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Kleinbetragsrechnung: Was bis 250 Euro wirklich auf den Beleg muss

Für kleine Beträge hat der Gesetzgeber eine Abkürzung eingebaut: Bis 250 Euro brutto genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie ist der Grund, warum ein Tankbeleg oder eine Restaurantquittung als Rechnung durchgeht — und sie spart dir bei Kleinaufträgen echte Tipparbeit.

Die Grenze: 250 Euro brutto

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Bei 19 Prozent entspricht das rund 210 Euro netto. Wichtig: Es zählt die Rechnung als Ganzes, nicht die einzelne Position. Drei Posten à 100 Euro ergeben 300 Euro — und damit eine ganz normale Rechnung mit allen Pflichtangaben.

Was drauf muss — und was du weglassen darfst

Erforderlich sind nur vier Angaben:

dein vollständiger Name und deine Anschrift
das Ausstellungsdatum
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, plus der Steuersatz

Weglassen darfst du dagegen:

Name und Anschrift des Kunden
deine Steuernummer oder USt-IdNr.
die fortlaufende Rechnungsnummer
den Leistungszeitpunkt
den getrennt ausgewiesenen Steuerbetrag

Muster

[Dein Name / Firma]
[Straße, PLZ Ort]

Datum: [TT.MM.JJJJ]

1x [Leistung]                             [80,00 €]
2x [Leistung]                             [60,00 €]

Gesamtbetrag (inkl. 19 % USt.):          [140,00 €]

Als Kleinunternehmer ersetzt du „inkl. 19 % USt.“ durch den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wann du besser doch die volle Rechnung schreibst

Die Vereinfachung ist ein Dürfen, kein Müssen. Zwei Gründe sprechen oft dagegen: Erstens will dein Geschäftskunde die Rechnung meist mit seinem Namen im Adressfeld — ohne ihn ist sie zwar gültig, wird in der Buchhaltung aber gern reklamiert. Zweitens verlierst du die Rechnungsnummer als Ordnungsmerkmal: Ohne sie kannst du einen Zahlungseingang nicht mehr eindeutig zuordnen.

Wer ohnehin ein Programm nutzt, spart mit der Kleinbetragsrechnung nichts — dort sind die Felder in zwei Sekunden gefüllt. Praktisch ist sie vor allem beim handschriftlichen Beleg vor Ort.

Häufige Fragen

Wo genau liegt die 250-Euro-Grenze?

Bei 250 Euro BRUTTO, also inklusive Umsatzsteuer (§ 33 UStDV). Eine Rechnung über 210 Euro netto plus 19 Prozent liegt bei 249,90 Euro und ist noch eine Kleinbetragsrechnung; 211 Euro netto sind es nicht mehr. Entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der einzelne Posten.

Welche Angaben darf ich bei einer Kleinbetragsrechnung weglassen?

Den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers, deine Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr., die fortlaufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Leistung sowie den getrennt ausgewiesenen Steuerbetrag. Das ist der Grund, warum ein Kassenbon als Rechnung taugt.

Was muss trotzdem drauf?

Vier Dinge: dein vollständiger Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung sowie das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe zusammen mit dem anzuwendenden Steuersatz. Bei Steuerbefreiung tritt an die Stelle des Steuersatzes ein Hinweis auf die Befreiung.

Darf mein Kunde daraus Vorsteuer ziehen?

Ja, genau dafür gibt es die Vereinfachung. Der Kunde rechnet die Steuer aus dem Bruttobetrag heraus. Voraussetzung ist, dass der Steuersatz auf dem Beleg steht — fehlt er, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Gilt die Vereinfachung auch für Kleinunternehmer?

Ja, aber sie bringt wenig: Als Kleinunternehmer weist du ohnehin keine Umsatzsteuer aus. Statt des Steuersatzes gehört der Hinweis auf § 19 UStG auf den Beleg. Mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Wo gilt die 250-Euro-Regel nicht?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei Leistungen mit Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge) und beim Versandhandel mit Besteuerung im Bestimmungsland. Dort brauchst du auch unterhalb von 250 Euro die vollständigen Pflichtangaben.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.