Mahnung schreiben: Fristen, Zinsen und zwei Vorlagen

Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung

Das BGB kennt weder die „Zahlungserinnerung“ noch eine Nummerierung der Mahnungen. Es kennt nur die Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB): eine eindeutige, bestimmte Aufforderung, die fällige Zahlung jetzt zu leisten. Wie du das Schreiben überschreibst, ist rechtlich egal — auch eine als „Erinnerung“ betitelte Nachricht löst Verzug aus, wenn sie nach der Fälligkeit kommt und klar zur Zahlung auffordert.

Die Dreier-Staffel ist also reine Übung aus der Buchhaltung, kein Gesetz. Du musst nicht dreimal mahnen, bevor du zum Gericht gehst — eine Mahnung reicht, und in den Fällen weiter unten brauchst du nicht einmal die. Sinnvoll ist die Staffelung trotzdem, weil sie den Ton sauber steigert: Erinnerung (freundlich, ohne Kosten), erste Mahnung (mit neuer Frist und Zinsen), letzte Mahnung (mit angekündigtem gerichtlichem Mahnverfahren). Wer sofort mit Anwalt droht, verliert Stammkunden, die schlicht ein volles Postfach hatten.

Wann dein Kunde wirklich in Verzug ist

Der Verzug ist der Hebel: Erst ab diesem Zeitpunkt gibt es Zinsen, Pauschale und Erstattung deiner Kosten. Drei Wege führen dorthin.

1. Deine Mahnung. Sie wirkt ab Zugang, aber nur, wenn die Rechnung zu diesem Zeitpunkt schon fällig war. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist wirkungslos.

2. Ein vereinbarter Termin. Ist ein Zahlungstag nach dem Kalender vereinbart, tritt der Verzug mit dessen Ablauf automatisch ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB) — ganz ohne Mahnung. Wichtig: vereinbart, nicht bloß einseitig auf die Rechnung geschrieben. Wer solche Fristen sicher haben will, nimmt sie ins Angebot oder in den Auftrag auf.

3. Die 30-Tage-Regel. Spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung kommt der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen hast. Ein Satz im Fußtext genügt: „Diese Rechnung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang zu zahlen. Danach geraten Sie auch ohne Mahnung in Verzug.“ Dieser eine Satz spart dir später ein ganzes Schreiben.

Keinen Verzug gibt es, wenn den Kunden kein Verschulden trifft (§ 286 Abs. 4 BGB) — etwa weil die Rechnung nachweislich nie ankam. Auch deshalb: Versand dokumentieren.

Vorlage: 1. Mahnung

Betreff: 1. Mahnung — Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag [Name],

trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] konnte ich bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [Datum, 7–10 Tage] auf das unten genannte Konto. Ab Verzugsbeginn berechne ich Verzugszinsen nach § 288 BGB.

Falls es einen Grund für die Verzögerung gibt oder Sie etwas an der Rechnung beanstanden, melden Sie sich bitte kurz — wir finden dann sicher eine Lösung.

Viele Grüße
[Dein Name]

Nenne immer Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und ein konkretes Kalenderdatum. „Umgehend“ ist keine Frist, die du später vorzeigen kannst.

Zinsen, 40 Euro und was Mahngebühren wirklich sind

Verzugszinsen (§ 288 BGB): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher am Geschäft beteiligt ist; 9 Prozentpunkte bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist. Der Basiszinssatz nach § 247 BGB wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst und von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht — schau den Tageswert dort nach, statt eine Zahl zu raten. Gerechnet wird taggenau: Betrag × Zinssatz ÷ 365 × Verzugstage.

Die 40-Euro-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB): Sie steht dir nur zu, wenn dein Schuldner kein Verbraucher ist — also im Geschäft mit Firmen, Vereinen oder anderen Selbstständigen. Du musst keinen Aufwand nachweisen. Aber: Sie wird auf einen später geltend gemachten Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Rechtsverfolgungskosten besteht (typischerweise Anwaltskosten). Sie kommt also nicht obendrauf.

Mahngebühren: Ersetzt wird nur dein tatsächlicher Schaden — Porto, Papier, Kopien. Deine eigene Arbeitszeit für das Schreiben gehört nicht dazu. Eine frei erfundene „Mahngebühr“ von 15 Euro ist damit angreifbar; ein paar Euro Porto für ein Einschreiben sind es nicht. Bei Privatkunden bleibt es dabei: Zinsen und echte Auslagen, keine Pauschale.

Vorlage: Letzte Mahnung vor gerichtlichem Mahnverfahren

Betreff: Letzte Mahnung — Rechnung [Nummer], Frist bis [Datum]

Guten Tag [Name],

auf meine Rechnung [Nummer] vom [Datum] und meine Mahnung vom [Datum] habe ich bis heute weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung erhalten. Offen sind:

Rechnungsbetrag: [Betrag]
Verzugszinsen seit [Datum]: [Betrag]
Auslagen (Porto): [Betrag]
Gesamtbetrag: [Summe]

Ich fordere Sie hiermit letztmalig auf, den Gesamtbetrag bis zum [Datum, 7–10 Tage] auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingegangen sein, werde ich ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die dadurch entstehenden Kosten haben Sie dann zusätzlich zu tragen.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Kündige nur an, was du auch durchziehst. Eine dritte, vierte und fünfte „letzte Mahnung“ ist das deutlichste Signal an säumige Kunden, dass nichts passiert.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Es ist der günstigste und schnellste Weg zu einem vollstreckbaren Titel und für unbestrittene Forderungen gedacht — kein Anwalt nötig. Den Antrag stellst du online über das gemeinsame Mahnportal der Justiz; zuständig ist in der Regel das zentrale Mahngericht für deinen Wohn- oder Geschäftssitz. Du musst deine Forderung dabei nicht belegen; das Gericht prüft nur die Formalien, nicht die Berechtigung.

Die Kosten sind eine halbe Gerichtsgebühr nach der Höhe der Forderung plus Zustellungsauslagen. Du zahlst vor, kannst den Betrag aber im Antrag als Nebenforderung mitgeltend machen — bei berechtigter Forderung trägt ihn am Ende der Schuldner, sofern bei ihm etwas zu holen ist.

Nach der Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Tut er das, geht die Sache ins normale Streitverfahren über — dann wird es teurer, und spätestens hier ist anwaltlicher Rat sinnvoll. Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Der ist ein echter Vollstreckungstitel: Damit kann ein Gerichtsvollzieher tätig werden oder das Konto gepfändet werden. Rechtskräftig festgestellte Ansprüche verjähren zudem erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB) — du kannst also auch dann noch vollstrecken, wenn beim Schuldner heute nichts zu holen ist.

Verjährung: die stille Frist zum Jahresende

Forderungen aus deiner Arbeit verjähren in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt aber nicht am Rechnungstag, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Rechnung vom März 2026 verjährt also erst am 31.12.2029 — aber dann auch endgültig.

Der teuerste Irrtum: Mahnungen hemmen die Verjährung nicht. Egal wie oft du schreibst, die Uhr läuft weiter. Gehemmt wird sie unter anderem durch die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB); erkennt der Kunde die Schuld an, etwa durch eine Abschlagszahlung, beginnt sie sogar neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Wer im Dezember noch offene Posten aus dem dritten Jahr hat, sollte deshalb nicht bis Januar warten.

Damit es gar nicht so weit kommt

Die meisten Mahnungen entstehen nicht aus Zahlungsunwilligkeit, sondern weil niemand den Überblick hat. In InvoiceFlow werden überfällige Rechnungen automatisch als solche markiert, offene Teilzahlungen mitgerechnet, und der Zahlungs-QR-Code (GiroCode) steht in allen Tarifen auf der Rechnung, sobald deine IBAN hinterlegt ist — Kunde scannt, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Ab dem Pro-Tarif verschickt die App Zahlungserinnerungen automatisch oder auf Klick, mit dem offenen Restbetrag und der Rechnung im Anhang; die Textbausteine dafür passt du im Vorlagen-Editor an deinen Ton an. Kostenlos starten und den ersten Beleg in ein paar Minuten rausschicken.

Weiterlesen: Zahlungserinnerung schreiben — der freundliche Schritt davor, Rechnung schreiben als Kleinunternehmer und Angebot schreiben: Aufbau und Bindefrist. Wer klare Angebote schreibt, hat später weniger zu mahnen.

Häufige Fragen