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Abschlagsrechnung schreiben: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung
Wer ein Bad saniert, eine Website über drei Monate baut oder eine Halle streicht, kann nicht bis zur Abnahme auf sein Geld warten: Material und Löhne laufen ab Tag eins. Abschlagsrechnungen lösen das — sie holen das Geld während des Projekts herein. Die eigentliche Falle lauert aber am Ende: In der Schlussrechnung musst du die erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen absetzen, sonst schuldest du dem Finanzamt Steuer doppelt.
Abschlag, Anzahlung, Teilrechnung, Schlussrechnung
Vier Begriffe, die im Alltag durcheinandergehen — steuerlich und rechtlich meinen sie Verschiedenes:
Anzahlungsrechnung: Geld vor der Leistung, etwa 30 % bei Auftragserteilung. Es gibt noch keinen Leistungsstand, nur die Vereinbarung.
Abschlagsrechnung: Geld für bereits erbrachte Teile der Leistung — vorläufig abgerechnet nach Baufortschritt oder Projektstand. Endgültig wird erst die Schlussrechnung; dort werden alle Abschläge verrechnet.
Teilrechnung (Teilschlussrechnung): Die endgültige Abrechnung einer abgeschlossenen, wirtschaftlich abgrenzbaren Teilleistung — etwa das fertig übergebene Erdgeschoss. Sie steht für sich und wird in der Schlussrechnung nicht mehr abgesetzt. Voraussetzung ist, dass die Teilleistung als solche vereinbart und gesondert abgenommen wurde.
Schlussrechnung: Die Gesamtabrechnung des Auftrags. Sie weist die komplette Leistung aus, setzt die vereinnahmten Abschläge samt Umsatzsteuer offen ab und nennt den verbleibenden Restbetrag.
Für Anzahlung und Abschlag gelten dieselben Umsatzsteuer-Regeln (dazu gleich). Der Unterschied zur Teilrechnung ist dagegen entscheidend: Was endgültig abgerechnet ist, gehört nicht mehr in die Schlussrechnung.
Wann du Abschläge verlangen darfst: § 632a BGB und § 16 VOB/B
Ohne besondere Vereinbarung gilt das BGB. Beim Werkvertrag kannst du nach § 632a Abs. 1 BGB Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der von dir erbrachten und vertragsgemäß geschuldeten Leistungen verlangen — also für das, was wirklich fertig ist, nicht für den geplanten Endstand. Ist eine Leistung mangelhaft, darf der Besteller einen angemessenen Teil einbehalten. Beim Verbraucherbauvertrag deckelt § 650m Abs. 1 BGB die Summe aller Abschläge auf 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung.
Ist die VOB/B vereinbart (sie gilt nie automatisch, sondern nur, wenn sie in den Vertrag einbezogen wurde), regelt § 16 VOB/B die Zahlungen: Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen zu gewähren, in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen — der Nachweis läuft über eine prüfbare Aufstellung (Aufmaß, Leistungsstand). Fällig ist der Abschlag binnen 21 Kalendertagen nach Zugang dieser Aufstellung. Die Schlusszahlung ist nach § 16 Abs. 3 VOB/B spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig; nur wenn es ausdrücklich vereinbart wurde, verlängert sich die Frist auf 60 Tage.
Praktisch heißt das: Vereinbare den Zahlungsplan im Angebot — etwa „30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Rohinstallation, Rest nach Abnahme“. Dann streitet später niemand darüber, ob ein Abschlag schon verlangt werden durfte.
Umsatzsteuer: Es zählt die Zahlung, nicht die Rechnung
Normalerweise entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung. Bei An- und Abschlagszahlungen gilt eine Sonderregel: Wird das Entgelt ganz oder teilweise vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingegangen ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das gilt auch für Soll-Versteuerer.
Konkret: Geht die Abschlagszahlung am 12. Juni ein, gehört die darin enthaltene Umsatzsteuer in die Voranmeldung für Juni — unabhängig davon, wann du die Rechnung geschrieben hast und wann das Projekt endet. Eine gestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsrechnung löst dagegen noch keine Steuer aus.
Auch die Abschlagsrechnung selbst ist eine vollwertige Rechnung: alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, eigene fortlaufende Rechnungsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag auf den Abschlag. Was in jede Rechnung gehört, steht im Detail unter Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Aufbau. Kleinunternehmer nach § 19 UStG betrifft das USt-Thema nicht — sie stellen auch Abschläge steuerfrei, mit dem üblichen Hinweis (mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung).
Vorlage: Abschlagsrechnung Nr. 1
Abschlagsrechnung Nr. 1
Rechnungsnummer: 2026-0045 · Rechnungsdatum: 05.06.2026
Bauvorhaben: Badsanierung EG, Musterweg 3, 40667 Meerbusch
Leistungszeitraum: 12.05.–30.05.2026
Für die bis zum 30.05.2026 erbrachten Leistungen (Rohinstallation Sanitär gemäß Angebot A-2026-0012) berechne ich folgenden Abschlag:
Leistungsstand netto: 10.000,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 1.900,00 €
Abschlagsbetrag: 11.900,00 €
Zahlbar bis zum 19.06.2026 auf das unten genannte Konto.
Hinweis: Dies ist eine Abschlagsrechnung. Die endgültige Abrechnung erfolgt mit der Schlussrechnung; geleistete Abschlagszahlungen werden dort abgesetzt.
Der Hinweis am Ende ist keine Pflicht, erspart dir aber Rückfragen — und er dokumentiert für die Buchhaltung des Kunden, dass die endgültige Abrechnung noch kommt. Nummeriere die Abschläge projektbezogen durch (Nr. 1, Nr. 2, …), aber gib jeder trotzdem eine eigene Rechnungsnummer aus deinem normalen Nummernkreis.
Die Schlussrechnung: Abschläge offen absetzen
Hier entscheidet sich, ob das Projekt steuerlich sauber endet. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG schreibt vor: Hast du vor Ausführung der Leistung Teilentgelte vereinnahmt und darüber Rechnungen mit Steuerausweis erteilt, musst du in der Endrechnung diese Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen. Die Schlussrechnung zeigt also die Gesamtleistung, zieht dann jede bezahlte Abschlagsrechnung einzeln ab — jeweils mit Netto und Umsatzsteuer — und endet mit der Restforderung. So sieht der Zahlenteil aus:
Gesamtleistung laut Aufstellung netto: 30.000,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 5.700,00 €
Gesamtbetrag: 35.700,00 €
abzüglich Abschlagsrechnung Nr. 1 (Re.-Nr. 2026-0045, bezahlt am 12.06.2026): netto 10.000,00 € + USt 1.900,00 € = 11.900,00 €
abzüglich Abschlagsrechnung Nr. 2 (Re.-Nr. 2026-0061, bezahlt am 15.07.2026): netto 12.000,00 € + USt 2.280,00 € = 14.280,00 €
Restforderung: netto 8.000,00 € + 19 % USt 1.520,00 € = 9.520,00 €
Abgesetzt werden die vereinnahmten Abschläge — also das, was tatsächlich bezahlt wurde. Eine gestellte, aber unbezahlte Abschlagsrechnung gehört nicht in die Absetzung; sie geht in der Schlussrechnung auf und sollte storniert oder als gegenstandslos gekennzeichnet werden, damit nicht zwei offene Forderungen über dieselbe Leistung existieren.
Warum das so wichtig ist: Setzt du die Abschläge nicht ab, weist die Schlussrechnung 5.700,00 € Umsatzsteuer aus — zusätzlich zu den 4.180,00 €, die schon in den Abschlagsrechnungen stehen. Den zu viel ausgewiesenen Betrag schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG allein deshalb, weil er auf dem Papier steht, und wirst ihn erst mit einer Rechnungsberichtigung wieder los. Die verkürzte Alternative, die die Finanzverwaltung ebenfalls akzeptiert: Die Schlussrechnung weist nur den Restbetrag mit der darauf entfallenden Steuer aus und listet die Abschlagsrechnungen mit ihren Steuerbeträgen daneben auf — Hauptsache, aus dem Beleg geht eindeutig hervor, welche Steuer bereits abgerechnet ist.
Abschläge in der Praxis: Teilzahlungen erfassen, Rest automatisch
In InvoiceFlow schreibst du jede Abschlagsrechnung als normalen Beleg mit eigener fortlaufender Nummer — die Zählung „Abschlagsrechnung Nr. 1“ und der Vorläufigkeits-Hinweis kommen in Positionstext und Notizfeld. Zahlungseingänge hakst du per Bankimport ab: Kontoauszug (CSV oder CAMT) hochladen, InvoiceFlow ordnet die Gutschriften den offenen Rechnungen zu, du bestätigst. Bei kleineren Projekten geht es noch direkter: eine Rechnung über die Gesamtsumme stellen und die Abschläge als Teilzahlungen erfassen — der offene Restbetrag steht dann automatisch im Zahltext, im GiroCode-QR und in der Zahlungserinnerung, die ab dem Pro-Tarif auch automatisch rausgeht. Wie du bei ausbleibenden Abschlägen eskalierst, steht im Ratgeber Mahnung schreiben; was die App fürs Bauhandwerk sonst kann, auf der Seite Rechnungsprogramm für Handwerker. Kostenlos starten — drei Rechnungen im Monat sind frei.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Die Abschlagsrechnung ist vorläufig: Sie rechnet den bisherigen Leistungsstand ab und wird später in der Schlussrechnung verrechnet. Eine Teilrechnung (Teilschlussrechnung) rechnet dagegen eine abgeschlossene, wirtschaftlich abgrenzbare Teilleistung endgültig ab — sie steht für sich und taucht in der Schlussrechnung nicht mehr auf.
Muss ich auf einer Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Ja, wenn du Regelbesteuerer bist: Eine Abschlagsrechnung braucht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, also auch den Steuersatz und den auf den Abschlag entfallenden Steuerbetrag. Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen ihre Abschläge dagegen ohne Umsatzsteuer und mit dem üblichen § 19-Hinweis.
Wann muss ich die Umsatzsteuer aus einer Abschlagszahlung abführen?
Mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld tatsächlich erhalten hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Es zählt die Vereinnahmung, nicht das Rechnungsdatum — eine gestellte, aber unbezahlte Abschlagsrechnung löst noch keine Steuer aus.
Was passiert, wenn ich die Abschläge in der Schlussrechnung nicht absetze?
Dann weist die Schlussrechnung die Umsatzsteuer auf die Gesamtleistung aus, obwohl du einen Teil davon schon mit den Abschlagsrechnungen ausgewiesen hast. Den doppelt ausgewiesenen Mehrbetrag schuldest du dem Finanzamt nach § 14c Abs. 1 UStG — so lange, bis du die Rechnung berichtigst. Ein Betriebsprüfer findet genau das zuverlässig.
Braucht jede Abschlagsrechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Ja. Jede Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und braucht eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Die Zählung „Abschlagsrechnung Nr. 1, Nr. 2 …“ ist nur die projektinterne Reihenfolge und ersetzt die Rechnungsnummer nicht.
Wie hoch darf ein Abschlag sein?
Nach § 632a BGB in Höhe des Wertes der bereits erbrachten und vertragsgemäß geschuldeten Leistungen — also nicht mehr, als tatsächlich fertig ist. Beim Verbraucherbauvertrag dürfen alle Abschläge zusammen zudem 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen (§ 650m Abs. 1 BGB). Abweichende Zahlungspläne kannst du vertraglich vereinbaren.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschlags- und Schlussrechnungen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft unterscheidet nicht zwischen Abschlags- und Schlussrechnung. Für die Darstellung der abgesetzten Abschläge in der Schlussrechnung lässt die Finanzverwaltung übergangsweise eine Anlage zur E-Rechnung zu, weil die strukturierten Formate die Verrechnung noch nicht vollständig abbilden — Details sollte im Zweifel der Steuerberater klären.
Stand: August 2026. Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.