im Detail erklärt der Ratgeber E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028.

Wer nebenberuflich mit zwei, drei Objekten startet, fährt mit der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG oft am besten: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Voranmeldungen — solange der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt. Gerade bei Wohnimmobilien ist das ein echtes Verkaufsargument: Wohnraumvermietung ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG), Vermieter und WEGs können deine ausgewiesene Umsatzsteuer also meist nicht als Vorsteuer ziehen — ohne Ausweis bist du für sie schlicht günstiger. Wann sich die Regelung lohnt und wann nicht, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung einfach erklärt.