Für Handwerksbetriebe & Monteure
Rechnungsprogramm für Handwerker: vom Angebot zur bezahlten Rechnung
Ohne Büroabend: Angebot rausschicken, Kunde nimmt online an, ein Klick macht die Rechnung daraus. Mit ZUGFeRD für unterstützte, finalisierte Geschäftskundenrechnungen mit vollständigen Pflichtdaten und automatischem Zahlungsabgleich per Kontoauszug.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Angebote, die Aufträge werden
Angebot per Link teilen — der Kunde nimmt online verbindlich an, du wirst sofort informiert. Kein Hinterhertelefonieren, kein Papier.
E-Rechnung für Geschäftskunden
Hausverwaltungen, Generalunternehmer und Firmenkunden verlangen zunehmend E-Rechnungen. Unterstützte, finalisierte Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten gibt es als ZUGFeRD (EN 16931); normales PDF bleibt möglich.
Kontoauszug rein, Zahlungen abgehakt
CSV oder CAMT von der Bank hochladen — InvoiceFlow ordnet Geldeingänge deinen offenen Rechnungen zu und markiert sie als bezahlt. Du bestätigst nur noch.
Zahlungserinnerung mit einem Klick
Überfällige Rechnungen siehst du sofort — die freundliche Erinnerung mit Restbetrag und Rechnungsanhang geht mit einem Klick raus (ab Pro-Tarif).
Professionelle Rechnungen mit GiroCode für einfache Überweisungen.
Sauberes PDF mit deinem Logo, fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben. Der GiroCode-QR im Zahlungsblock macht die Überweisung zum 10-Sekunden-Job: scannen, bestätigen, fertig.
- GiroCode: Betrag & Verwendungszweck vorausgefüllt
- PDF für Privatkunden, ZUGFeRD für unterstützte Geschäftskundenrechnungen
- Öffentlicher Rechnungslink: du siehst, wann der Kunde sie öffnet
Abends wissen, wo das Geld steht.
Offen, überfällig, bezahlt — auf einen Blick. Dazu Monatsumsatz, Top-Kunden und der Jahres-Export für den Steuerberater (Auswertung & Export ab Pro). Schluss mit der Excel-Liste neben der Kaffeemaschine.
Bauleistung unter Bauunternehmern: Rechnung ohne Umsatzsteuer (§ 13b UStG)
Arbeitest du als Subunternehmer für einen anderen Baubetrieb oder Generalunternehmer, gilt oft die Umkehr der Steuerschuldnerschaft: Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 UStG). Deine Rechnung geht dann netto raus — ohne Steuersatz, ohne Steuerbetrag — und muss stattdessen die Pflichtangabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen (§ 14a Abs. 5 UStG).
Ob dein Auftraggeber unter die Regelung fällt, zeigt die Bescheinigung USt 1 TG seines Finanzamts — lass sie dir vor dem ersten Auftrag geben. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie wegen des unrichtigen Ausweises (§ 14c Abs. 1 UStG), und dein Auftraggeber bekommt daraus keinen Vorsteuerabzug — die Korrektur kostet euch beide Zeit und Nerven. In InvoiceFlow legst du solche Positionen einfach mit 0 % an und setzt den § 13b-Hinweis in den Notiztext der Rechnung; für Privatkunden und normale Firmenkunden bleibt alles wie gewohnt.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: die Falle mit der doppelten Umsatzsteuer
Bei größeren Aufträgen sind Abschläge Standard: ein Teil bei Auftragsstart, ein Teil nach Materiallieferung, der Rest mit der Schlussrechnung. Wie du Abschläge korrekt stellst — inklusive Umsatzsteuer auf Anzahlungen vor der Leistung — zeigt Schritt für Schritt der Ratgeber Abschlagsrechnung schreiben.
Entscheidend ist die Schlussrechnung: Dort musst du die bereits vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallenden Steuerbeträge offen absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG). Wer stattdessen die volle Auftragssumme mit voller Umsatzsteuer ausweist, ohne die Abschläge abzuziehen, weist die Steuer doppelt aus — und schuldet den Mehrbetrag ans Finanzamt (§ 14c UStG). In der Praxis heißt das: Gesamtleistung netto plus Umsatzsteuer, darunter „abzüglich erhaltener Abschläge“ jeweils mit Netto- und Steuerbetrag, ganz unten der Restbetrag. Teilzahlungen erfasst du in InvoiceFlow direkt auf der Rechnung — PDF, GiroCode und Zahlungserinnerung weisen dann automatisch nur noch den offenen Rest aus.
§ 35a EStG: Lohnanteil ausweisen und Privatkunden den Steuerbonus sichern
Privatkunden können für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt 20 % der Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen — bis zu 1.200 € pro Jahr (20 % von maximal 6.000 €, § 35a Abs. 3 EStG). Begünstigt sind Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer; Material zählt nicht. Voraussetzung: Der Arbeitsanteil ist auf der Rechnung getrennt ausgewiesen und der Kunde zahlt per Überweisung — bei Barzahlung gibt es den Bonus nicht (§ 35a Abs. 5 EStG).
Für dich ist das ein Verkaufsargument, das nichts kostet: Weise Arbeits- und Materialkosten als getrennte Positionen aus und schreib den Hinweis auf § 35a dazu — dein Angebot wirkt gegenüber dem Wettbewerber ohne Ausweis sofort günstiger. Denk außerdem an die Pflichtangabe bei grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden: Die Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9, § 14b Abs. 1 UStG). Welche Angaben sonst noch auf jede Rechnung gehören, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.
Fristen im Handwerk: 6 Monate für die Rechnung, E-Rechnung bis 2028
Für Leistungen an andere Unternehmer — und für Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privatkunden — bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu stellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 € geahndet werden (§ 26a UStG). Der Rechnungsstapel vom letzten Quartal ist also nicht nur schlecht für die Liquidität.
Dazu kommt die E-Rechnung: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze ausstellen; ab 2028 gilt das unabhängig vom Umsatz, Ausnahmen bleiben bestehen. Die Fristen und Ausnahmen erklärt der Ratgeber E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028. Und weil Ausgangsrechnungen acht Jahre aufbewahrt werden müssen (§ 14b UStG, seit 2025 von zehn Jahren verkürzt), lohnt ein System, das jede ausgestellte Rechnung unverändert archiviert — wie das geht, steht unter GoBD: Rechnungen richtig aufbewahren.
Häufige Fragen aus dem Handwerk
Meine Auftraggeber verlangen E-Rechnungen — kann InvoiceFlow das?
Ja. Unterstützte, finalisierte Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten lassen sich als E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (Profil EN 16931) herunterladen — das gewohnte PDF mit eingebettetem, maschinenlesbarem XML. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Prüfe zusätzlich die konkreten Empfängervorgaben.
Kann der Kunde mein Angebot online annehmen?
Ja — du teilst einen Link (auch per WhatsApp), der Kunde sieht alle Positionen und nimmt mit zwei Klicks verbindlich an. Du wirst sofort benachrichtigt und machst mit einem Klick die Rechnung daraus.
Wie funktioniert der Zahlungsabgleich?
Du lädst den Kontoauszug deiner Bank hoch (CSV, CAMT oder MT940 — Sparkasse, Volksbank, ING & Co. werden erkannt). InvoiceFlow matcht Geldeingänge über Rechnungsnummer und Betrag auf deine offenen Rechnungen; du bestätigst die Vorschläge, fertig.
Was muss bei Bauleistungen nach § 13b UStG auf der Rechnung stehen?
Der Nettobetrag ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag, dafür die Pflichtangabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) — dazu wie immer deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung. Die Umsatzsteuer meldet und zahlt dein Auftraggeber selbst.
Muss ich den Lohnanteil auf Rechnungen an Privatkunden ausweisen?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht — aber ohne getrennt ausgewiesene Arbeitskosten erkennt das Finanzamt deinem Kunden den Steuerbonus nach § 35a Abs. 3 EStG (20 % der Arbeitskosten, bis 1.200 € pro Jahr) nicht an. Weise Lohn und Material deshalb als eigene Positionen aus — dein Kunde wird es dir danken.
Wie stelle ich die Schlussrechnung, wenn schon Abschläge geflossen sind?
In der Schlussrechnung setzt du die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallenden Steuerbeträge offen ab (§ 14 Abs. 5 UStG) und weist nur den Restbetrag als offen aus. Ziehst du die Abschläge nicht ab, weist du die Umsatzsteuer doppelt aus und schuldest den Mehrbetrag nach § 14c UStG.
Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?
Bei Leistungen an Unternehmer und bei grundstücksbezogenen Leistungen auch an Privatkunden musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung abrechnen (§ 14 Abs. 2 UStG) — sonst droht ein Bußgeld nach § 26a UStG. Zivilrechtlich verjährt deine Forderung zudem nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB).
Was kostet das?
Starter ist dauerhaft kostenlos (bis 3 Rechnungen/Monat). Angebote, Logo und E-Rechnung sind auch dort enthalten. Pro (9 €/Monat) bringt unbegrenzte Rechnungen, Abos, Auswertung und automatische Erinnerungen; Premium (19 €/Monat) zusätzlich die Rechnung per Sprachnachricht. Beide 14 Tage kostenlos testbar, monatlich kündbar.
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