Für Coaches, Trainer & Dozenten
Rechnungsprogramm für Coaches: zwischen zwei Sessions erledigt
Monatliche Coaching-Pakete laufen als Abo, Einzelsessions sprichst du einfach ein, und dein Kunde bekommt eine Rechnung, die nach dir aussieht. Ohne Excel, ohne Abendschicht.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Pakete & Retainer als Abo
Monats-Coaching, Gruppenprogramm, Firmen-Retainer: Wiederkehrende Rechnungen entstehen automatisch als Entwurf — pünktlich jeden Monat, du sendest nur noch (ab Pro).
Honorar unterwegs einsprechen
Nach der Session im Auto: „Rechnung an Firma Weber, Führungskräfte-Coaching, 350 Euro“ — der fertige Entwurf wartet in der App (Premium-Tarif).
§ 19 oder Regelbesteuerung — beides sauber
Kleinunternehmer-Schalter für den Start, voller USt.-Ausweis, wenn du wächst. Pflichtangaben und Hinweise sitzen automatisch.
Auswertung & Steuer-Export
Umsatz nach Monaten, offene Posten, Jahres-Export als CSV + PDF-Paket für den Steuerberater — ein Klick statt Zettelwirtschaft (ab Pro).
»Rechnung an Frau Weber, zwei Coaching-Sessions, 300 Euro.«
Die KI erkennt Kunde, Leistung und Preis und legt den fertigen Rechnungsentwurf an — mit sauberer Nummer und allen Pflichtangaben. Du prüfst kurz und sendest. Dein Kunde bekommt ein professionelles PDF und kann die Rechnung online ansehen.
- Fertige Honorar-Rechnung in unter einer Minute
- Kunde sieht die Rechnung online und meldet „Ich habe bezahlt“
- Überfällig? Freundliche Erinnerung mit einem Klick (ab Pro)
Dein Coaching-Business in Zahlen.
Wie läuft das Quartal? Welche Kunden zahlen zuverlässig? Auswertung und Steuer-Export machen aus deinen Rechnungen echte Übersicht — und der Jahresabschluss wird ein Termin, kein Projekt.
Umsatzsteuer im Coaching: meistens 19 %
Coaching ist umsatzsteuerlich eine ganz normale Dienstleistung: Auf dein Honorar gehören in der Regel 19 % Umsatzsteuer. Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG, auf die sich viele Coaches Hoffnung machen, gilt für Bildungsleistungen wie Schulunterricht, Ausbildung, Fortbildung und berufliche Umschulung — und setzt regelmäßig eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde voraus. Klassisches Lebens- oder Business-Coaching fällt normalerweise nicht darunter, weil es nicht auf einen Beruf oder eine Prüfung vorbereitet, sondern individuell begleitet. Wer als Trainer echte berufliche Weiterbildung anbietet (etwa zertifizierte Ausbildungslehrgänge), sollte die Befreiung mit dem Steuerberater prüfen — sie ist kein Wahlrecht: Greift sie, entfällt im Gegenzug auch der Vorsteuerabzug.
Am Anfang führt der einfachere Weg oft über die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr unter 100.000 € bleibt, stellt Rechnungen ganz ohne Umsatzsteuer — mit dem passenden Hinweis auf der Rechnung. In InvoiceFlow ist das ein Schalter: Der § 19-Hinweis sitzt automatisch, und wenn du später zur Regelbesteuerung wechselst, stellst du einfach um. Wie so eine Rechnung konkret aussieht, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Pakete, Programme, Raten: so bleibt die Abrechnung sauber
Coaches verkaufen selten einzelne Stunden. Üblich sind Pakete (Zehnerkarte, 3-Monats-Programm) und Programme mit festem Gesamtpreis. Abrechnungsseitig hast du zwei saubere Wege: entweder eine Rechnung je Session — gut für lose Einzeltermine — oder eine Rechnung über den Gesamtpreis des Pakets. Bei Paketen gehört der Leistungszeitraum auf die Rechnung (Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG), also etwa „Business-Coaching-Programm, März bis Mai 2026“ statt eines einzelnen Datums.
Zahlt dein Klient das Paket in Raten, brauchst du dafür keine drei Einzelrechnungen: Du stellst eine Rechnung über den Gesamtbetrag und erfasst jede eingehende Rate als Teilzahlung. InvoiceFlow weist den offenen Restbetrag dann automatisch im PDF, im GiroCode und in der Zahlungserinnerung aus — und erst wenn die letzte Rate da ist, springt die Rechnung auf „Bezahlt“. Für Firmenkunden lohnt sich davor ein Angebot mit Bindefrist, das der Kunde online annimmt; daraus wird per Klick die Rechnung.
Monatliche Begleitprogramme laufen als Abo
Laufende Begleitung — Retainer mit Führungskräften, Gruppenprogramme, monatliche Mentorings — ist planbarer Umsatz, aber nur, wenn die Rechnung auch jeden Monat rausgeht. Dafür gibt es wiederkehrende Rechnungen (ab Pro): Du richtest Intervall und Startdatum einmal ein, InvoiceFlow legt die Rechnung pünktlich als Entwurf an — versendet wird nie automatisch, du behältst vor jedem Versand die Kontrolle. Der Abrechnungstag bleibt dabei stabil, auch über kurze Monate hinweg.
Genauso wichtig wie das Stellen ist das Nachfassen: Bleibt eine Rechnung offen, erinnert InvoiceFlow deinen Kunden auf Wunsch automatisch — freundlich, mit Rechnungs-PDF und dem tatsächlich noch offenen Betrag (ab Pro). Wie du selbst formulierst, ohne die Kundenbeziehung zu belasten, steht im Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.
Ausfallhonorar, Firmenkunden, Aufbewahrung
Kurzfristige Absagen sind im Coaching Alltag. Ein Ausfallhonorar kannst du aber nur verlangen, wenn es vorher vertraglich vereinbart war — im Coaching-Vertrag oder in deinen AGB, mit einer klaren Stornofrist (üblich sind 24 oder 48 Stunden). Umsatzsteuerlich ist der Fall besonders: Eine Zahlung, die echten Schadensersatz für eine nicht erbrachte Leistung darstellt, ist nicht umsatzsteuerbar — auf ihr liegt also keine Umsatzsteuer. Die Abgrenzung zur (steuerpflichtigen) Vergütung für eine bereitgehaltene Leistung ist allerdings einzelfallabhängig; formuliere die Klausel sorgfältig und kläre die Behandlung im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Arbeitest du für Unternehmen, kommt die E-Rechnung auf dich zu: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen sie empfangen; nach den Übergangsfristen betrifft die Ausstellungspflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Die Fristen und Ausnahmen im Überblick lohnen einen Blick. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD; fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Und weil das Finanzamt auch Jahre später fragen darf: Ausgangsrechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG) — wie das GoBD-konform funktioniert, erklärt der Ratgeber.
Häufige Fragen von Coaches
Ich starte gerade als Coach — brauche ich schon eine Rechnungssoftware?
Gerade am Anfang zahlt sich Ordnung aus: fortlaufende Rechnungsnummern, Pflichtangaben, § 19-Hinweis — Fehler von heute machen die Steuererklärung von morgen teuer. Der Starter-Tarif ist dauerhaft kostenlos (bis 3 Rechnungen pro Monat).
Wie rechne ich monatliche Coaching-Pakete ab?
Einmal als Abo einrichten (Intervall + Startdatum) — InvoiceFlow legt die Rechnung dann jeden Monat automatisch als Entwurf an. Du prüfst und sendest; versehentlicher Doppelversand ist ausgeschlossen.
Meine Firmenkunden wollen E-Rechnungen — geht das?
Ja: Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow auf Wunsch ZUGFeRD nach EN 16931. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, kannst du weiterhin das normale PDF senden; der Versand wird nicht blockiert. Nach den Übergangsfristen betrifft die gesetzliche Pflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze.
Muss ich als Coach Umsatzsteuer auf meine Rechnungen ausweisen?
In der Regel ja: Coaching wird mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Ausnahmen sind die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (bis 25.000 € Vorjahresumsatz — dann ganz ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf der Rechnung) und die seltene Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG für bescheinigte Bildungsleistungen.
Ist Coaching nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei?
Meistens nicht. Die Befreiung zielt auf Schulunterricht, Aus- und Fortbildung sowie berufliche Umschulung und setzt regelmäßig eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde voraus. Individuelles Lebens- oder Business-Coaching erfüllt diese Voraussetzungen normalerweise nicht — im Zweifel mit dem Steuerberater klären, statt die Steuer einfach wegzulassen.
Kann ich ein Ausfallhonorar berechnen, wenn ein Klient kurzfristig absagt?
Nur, wenn du es vorher vertraglich vereinbart hast — etwa im Coaching-Vertrag mit einer Stornofrist von 24 oder 48 Stunden. Umsatzsteuerlich gilt: Echter Schadensersatz für eine nicht erbrachte Leistung ist nicht umsatzsteuerbar; die Abgrenzung ist aber einzelfallabhängig, deshalb Klausel und steuerliche Behandlung sauber abstimmen.
Wie biete ich Ratenzahlung für ein Coaching-Paket an?
Eine Rechnung über den Gesamtbetrag stellen und jede Rate als Teilzahlung erfassen. InvoiceFlow zeigt den offenen Restbetrag automatisch im PDF, im GiroCode und in der Erinnerung — auf „Bezahlt“ springt die Rechnung erst mit der letzten Rate.
Was kostet das?
Starter ist dauerhaft kostenlos (bis 3 Rechnungen/Monat). Pro (9 €/Monat oder 90 €/Jahr) bringt unbegrenzte Rechnungen, Abos und Auswertung; Premium (19 €/Monat) zusätzlich die Sprachrechnung. 14 Tage kostenlos testbar, jederzeit kündbar.
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