InvoiceFlow
Stundensatz berechnen: Formel, Beispiel und typische Fehler
Die meisten Selbstständigen kalkulieren ihren ersten Stundensatz so: letztes Angestellten-Brutto durch 160 Monatsstunden. Bei 4.000 Euro brutto landen sie bei 25 Euro — und wundern sich nach einem Jahr, warum trotz voller Auslastung nichts übrig bleibt. Die Rechnung übersieht, dass du jetzt Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einer Person bist und nur einen Teil deiner Zeit überhaupt verkaufen kannst. Hier ist die Rechnung, die aufgeht.
Die Formel
Stundensatz = (Zielgehalt + Sozialabgaben und Vorsorge + Betriebskosten + Rücklagen) ÷ fakturierbare Stunden
Alle vier Posten sind Jahreswerte, alles netto — die Umsatzsteuer kommt erst auf der Rechnung dazu und gehört nie in die Kalkulation. Das Ergebnis ist dein Mindestsatz zur Kostendeckung; für Gewinn, Auftragslücken und Risiko gehören am Ende noch 10 bis 20 Prozent obendrauf.
Fakturierbare Stunden: die unterschätzte Größe
Ein Jahr hat 365 Tage. Zieh Wochenenden (104), Feiertage (je nach Bundesland etwa 10), Urlaub (25) und einen Puffer für Krankheit (10) ab — übrig bleiben rund 220 Arbeitstage, bei 8 Stunden also etwa 1.760 Arbeitsstunden.
Verkaufen kannst du davon nur einen Teil. Akquise, Angebote schreiben, Buchhaltung, E-Mails, Weiterbildung und Leerlauf zwischen zwei Projekten bezahlt dir niemand. Je nach Geschäftsmodell sind 50 bis 70 Prozent fakturierbar — gut ausgelastete Freelancer mit Stammkunden liegen oben, wer viel akquirieren muss, eher unten. Als Rechengröße taugen 900 bis 1.200 Stunden pro Jahr. Wer mit 1.760 kalkuliert, baut sich einen Satz, der nur in einem Jahr ohne einen einzigen unbezahlten Tag funktioniert.
Beispielrechnung: IT-Freelancer, Schritt für Schritt
Ein Entwickler will so dastehen wie vorher als Angestellter mit 60.000 Euro Jahresbrutto. Die Rechnung:
Schritt 1 — Zielgehalt: 60.000 Euro. Darin steckt wie beim Angestellten-Brutto auch die spätere Einkommensteuer — die zahlst du aus diesem Topf.
Schritt 2 — der unsichtbare Arbeitgeberanteil: Beim Angestellten legt der Arbeitgeber auf das Brutto noch rund 20 Prozent für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung drauf. Selbstständig trägst du beide Hälften: also + 12.000 Euro für Krankenversicherung und Altersvorsorge in vergleichbarer Höhe.
Schritt 3 — Betriebskosten: Notebook und Software-Abos, Berufshaftpflicht, Steuerberater, Telefon, Fahrten, anteiliges Arbeitszimmer — hier konservative + 7.200 Euro (600 Euro pro Monat). Mit angemietetem Büro entsprechend mehr.
Schritt 4 — Rücklagen und Weiterbildung: neue Hardware, Konferenzen, Kurse, Puffer für Unvorhergesehenes: + 3.000 Euro.
Schritt 5 — teilen: Zusammen sind das 82.200 Euro. Bei 1.100 fakturierbaren Stunden (rund 63 Prozent von 1.760): 82.200 ÷ 1.100 ≈ 75 Euro pro Stunde — als reine Kostendeckung. Mit 10 bis 20 Prozent Gewinn- und Risikoaufschlag liegt der Angebotssatz bei 82 bis 90 Euro netto, der Tagessatz bei 660 bis 720 Euro.
Dieselbe Mechanik gilt für Handwerk, Beratung oder Pflege von Bestandskunden — nur die Posten ändern sich: Ein Handwerksbetrieb rechnet Material, Fahrzeug und Maschinen ein, eine Beraterin mehr Akquisezeit. Branchenspezifisches steht auf den Seiten für IT-Freelancer und für Berater und Coaches.
Vorlage: dein Kalkulationsgerüst zum Ausfüllen
Zielgehalt pro Jahr (vergleichbares Angestellten-Brutto): ______ €
+ Kranken-/Pflegeversicherung und Altersvorsorge (Arbeitgeberanteil, ca. 20 %): ______ €
+ Betriebskosten (Software, Versicherungen, Steuerberater, Arbeitsmittel): ______ €
+ Rücklagen und Weiterbildung: ______ €
= Jahresbedarf: ______ €
Arbeitstage (ca. 220) × 8 h = ______ h
× fakturierbarer Anteil (50–70 %) = ______ h
Jahresbedarf ÷ fakturierbare Stunden = ______ €/h (Kostendeckung)
+ 10–20 % Gewinn und Risiko = ______ €/h netto — dein Angebotssatz
Die vier teuersten Fehler
1. Angestellten-Brutto ÷ 160. Diese Rechnung unterschlägt Arbeitgeberanteile, Betriebskosten und alle unbezahlten Stunden. Faustregel aus dem Beispiel oben: Der Stundensatz liegt schnell beim Zwei- bis Dreifachen dessen, was die naive Division ergibt.
2. Urlaub, Krankheit und Akquise vergessen. Wer 1.760 Stunden in den Nenner schreibt, subventioniert jede Woche Urlaub und jeden Akquisetag aus eigener Tasche. Die unbezahlte Zeit muss im Satz der bezahlten stecken.
3. Umsatzsteuer als Einnahme verbuchen. Die 19 Prozent auf deiner Rechnung gehören dem Finanzamt. Wer sie ausgibt, erlebt die Umsatzsteuer-Voranmeldung als Liquiditätsschock. Am einfachsten: ein separates Unterkonto, auf das die Steuer jedes Zahlungseingangs sofort wandert — dazu Rücklagen für die Einkommensteuer-Vorauszahlungen.
4. Den Satz nie wieder anfassen. Kosten, Versicherungen und dein Marktwert steigen — ein 2022 kalkulierter Satz ist 2026 real weniger wert. Einmal im Jahr nachrechnen, zum Jahreswechsel anpassen.
Brutto oder netto: wie du den Satz kommunizierst
Im B2B denkst und nennst du Preise netto. Dein Geschäftskunde holt sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurück; „90 Euro zzgl. USt.“ ist für ihn die relevante Zahl. Gegenüber Privatkunden gilt das Gegenteil: Verbraucher vergleichen Endpreise, und die Preisangabenverordnung verlangt ihnen gegenüber die Angabe des Gesamtpreises inklusive Umsatzsteuer. Aus 90 Euro netto werden dann 107,10 Euro — diesen Betrag musst du nennen, sonst wirkt die Rechnung später wie eine versteckte Preiserhöhung. Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben es einfacher: ohne Umsatzsteuer ist netto gleich brutto.
Wann Pauschalpreise besser sind
Der Stundensatz bestraft ausgerechnet Erfahrung: Je schneller du wirst, desto weniger verdienst du am selben Ergebnis. Bei klar umrissenen Leistungen mit verlässlichen Erfahrungswerten — Logo-Paket, Website-Relaunch, Inspektion, Monats-Buchhaltung — lohnt deshalb ein Pauschalpreis: Der Kunde bekommt Planbarkeit, dein Effizienzgewinn bleibt bei dir. Kalkuliere die Pauschale intern trotzdem über den Stundensatz (geschätzte Stunden × Satz plus Puffer) und rechne nach Projektende nach, ob der effektive Stundenlohn gehalten hat. Bei offenem Umfang, laufender Betreuung oder Kunden, die gern „noch eine Kleinigkeit“ anhängen, bleibt die Abrechnung nach Stunden die sichere Wahl.
Vom Satz zur bezahlten Rechnung
Der beste Stundensatz nützt nichts, wenn die Rechnung dazu unsauber ist. Wie ein korrekter Beleg aufgebaut ist — Pflichtangaben, Nummer, Steuerausweis — steht im Ratgeber Rechnung schreiben. Mit InvoiceFlow legst du deinen Satz einmal im Leistungskatalog ab und stellst Stunden dann in Minuten in Rechnung — inklusive E-Rechnung und Zahlungs-QR-Code in jedem Tarif, bis 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos: kostenlos Rechnung schreiben oder direkt Konto anlegen.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden kann ich pro Jahr realistisch abrechnen?
Deutlich weniger, als im Kalender steht. Nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und Krankheit bleiben rund 220 Arbeitstage, also etwa 1.760 Arbeitsstunden. Davon sind erfahrungsgemäß nur 50 bis 70 Prozent fakturierbar — der Rest geht in Akquise, Angebote, Buchhaltung und Weiterbildung. Realistisch sind also 900 bis 1.200 abrechenbare Stunden pro Jahr.
Muss ich auf meinen Stundensatz noch Umsatzsteuer aufschlagen?
Ja, in der Regel 19 Prozent. Die Umsatzsteuer ist kein Einkommen, sondern ein durchlaufender Posten, den du ans Finanzamt abführst. Kalkuliere deinen Stundensatz deshalb immer netto und schlage die Steuer erst auf der Rechnung auf. Ausnahme: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus.
Stundensatz oder Tagessatz — was ist besser?
In Beratung und IT ist der Tagessatz üblich, meist als Stundensatz mal 8. Er vereinfacht Angebot und Abrechnung bei längeren Einsätzen. Für kurze, kleinteilige Aufträge bleibt der Stundensatz praktischer. Wichtig ist nur: Beide müssen aus derselben Kalkulation kommen — ein Tagessatz, der günstiger ist als 8 einzelne Stunden, verschenkt ohne Grund Geld.
Wie erhöhe ich meinen Stundensatz bei Bestandskunden?
Mit Vorlauf und ohne Rechtfertigungsprosa: zwei bis drei Monate vorher ankündigen, neuen Satz und Stichtag nennen, laufende Angebote zum alten Satz abschließen. Eine Erhöhung von 5 bis 10 Prozent pro Jahr ist in vielen Branchen unauffällig — wer fünf Jahre gar nichts anpasst, braucht dann einen großen Sprung, der Kunden eher abschreckt.
Was mache ich, wenn Kunden den Satz zu hoch finden?
Nicht am Satz drehen, sondern am Umfang: Leistung verkleinern, Paket schnüren oder Priorität verschieben. Wer beim ersten Einwand rabattiert, verhandelt ab dann jede Rechnung. Und rechne gegen: Ein Satz unterhalb deiner Vollkosten ist kein Auftrag, sondern ein bezahlter Verlust — dann ist Ablehnen die wirtschaftlichere Entscheidung.
Gilt die Rechnung auch für Teilzeit-Selbstständige?
Ja, die Formel bleibt gleich — nur die fakturierbaren Stunden schrumpfen. Wer neben dem Job 10 Stunden pro Woche verkauft, kommt auf grob 400 bis 450 fakturierbare Stunden im Jahr. Fixkosten wie Software, Versicherungen oder Buchhaltung verteilen sich dann auf weniger Stunden — Teilzeit-Selbstständige brauchen deshalb tendenziell einen höheren, nicht einen niedrigeren Stundensatz.
Stand: August 2026. Alle Zahlen sind Rechenbeispiele, keine Marktpreise — dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.