Für Unternehmensberater & Consultants
Rechnungsprogramm für Unternehmensberater & Consultants
Monatliche Retainer laufen automatisch, Angebote werden online angenommen, und für unterstützte, finalisierte Firmenkundenrechnungen mit vollständigen Pflichtdaten steht ZUGFeRD bereit. Du konzentrierst dich auf Mandate, nicht auf Papierkram.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Retainer & Pauschalen automatisch
Monatliche Betreuungspauschale? Als Abo eingerichtet, entsteht der Rechnungsentwurf jeden Monat von selbst — du prüfst und sendest (ab Pro-Tarif).
Angebote mit Online-Annahme
Statt PDF-Ping-Pong: Angebot per Link, Kunde nimmt verbindlich online an, ein Klick macht die Rechnung daraus — inklusive Auftragsbestätigung.
E-Rechnung für Agenturen & Konzerne
Größere Auftraggeber verlangen zunehmend ZUGFeRD/EN 16931. Unterstützte, finalisierte Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten lassen sich als ZUGFeRD ausgeben; normales PDF bleibt möglich.
Auswertung & Steuer-Export
Umsatz nach Monat und Kunde, durchschnittliche Zahlungsdauer, Jahres-Export als CSV+PDFs für den Steuerberater — alles drin (ab Pro-Tarif).
Ein Blick am Morgen — und du weißt, wo du stehst.
Offene Posten, überfällige Rechnungen, Monatsumsatz: Das Dashboard ersetzt die Excel-Buchhaltung. Überfällige Mandate erinnerst du mit einem Klick — höflich, mit Restbetrag und Anhang.
- Wiederkehrende Rechnungen für Retainer & Wartungsverträge (ab Pro)
- Zahlungserinnerung mit einem Klick statt peinlichem Anruf (ab Pro)
- Kontoauszug hochladen — Zahlungen werden automatisch zugeordnet
Zahlen, die dein Steuerberater liebt.
Jahresumsatz, USt.-Summen und alle Belege als Jahres-Export — statt Schuhkarton ein Klick. Und du selbst siehst, welche Kunden pünktlich zahlen und welche Projekte sich lohnen.
Retainer, Tagessatz oder Projektpreis — sauber getrennt abrechnen
Beratungsmandate laufen fast immer in einem von drei Modellen: monatlicher Retainer, Tagessatz nach Aufwand oder Festpreis pro Projekt. Auf der Rechnung solltest du die Modelle nie vermischen, sondern je eine eigene Position mit klarer Beschreibung schreiben — etwa „Betreuungspauschale August 2026“, „6,5 Beratungstage à 1.400 €“ oder „Projektphase 2: Konzeption (Festpreis lt. Angebot A-2026-0031)“. So erkennt der Kunde sofort, was er freigibt, und du vermeidest Rückfragen aus dessen Buchhaltung, die deine Zahlung verzögern.
Pflicht ist dabei der Leistungszeitraum: § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung auf jeder Rechnung, wobei die Angabe des Kalendermonats genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Gerade bei Retainern wird das gern vergessen — „Beratungsleistungen“ ohne Monat ist keine ordnungsgemäße Rechnung und gefährdet beim Kunden den Vorsteuerabzug. Schreibe also immer „Leistungszeitraum: August 2026“ dazu; in InvoiceFlow trägt jede Rechnung dafür ein eigenes Leistungsdatum neben dem Rechnungsdatum.
Für Retainer nimmst du dir die Arbeit einmal: Rechnung anlegen, als Abo einrichten (ab Pro), und der Entwurf für den Folgemonat entsteht automatisch — versendet wird erst nach deinem Klick. Und bevor du den nächsten Tagessatz verhandelst, lohnt ein Blick in unseren Ratgeber Stundensatz berechnen: Wer nur den Angestellten-Bruttolohn durch Arbeitsstunden teilt, vergisst Akquise, Urlaub, Versicherung und unbezahlte Projekttage.
Reisekosten weiterberechnen: eigene Position, aber mit Umsatzsteuer
Bahn, Hotel, Kilometerpauschale — bei Vor-Ort-Terminen üblich und völlig legitim weiterzuberechnen. Sauber ist eine eigene Position unterhalb der Beratungsleistung („Reisekosten Workshop München, 12.–13.08.2026“). Umsatzsteuerlich sind weiterberechnete Reisekosten eine Nebenleistung zur Beratung und teilen deren Steuersatz: Auf die Weiterberechnung gehören regelmäßig 19 % — auch wenn im Bahnticket selbst nur 7 % steckten. Du berechnest also deine Netto-Kosten weiter und schlägst darauf die Umsatzsteuer deiner Hauptleistung auf.
Ein durchlaufender Posten ist das nicht: Der liegt nur vor, wenn du Geld im Namen und für Rechnung deines Kunden vereinnahmst und verauslagst (§ 10 Abs. 1 UStG) — etwa eine Gebühr, deren Schuldner der Kunde selbst ist. Dein eigenes Bahnticket oder Hotelzimmer läuft dagegen auf deinen Namen und ist schlicht Teil deines Entgelts. Praxis-Tipp: Vereinbare die Reisekostenregel schon im Angebot (z. B. „Reisekosten nach Aufwand, Bahn 1. Klasse, Hotel bis 150 €/Nacht“) — wie das Angebot insgesamt sauber aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben.
Beratung für EU-Kunden: Reverse-Charge statt deutscher Umsatzsteuer
Berätst du ein Unternehmen in Wien, Amsterdam oder Paris, liegt der Leistungsort umsatzsteuerlich beim Empfänger (§ 3a Abs. 2 UStG). Die Folge: Deine Rechnung geht ohne deutsche Umsatzsteuer raus, und die Steuerschuld wechselt zum Kunden (Reverse-Charge). Auf die Rechnung gehören dann zwingend die USt-IdNr. beider Parteien und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 und 5 UStG) — exakt diese Formulierung, nicht bloß „steuerfrei“.
Zusätzlich meldest du den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18a UStG). Das gilt übrigens auch für Kleinunternehmer: § 19 UStG befreit nur deine im Inland steuerbaren Umsätze — die B2B-Leistung an den EU-Kunden ist in Deutschland gar nicht steuerbar, und die Melde- und Rechnungspflichten bleiben. In InvoiceFlow setzt du die Position auf 0 % und ergänzt den Reverse-Charge-Hinweis samt USt-IdNr. des Kunden im Notizfeld der Rechnung.
Zahlungsziel, Erinnerung, Verzug: Liquidität planbar machen
Üblich in der Beratung sind 14 Tage Zahlungsziel; bei Konzernkunden werden oft 30 oder 45 Tage verlangt — was du akzeptierst, ist Verhandlungssache und gehört ins Angebot. Ohne Vereinbarung tritt bei Geschäftskunden Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab dann darfst du zwischen Unternehmern Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und die 40-€-Verzugspauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) berechnen.
In der Praxis reicht meist eine freundliche Zahlungserinnerung nach wenigen Tagen — die wenigsten Kunden zahlen aus bösem Willen zu spät. Erst wenn die verpufft, folgt die förmliche Mahnung. InvoiceFlow zeigt überfällige Rechnungen im Dashboard und verschickt Erinnerungen auf Klick — mit offenem Restbetrag und Rechnungs-PDF im Anhang; ab Pro laufen die Erinnerungen für neue Rechnungen auf Wunsch automatisch.
Häufige Fragen von Selbstständigen
Ich schreibe nur 2–3 Rechnungen im Monat — lohnt sich das?
Dafür ist der Starter-Tarif gedacht: dauerhaft kostenlos bis 3 Rechnungen pro Monat, mit allem Wichtigen (Kunden, PDF mit GiroCode, E-Mail-Versand, § 19-Logik). Kein Abo, keine Kreditkarte.
Kann ich meine monatliche Pauschale automatisch abrechnen?
Ja — Rechnung einmal anlegen, als Abo einrichten (monatlich, quartalsweise oder jährlich), und der Entwurf entsteht künftig automatisch. Versendet wird nie ohne dich: Du prüfst und klickst auf Senden.
Mein Kunde ist eine Agentur und will E-Rechnungen — geht das?
Ja: Unterstützte, finalisierte Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten gibt es als ZUGFeRD-E-Rechnung (EN 16931) zum Download — das PDF mit eingebettetem XML. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, kannst du weiterhin das normale PDF senden; die E-Rechnung blockiert den Versand nicht.
Bin ich als Freiberufler mit § 19 richtig aufgehoben?
Ja. Die Kleinunternehmer-Regelung ist ein Schalter: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, mit korrektem Hinweis. Wechselst du später zur Regelbesteuerung, stellst du einfach um.
Muss der Leistungszeitraum auf jede Rechnung?
Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung; die Angabe des Kalendermonats genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei Retainern also z. B. „Leistungszeitraum: August 2026“ — fehlt die Angabe, gefährdet das beim Kunden den Vorsteuerabzug.
Wie berechne ich Reisekosten an den Kunden weiter?
Als eigene Position auf der Rechnung, netto plus Umsatzsteuer deiner Hauptleistung (regelmäßig 19 % — auch beim 7-%-Bahnticket). Ein durchlaufender Posten ohne USt liegt nur vor, wenn du im Namen und für Rechnung des Kunden zahlst; eigene Tickets und Hotels zählen nicht dazu.
Wie stelle ich eine Rechnung an einen Geschäftskunden in der EU?
Ohne deutsche Umsatzsteuer: Bei B2B-Beratung liegt der Leistungsort beim Empfänger (§ 3a Abs. 2 UStG), es gilt Reverse-Charge. Auf die Rechnung gehören beide USt-IdNrn. und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; den Umsatz meldest du in der Zusammenfassenden Meldung (§ 18a UStG).
Ab wann darf ich Verzugszinsen berechnen?
Sobald der Kunde in Verzug ist — nach Mahnung oder bei Geschäftskunden spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB; gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist). Zwischen Unternehmern sind es 9 Prozentpunkte über Basiszins plus 40 € Pauschale (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).
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