Für IT-Freelancer & Entwickler
Rechnungsprogramm für IT-Freelancer und Entwickler
Sprint abgeschlossen, Rechnung raus: Tagessatz oder Stunden mit Ticket-Referenz und Leistungszeitraum, Reverse-Charge für den EU-Kunden, E-Rechnung für den Konzern — und der Wartungsvertrag läuft als Abo, während du am nächsten Release arbeitest.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Stunden & Tagessätze mit Referenz
Positionen wie »Sprint 14, Tickets PROJ-231 bis 245, 32 h à 95 €« — mit Leistungszeitraum, Projektnummer und deinem Satz aus dem Leistungskatalog. Prüfbar für Kunde und Finanzamt.
Reverse-Charge für EU-Kunden
Kunde in Wien oder Amsterdam? Rechnung netto mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und beiden USt-IdNrn. — formal sauber nach § 14a UStG.
E-Rechnung für Konzerne & Agenturen
Große Auftraggeber verlangen im Lieferanten-Onboarding die E-Rechnung. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD (EN 16931); normales PDF bleibt möglich.
Retainer & Wartung als Abo
SLA-Pauschale, Hosting-Betreuung, monatlicher Retainer: Wiederkehrende Rechnungen entstehen zum Termin automatisch als Entwurf — prüfen, senden, fertig (ab Pro).
Eine Rechnung, die durch jede Kreditoren-Prüfung geht.
Konzern-Buchhaltungen prüfen streng: Bestellnummer, Leistungszeitraum, nachvollziehbare Positionen. InvoiceFlow hält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG zusammen, rechnet Netto, Steuer und Brutto sauber und ergänzt bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten auf Wunsch ZUGFeRD.
- Leistungskatalog: Stunden- und Tagessätze einmal anlegen, per Klick einfügen
- Angebot mit Online-Annahme — aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung
- Teilzahlungen und offener Restbetrag automatisch ausgewiesen
Quartalsende ohne Excel-Bastelei.
Umsatz nach Monaten, offene Posten, überfällige Rechnungen — und für die Buchhaltung der DATEV-Buchungsstapel plus Steuer-Export mit allen Beleg-PDFs (ab Pro). Dein Steuerberater importiert, statt abzutippen.
Stundensatz, Tagessatz, Leistungszeitraum: so wird die Rechnung prüfbar
IT-Leistung ist unsichtbar — deine Rechnung macht sie sichtbar. Eine Position »Programmierarbeiten, pauschal« reicht dafür nicht: Das Umsatzsteuerrecht verlangt Umfang und Art der Leistung sowie den Leistungszeitpunkt bzw. -zeitraum (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG), und die Kreditorenbuchhaltung deines Kunden will die Rechnung einem Auftrag zuordnen können. Bewährt hat sich das Muster: Projekt- oder Bestellnummer im Kopf, je Position der Sprint oder das Ticket-Bündel, Menge in Stunden oder Tagen, dein Satz — »Sprint 14, Tickets PROJ-231 bis PROJ-245, 32 h à 95 €«. Bei laufenden Verträgen genügt als Leistungszeitraum der Abrechnungsmonat.
In InvoiceFlow legst du deine Sätze — Entwicklung, Beratung, Support, Remote und vor Ort — einmal im Leistungskatalog an und ziehst sie per Klick in jede Rechnung; der Leistungszeitraum steht als eigenes Feld auf dem Beleg. Und falls dein Satz noch aus der Angestellten-Zeit stammt: Wie du aus Zielgehalt, Auslastung und Nebenkosten einen tragfähigen Satz machst, rechnet der Ratgeber Stundensatz berechnen Schritt für Schritt vor.
EU-Kunden: Reverse-Charge statt deutscher Umsatzsteuer
Remote-Arbeit kennt keine Grenzen — die Umsatzsteuer schon. Entwickelst du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, liegt der Leistungsort beim Empfänger (§ 3a Abs. 2 UStG): Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, dein Kunde schuldet die Steuer in seinem Land (Reverse-Charge). Deine Rechnung geht netto raus und braucht zwei Dinge zwingend: die Angabe »Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers« und beide USt-IdNrn. — deine und die des Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG). Die Rechnung muss außerdem bis zum 15. des Folgemonats gestellt sein.
Dazu kommt die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG): Darin meldest du dem Bundeszentralamt für Steuern quartalsweise bzw. monatlich, an welche EU-USt-IdNrn. du wie viel netto geleistet hast. Prüfe die USt-IdNr. deines Kunden vorher über die Bestätigungsabfrage des BZSt — eine ungültige Nummer fällt sonst dir auf die Füße. Übrigens: Auch als Kleinunternehmer brauchst du für solche EU-B2B-Leistungen eine USt-IdNr. und gibst die Zusammenfassende Meldung ab — die § 19-Befreiung ändert am Leistungsort nichts. In InvoiceFlow erfasst du die USt-IdNr. des Kunden am Kundenstamm, stellst die Positionen auf 0 % und schreibst den Reverse-Charge-Hinweis in die Schlussbemerkung. Für eine strukturierte E-Rechnung solltest du Reverse-Charge-Fall und Empfängervorgaben fachlich prüfen; 0 % plus Hinweistext sind nicht automatisch EN-16931-konform.
Konzerne und Agenturen: ohne E-Rechnung kein Lieferanten-Onboarding
Wer für Konzerne, größere Agenturen oder deren Endkunden arbeitet, kennt die Mail aus dem Einkauf: »Bitte reichen Sie Rechnungen künftig als E-Rechnung ein.« Das ist häufig Teil des Einkaufsprozesses. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; nach den Übergangsfristen betrifft die gesetzliche Ausstellungspflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein simples PDF. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich. Was dahintersteckt und welche Angaben nötig sind, zeigt der Ratgeber E-Rechnung erstellen.
Die Pflicht gilt auch in der Gegenrichtung: Rechnungen deiner Tools, deines Hosters oder von Subunternehmern kommen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD an. InvoiceFlow hat dafür einen Posteingang, der beide Formate lesbar anzeigt — und mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer öffnest du eine einzelne Datei sogar ohne Konto im Browser.
Retainer, Wartungsverträge und der Nebenerwerb
Planbare Einnahmen sind im Freelancing Gold wert — SLA-Pauschalen, Hosting-Betreuung oder ein monatliches Stundenkontingent gehören deshalb in einen Retainer. In InvoiceFlow richtest du den Vertrag als wiederkehrende Rechnung ein (ab Pro): Zum Stichtag entsteht automatisch ein Entwurf, du prüfst kurz — etwa ob Mehrstunden dazukommen — und sendest. Nichts geht ungeprüft raus, und kein Monatswechsel geht mehr unter. Automatische Zahlungserinnerungen (ab Pro) fassen bei offenen Rechnungen nach, ohne dass du dem Projektleiter hinterhertelefonieren musst.
Viele Entwickler starten im Nebenerwerb neben dem Angestelltenjob. Dann lohnt der Blick auf die Kleinunternehmerregelung: Bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG) — weniger Bürokratie, aber auch kein Vorsteuerabzug für Hardware und Tools. Ob sich das für dich rechnet, klärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung. In InvoiceFlow ist der Wechsel ein Schalter, der Hinweistext auf der Rechnung kommt automatisch. Und spätestens zur Steuererklärung zahlt sich der DATEV-Export aus (ab Pro): ein Buchungsstapel, den dein Steuerberater direkt importiert.
Häufige Fragen von IT-Freelancern
Darf ich meine Rechnung auf Englisch schreiben?
Ja — das Umsatzsteuerrecht schreibt keine Sprache vor, alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen aber enthalten sein. Beachte: Die Amtssprache ist Deutsch (§ 87 AO), das Finanzamt kann daher eine Übersetzung verlangen. Für internationale Kunden ist eine englische Rechnung mit deutschen Pflichtangaben gängige Praxis.
Was gilt bei Kunden in den USA oder der Schweiz?
Bei B2B-Leistungen liegt der Leistungsort beim Empfänger (§ 3a Abs. 2 UStG) — die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, du stellst netto ohne deutsche Umsatzsteuer. Üblich ist ein Hinweis wie »Leistung nicht im Inland steuerbar«. Eine Zusammenfassende Meldung fällt nur bei EU-Kunden an. Ob im Land des Kunden Pflichten entstehen, klärst du im Zweifel mit dem Steuerberater.
Was muss bei Reverse-Charge auf die Rechnung?
Bei EU-B2B-Leistungen: Rechnung netto, die Angabe »Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers« sowie deine und die USt-IdNr. des Kunden (§ 14a Abs. 1 UStG). Die Rechnung muss bis zum 15. des Folgemonats gestellt sein, und der Umsatz gehört in die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).
Muss ich Stundenzettel oder Timesheets beilegen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht — die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung muss die Leistung aber eindeutig identifizierbar machen; ein bloßes »IT-Dienstleistungen« gilt als zu vage. Ein Verweis auf ein konkretes Timesheet oder Ticket-Protokoll ist zulässig und bei Konzernkunden oft vertraglich vereinbart. Ticket-Nummern und Leistungszeitraum direkt in den Positionen ersparen die meisten Rückfragen.
Sind 30 Tage Zahlungsziel normal — und was, wenn nicht gezahlt wird?
14 bis 30 Tage sind im B2B üblich und frei vereinbar; ohne Vereinbarung ist die Rechnung sofort fällig. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt bei Unternehmen automatisch Verzug ein (§ 286 Abs. 3 BGB) — dann stehen dir 9 Prozentpunkte über Basiszins und eine Pauschale von 40 € zu (§ 288 BGB). InvoiceFlow erinnert auf Wunsch automatisch (ab Pro).
Ich entwickle im Nebenerwerb — brauche ich die Umsatzsteuer?
Nicht zwingend: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du ohne Umsatzsteuer, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Dafür entfällt der Vorsteuerabzug — bei viel Hardware- und Tool-Ausgaben kann die Regelbesteuerung günstiger sein. In InvoiceFlow ist beides ein Schalter.
Verlangt mein Auftraggeber zu Recht eine E-Rechnung?
Viele Konzerne und Agenturen dürfen das vertraglich im Einkauf voraussetzen. Gesetzlich müssen inländische Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen; nach den Übergangsfristen gilt die Ausstellungspflicht für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD (EN 16931); andernfalls bleibt der normale PDF-Versand möglich. Reverse-Charge- und andere 0-%-Fälle solltest du für den strukturierten Versand fachlich prüfen.
Was kostet das?
Starter ist dauerhaft kostenlos (bis 3 Rechnungen/Monat) — inklusive Angeboten, Logo, GiroCode und E-Rechnung. Pro (9 €/Monat oder 90 €/Jahr) bringt unbegrenzte Rechnungen, Abos, Auswertung mit DATEV-Export und automatische Erinnerungen; Premium (19 €/Monat) zusätzlich die Rechnung per Sprachnachricht. 14 Tage kostenlos testbar.
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