Rechnungsprogramm für Nachhilfe und Sprachunterricht

Deine Kunden sind die Eltern — so stellst du die Rechnung richtig

Bei minderjährigen Schülern schließt du den Vertrag nicht mit dem Kind, sondern mit den Eltern — und genau dorthin gehört auch die Rechnung: Rechnungsempfänger sind Vater oder Mutter mit vollständiger Anschrift, der Schüler und das Fach stehen in der Leistungsbeschreibung („Nachhilfe Mathematik für Lena M., 4 × 60 Minuten im September“). Das vermeidet Diskussionen, wer eigentlich zahlen muss, und die Eltern können jede Stunde nachvollziehen.

Eine Pflicht, Privatkunden eine Rechnung zu stellen, kennt das Umsatzsteuergesetz für Unterricht zwar nicht — professionell ist sie trotzdem: Eltern überweisen schneller, wenn Betrag, Zeitraum und Bankverbindung schwarz auf weiß vorliegen, und der GiroCode auf der Rechnung macht aus der Überweisung einen Scan von zehn Sekunden. Welche Angaben auf eine formal saubere Rechnung gehören, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben. Unterrichtest du zusätzlich für Firmen — Business-Englisch, Deutschkurse für Mitarbeiter —, ergänzt InvoiceFlow bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ZUGFeRD. Fehlen Angaben oder wird der Fall nicht unterstützt, bleibt der normale PDF-Versand möglich.

Umsatzsteuer im Unterricht: § 19 oder § 4 Nr. 21 UStG?

Die meisten Nachhilfe- und Sprachlehrer starten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr berechnest du keine Umsatzsteuer und ersparst dir die Voranmeldungen — seit 2025 gelten diese neuen Grenzen, und die 100.000 € wirken als harte Echtzeit-Grenze. Die Details erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung. In InvoiceFlow ist das ein Schalter: Rechnungen ohne Steuer, mit dem korrekten Hinweis.

Daneben gibt es eine echte Steuerbefreiung für Unterricht: Wer als selbstständiger Lehrer an öffentlichen Schulen, Hochschulen, Volkshochschulen oder anderen anerkannten Bildungseinrichtungen unterrichtet, kann nach § 4 Nr. 21 Buchst. b UStG umsatzsteuerfrei abrechnen. Voraussetzung ist, dass die Einrichtung die Anforderungen erfüllt — bei privaten Trägern gehört dazu eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde. Ob dein Auftraggeber sie hat, klärst du am besten direkt mit ihm, bevor die erste Honorarrechnung rausgeht.

Privat-Nachhilfe direkt an Schüler und Eltern fällt in der Regel nicht unter diese Befreiung und ist damit grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig — in der Praxis löst das fast immer die Kleinunternehmerregelung. Wenn du beides mischst (Honorarvertrag mit der VHS plus private Schüler) oder über die Grenzen wächst, ist das ein Fall für eine kurze Rückfrage beim Steuerberater. Gut zu wissen: Unterrichten ist eine freiberufliche Tätigkeit nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG — du meldest dich nur mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt, ein Gewerbeschein ist nicht nötig.

Monatspakete, 10er-Karten und dein Stundensatz

45 Minuten für 25 € klingen fair — bis du Vorbereitung, Korrekturen, Fahrtzeit und die unterrichtsfreien Ferienwochen einrechnest. Kalkuliere deinen Satz deshalb rückwärts vom Wunsch-Monatseinkommen über die tatsächlich verkaufbaren Stunden; wie das Schritt für Schritt geht, rechnet der Ratgeber Stundensatz berechnen vor. Pakete stabilisieren das Ganze: Ein Monatspaket „8 × 60 Minuten“ gibt dir planbaren Umsatz und den Eltern einen festen Preis — ausgefallene Stunden regelst du fair über eine Nachhol- oder Absagefrist, die du im Rechnungstext erwähnst.

In InvoiceFlow richtest du das Monatspaket als wiederkehrende Rechnung ein (ab Pro): Zum Monatsersten entsteht automatisch der Entwurf, du ergänzt bei Bedarf Zusatzstunden und sendest — nichts geht ungeprüft raus. Einzelstunden und 10er-Karten ziehst du aus dem Leistungskatalog per Klick in die Rechnung. Und wenn eine Zahlung hängt, übernehmen automatische Zahlungserinnerungen das unangenehme Nachfassen (ab Pro) — wie eine Erinnerung klingt, die das Verhältnis zu den Eltern nicht belastet, zeigt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

„Können wir das absetzen?“ — die ehrliche Antwort für Eltern

Früher oder später fragen Eltern nach einer „Rechnung fürs Finanzamt“. Die ehrliche Antwort: Nachhilfe ist privat in aller Regel nicht absetzbar. Sie zählt nicht zum Schulgeld nach § 10 Abs. 1 Nr. 9 EStG (das nur Privatschul-Schulgeld erfasst und Nachhilfeunterricht ausdrücklich ausnimmt) und auch nicht zu den haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG, weil Unterricht dort nicht begünstigt ist. Die bekannteste Ausnahme: Zieht die Familie beruflich bedingt um, können umzugsbedingte Nachhilfekosten bis zu einem Höchstbetrag als Werbungskosten geltend gemacht werden — dafür brauchen die Eltern dann tatsächlich deine Rechnung.

Für dich selbst gilt das Gegenteil: Fachbücher, Lernmaterial, Fahrtkosten, Laptop und Software sind Betriebsausgaben. Mit der Auswertung und dem Steuer-Export (ab Pro) hast du alle Einnahmen des Jahres gebündelt für die Einnahmenüberschussrechnung — und dein Steuerberater bekommt auf Wunsch den DATEV-Export statt eines Schuhkartons voller Belege.