InvoiceFlow
Kostenlose Rechnungsvorlage für Word, Excel und PDF
Eine Rechnung ist kein Gestaltungsprojekt, sondern eine Liste von Pflichtangaben. Fehlt eine davon, darf dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen — und ruft an, statt zu zahlen. Lade die Vorlage als Word-, Excel- oder PDF-Datei herunter oder kopiere den vollständigen Text direkt. Dazu kommen Varianten für Kleinunternehmer und Privatkunden sowie eine kurze Checkliste vor dem Versand.
Rechnungsvorlage kostenlos herunterladen
Word eignet sich für freie Gestaltung, Excel berechnet die Summen im Muster, und das PDF ist die druckfertige Ansicht. Speichere die fertige Rechnung anschließend unveränderbar und vergib jede Rechnungsnummer nur einmal.
Kostenlos, ohne Anmeldung. Vor dem Versand alle Platzhalter und Pflichtangaben prüfen.
Die Vorlage zum Kopieren
Ersetze die eckigen Klammern durch deine Angaben. Die Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben — vorhanden sein muss aber jede Zeile.
[Dein Name / Firma]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
Steuernummer: [12/345/67890] (oder USt-IdNr.: DE123456789)
[Name des Kunden]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
RECHNUNG
Rechnungsnummer: 2026-0001
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ oder Zeitraum]
Pos. Beschreibung Menge Einzelpreis Gesamt
1 [Leistung] [1] [100,00 €] [100,00 €]
2 [Leistung] [2] [50,00 €] [100,00 €]
Nettobetrag: [200,00 €]
19 % USt.: [38,00 €]
Gesamtbetrag: [238,00 €]
Zahlbar ohne Abzug bis [TT.MM.JJJJ] auf folgendes Konto:
[Kontoinhaber] · IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00] · [Bank]
Verwendungszweck: 2026-0001Variante für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer lässt du den kompletten Steuerblock weg — keine Prozentzahl, kein Steuerbetrag, kein getrennter Bruttobetrag. Stattdessen ersetzt du ihn durch:
Gesamtbetrag: [200,00 €] Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Dein steuerliches Identifikationsmerkmal gehört weiterhin auf die Rechnung. Seit 2025 nennt § 34a UStDV für Kleinunternehmer einen reduzierten Mindestkatalog; Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Zahlungsziel bleiben in dieser Vorlage als freiwillig sinnvolle Angaben stehen. Alles Weitere erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben als Kleinunternehmer und in der Übersicht zur Kleinunternehmerregelung.
Variante für Privatkunden
An Privatpersonen darfst du dauerhaft ein PDF oder Papier schicken; die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur Geschäftskunden. Zwei Besonderheiten gibt es trotzdem: Bei Leistungen an einem Grundstück — Handwerk, Garten, Reinigung — musst du innerhalb von sechs Monaten abrechnen und den Kunden darauf hinweisen, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Der passende Satz lautet: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“ Details im Ratgeber Privatrechnung schreiben.
Checkliste vor dem Versand
- Rechnungsnummer vergeben — einmalig und fortlaufend?
- Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden?
- Leistungsdatum genannt, nicht nur das Rechnungsdatum?
- Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen (außer § 19)?
- Zahlungsziel und vollständige Bankverbindung angegeben?
- Bei Grundstücksleistungen an Private: Aufbewahrungshinweis ergänzt?
Wann eine Vorlage nicht mehr reicht
Solange du zwei, drei Rechnungen im Monat schreibst, ist eine Vorlage völlig in Ordnung. Ab einer Handvoll fangen die typischen Probleme an: Du musst die fortlaufende Nummer selbst nachhalten, du siehst nicht mehr, welche Rechnung offen ist, und du musst die fertigen Dokumente nach GoBD unveränderbar archivieren — eine überschriebene Datei erfüllt das nicht. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungen aufbewahren nach GoBD. Für Belege bis 250 € gelten vereinfachte Angaben; die kompakte Übersicht steht im Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung.
Wenn du es ohne Datei-Gefummel probieren willst: Mit unserem kostenlosen Rechnungs-Generator füllst du dieselben Felder im Browser aus und bekommst ein fertiges PDF — ohne Anmeldung. Und wer regelmäßig abrechnet, lässt Nummernkreis, Zahlungsstand und Archivierung von InvoiceFlow übernehmen: bis zu drei Rechnungen im Monat dauerhaft kostenlos.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnungsvorlage aus Word oder Excel rechtlich zulässig?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Format vor, sondern nur den Inhalt: Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG tragen. Ob sie aus Word, Excel oder einem Rechnungsprogramm kommt, ist egal. Zwei Fallstricke hat die Datei-Variante trotzdem: Du musst die fortlaufende Rechnungsnummer selbst im Blick behalten, und du musst das fertige Dokument nach GoBD unveränderbar aufbewahren — eine überschriebene Word-Datei erfüllt das nicht.
Welche Angaben müssen zwingend auf jeder Rechnung stehen?
Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Netto-Entgelt, der Steuersatz mit Steuerbetrag und der Bruttobetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben.
Was ändert sich bei der Vorlage als Kleinunternehmer?
Du weist keine Umsatzsteuer aus — keine Prozentangabe und keinen Steuerbetrag. Stattdessen gehören der Gesamtbetrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG in die Rechnung. Seit 2025 gilt dafür der reduzierte Mindestkatalog aus § 34a UStDV; eine eindeutige Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und Zahlungsangaben bleiben freiwillig sinnvoll. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, kannst du sie dem Finanzamt trotzdem schulden.
Brauche ich für Privatkunden eine andere Vorlage?
Inhaltlich fast dieselbe. Gegenüber Privatpersonen gilt die E-Rechnungs-Pflicht nicht, ein PDF oder Papier genügt also dauerhaft. Bei Leistungen rund um ein Grundstück — Handwerk, Garten, Reinigung — musst du zusätzlich auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen und die Rechnung innerhalb von sechs Monaten stellen.
Wie bekomme ich fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken hin?
Mit einem festen Schema und einer Liste, in der du jede vergebene Nummer sofort einträgst — zum Beispiel 2026-0001, 2026-0002. Lücken sind kein Weltuntergang, wecken bei einer Prüfung aber Nachfragen; doppelte Nummern sind der ernstere Fehler. Sobald mehrere Rechnungen im Monat zusammenkommen, ist das der Punkt, an dem eine Vorlage anfängt zu nerven und ein Programm die Nummer selbst vergibt.
Muss ich die Rechnung unterschreiben?
Nein. Eine Unterschrift ist bei Rechnungen nicht vorgeschrieben, weder handschriftlich noch digital. Sie schadet auch nicht — verpflichtend ist sie aber nur bei bestimmten Sonderfällen wie Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn die Beteiligten es so vereinbart haben.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.