Rechnung schreiben: Anleitung, Pflichtangaben und Muster

Die 8 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Diese Angaben muss jede vollständige Rechnung zwischen Unternehmern enthalten — in beliebiger Reihenfolge, aber vollständig:

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir als leistendem Unternehmer und deinem Kunden. Ein Postfach oder eine Großkundenadresse genügt beim Empfänger.
2. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. — eine von beiden reicht. Im Geschäft mit anderen Unternehmern ist die USt-IdNr. üblich, weil die Steuernummer mehr über dich verrät.
3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer — dazu gleich mehr.
5. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung. „Dienstleistung“ reicht nicht; „Neugestaltung der Startseite, 12 Stunden“ schon.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung — der Kalendermonat genügt (z. B. „Leistungszeitraum: August 2026“), auch wenn er mit dem Rechnungsdatum zusammenfällt.
7. Das Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatt.
8. Steuersatz und Steuerbetrag (19 % oder 7 %) — oder bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Zwei Sonderfälle am Rand: Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden gehört zusätzlich der Hinweis auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht in die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Und wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG abrechnet, lässt Steuersatz und Steuerbetrag weg — wie das genau aussieht, steht im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Schritt für Schritt zur fertigen Rechnung

1. Kopf ausfüllen: Deine Daten, die Daten des Kunden, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitraum. Das ist die halbe Pflichtangaben-Liste.

2. Positionen erfassen: Jede Leistung als eigene Zeile mit Menge, Einheit und Einzelpreis (netto). Konkret beschreiben — der Kunde und im Zweifel der Betriebsprüfer müssen erkennen, was geleistet wurde.

3. Summen rechnen: Nettobeträge addieren, je Steuersatz die Umsatzsteuer ausweisen, Bruttobetrag bilden. Bei gemischten Sätzen (19 % und 7 %) brauchst du je Satz eine eigene Zwischensumme.

4. Zahlungsangaben ergänzen: Zahlungsziel als konkretes Datum, IBAN, gewünschter Verwendungszweck (am besten die Rechnungsnummer). Ein Skonto-Angebot („2 % bei Zahlung binnen 7 Tagen“) gehört als Entgeltminderung mit auf die Rechnung.

5. Verschicken und archivieren: Versand per E-Mail ist zulässig und der Normalfall. Die Rechnung anschließend acht Jahre unverändert aufbewahren — was das praktisch heißt, erklärt Rechnungen aufbewahren nach GoBD.

B2B oder B2C: Wann du eine Rechnung stellen musst

An andere Unternehmer und an juristische Personen bist du zur Rechnung verpflichtet — und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Frist gilt bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, dort sogar gegenüber Privatkunden. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeld geahndet werden (§ 26a UStG).

An Privatkunden besteht außerhalb der Grundstücksfälle keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung — sinnvoll ist sie trotzdem: als Zahlungsaufforderung, als Beleg für deine Buchhaltung und als Grundlage, falls du später mahnen musst. Ein Unterschied lohnt Beachtung: Damit ein Verbraucher auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug gerät, musst du ihn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweisen (§ 286 Abs. 3 BGB).

Kleinbetragsrechnung: bis 250 € wird es einfacher

Für Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (brutto) erlaubt § 33 UStDV eine abgespeckte Variante. Nötig sind nur: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe plus der Steuersatz — oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, Steuernummer und Leistungszeitpunkt darfst du weglassen. Der klassische Kassenbon ist genau das. Dein Geschäftskunde kann aus einer Kleinbetragsrechnung trotzdem die Vorsteuer ziehen. Die vollständige Kurz-Checkliste und ein eigenes Muster findest du unter Kleinbetragsrechnung bis 250 € schreiben.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend, aber nicht lückenlos

Die Nummer muss einmalig sein und aus einer oder mehreren fortlaufenden Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen. Eine lückenlose Abfolge verlangt das Gesetz nicht — du darfst mehrere Nummernkreise führen (etwa je Jahr oder je Kundengruppe), und eine stornierte Nummer reißt keine Lücke, die du erklären müsstest. Bewährt hat sich ein Jahresformat wie 2026-0001: sortiert sich von selbst und startet jedes Jahr neu. Wichtig ist nur, dass dieselbe Nummer nie zweimal vergeben wird — vergibt dein Rechnungsprogramm die Nummern automatisch, ist genau das technisch ausgeschlossen. Systeme und Jahreswechsel erklärt der Spezialartikel zur fortlaufenden Rechnungsnummer.

Zahlungsziel und Verzug in Kürze

Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig (§ 271 BGB); üblich und fair sind 14 bis 30 Tage als konkretes Kalenderdatum („zahlbar bis 02.09.2026“), nicht als vage Formel. In Verzug gerät dein Kunde durch eine Mahnung, durch einen vereinbarten Zahlungstermin oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung — bei Verbrauchern nur mit dem erwähnten Hinweis. Was dann zu tun ist, steht in Zahlungserinnerung schreiben und Mahnung schreiben.

Muster: eine vollständige Rechnung

Max Beispiel — Webdesign
Musterweg 12, 50667 Köln
USt-IdNr.: DE123456789

Bäckerei Sonnenschein GmbH
Hauptstraße 8, 50667 Köln

Rechnung Nr. 2026-0042
Rechnungsdatum: 19.08.2026
Leistungszeitraum: 01.08.–15.08.2026

Pos. 1 — Neugestaltung der Startseite, 12 Std. à 90,00 € — 1.080,00 €
Pos. 2 — Einrichtung Kontaktformular, pauschal — 240,00 €

Zwischensumme (netto): 1.320,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 250,80 €
Rechnungsbetrag: 1.570,80 €

Zahlbar ohne Abzug bis zum 02.09.2026 auf das Konto DE00 0000 0000 0000 0000 00, Verwendungszweck: 2026-0042. Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Prüfe das Muster gegen die Liste oben: alle acht Pflichtangaben sind enthalten. Ersetzt du die USt-IdNr. durch deine Steuernummer, bleibt die Rechnung genauso gültig.

Kleinunternehmer und E-Rechnung: die zwei großen Abzweige

Dieser Artikel beschreibt den Regelfall mit Umsatzsteuer. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, rechnet ohne Steuerausweis ab und braucht stattdessen einen Befreiungshinweis — die eigene Anleitung dafür: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Bei nicht ausgenommenen inländischen B2B-Umsätzen löst die strukturierte E-Rechnung nach den Übergangsfristen die sonstige Rechnung ab; empfangen können musst du sie als inländischer Unternehmer schon heute. Wie du eine erstellst, zeigt E-Rechnung erstellen, die Fristen im Detail stehen unter E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028.

Rechnung schreiben ohne Handarbeit

Für die einzelne Rechnung zwischendurch reicht das kostenlose Tool: Rechnung direkt im Browser schreiben und drucken — ohne Anmeldung. Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du alternativ von einem Muster starten. Wer regelmäßig abrechnet, fährt mit einem Konto besser: InvoiceFlow vergibt Rechnungsnummern automatisch und kollisionsfrei, rechnet Netto, Steuer und Brutto je Steuersatz korrekt, setzt einen Zahlungs-QR-Code (GiroCode) auf die Rechnung. Bei unterstützten finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow beim Versand das ZUGFeRD-XML; fehlen Angaben, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Das ist auch im kostenlosen Tarif mit 3 Rechnungen pro Monat enthalten. Automatische Zahlungserinnerungen und der Steuer-Export kommen dazu (ab Pro). Kostenlos registrieren oder erst die Preise ansehen.

Häufige Fragen