Für Physiotherapeuten & Heilpraktiker
Rechnungsprogramm für Physiotherapeuten & Heilpraktiker
Privatpatienten, Selbstzahler, 10er-Karten: Deine Rechnung ist zwischen zwei Terminen fertig — steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG, wo es medizinisch indiziert ist, mit 19 %, wo es Wellness ist. Den Rest der Zeit gehört den Patienten.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
0 % für Heilbehandlungen
Verordnete Behandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei — du stellst sie mit 0 % ein, den Befreiungshinweis hinterlegst du einmal in deiner Vorlage, er steht dann auf jeder Rechnung.
0 % und 19 % auf einer Rechnung
Rezept-Nachbehandlung steuerfrei, Wellness-Massage mit 19 %: Der Steuersatz ist je Position wählbar, die Umsatzsteuer wird je Satz korrekt gruppiert und getrennt ausgewiesen.
GiroCode: Selbstzahler zahlen sofort
QR-Code auf jeder Rechnung — dein Patient scannt ihn mit der Banking-App, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Die 10er-Karte ist oft noch am selben Tag bezahlt.
Zahlungserinnerungen automatisch (ab Pro)
Selbstzahler vergessen gern. InvoiceFlow erinnert säumige Patienten freundlich per E-Mail — mit dem tatsächlich offenen Restbetrag, nicht stur mit der vollen Rechnungssumme.
Von der Verordnung zur fertigen Rechnung — zwischen zwei Terminen.
Behandlungsdatum, Leistungsbeschreibung, Einzelpreise: alles, was Privatpatienten für Versicherung und Beihilfe brauchen. Dein Logo oben, der Befreiungshinweis unten — und bei gemischten Leistungen weist die Rechnung 0 % und 19 % sauber getrennt aus.
- Steuersatz je Position — 0 % Heilbehandlung, 19 % Wellness
- Leistungskatalog: KG, MT oder Massage einmal anlegen, immer wieder einfügen
- Teilzahlungen erfassen — der offene Restbetrag steht automatisch im PDF
Deine Praxis in Zahlen.
Welche Selbstzahler-Rechnungen sind offen, wer hat seine Rechnung schon geöffnet, wie läuft das Quartal? Das Dashboard zeigt es auf einen Blick — und der Steuer-Export bündelt das Jahr für deinen Steuerberater (ab Pro).
Steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG — ohne Umsatzgrenze
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Dazu zählen physiotherapeutische Behandlungen auf ärztliche Verordnung ebenso wie Heilpraktiker-Leistungen mit therapeutischem Ziel. Entscheidend ist der medizinische Zweck: Die Behandlung muss der Vorbeugung, Diagnose oder Heilung einer Krankheit dienen bzw. Beschwerden lindern. Das Rezept ist dafür der einfachste Nachweis — behandelst du nach Ablauf der Verordnung weiter, bleibt die Leistung steuerfrei, solange die Indikation feststeht; dokumentiere sie dann mit Befund und Behandlungsplan.
Wichtig: Das ist keine Kleinunternehmerregelung. Die Befreiung nach § 4 Nr. 14 UStG gilt ohne jede Umsatzgrenze — auch eine Praxis mit 300.000 € Jahresumsatz stellt ihre Heilbehandlungen ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG mit ihren Grenzen von 25.000 € und 100.000 € wird erst interessant, wenn du daneben nennenswerte steuerpflichtige Umsätze hast und auch diese ohne Umsatzsteuer abrechnen willst. Auf der Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG bei steuerfreien Leistungen einen Hinweis auf die Befreiung — ein Satz wie „Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 UStG“ genügt. In InvoiceFlow hinterlegst du ihn einmal in der Fußzeile deiner Vorlage.
Wellness und Prävention: der 19-%-Teil deiner Praxis
Sobald der therapeutische Zweck fehlt, endet die Befreiung. Die Wohlfühlmassage ohne Verordnung, das Kinesio-Taping vor dem Marathon, der Faszien-Kurs für Gesunde: Solche Leistungen sind regulär mit 19 % steuerpflichtig — auch wenn derselbe Handgriff beim verordneten Patienten eine Stunde vorher steuerfrei war. Präventionskurse nach § 20 SGB V können im Einzelfall umsatzsteuerfrei sein; das hängt von Zertifizierung und konkreter Ausgestaltung ab und gehört einmal sauber mit dem Steuerberater geklärt.
Für deine Rechnungen heißt das: getrennt ausweisen. In InvoiceFlow wählst du den Steuersatz je Position — die Rezept-Nachbehandlung mit 0 %, die Massage-Zehnerkarte mit 19 %, beides auf derselben Rechnung. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz gruppiert berechnet und ausgewiesen, so wie es das Finanzamt sehen will. Bleiben deine steuerpflichtigen Umsätze klein, kannst du für diesen Teil zusätzlich die Kleinunternehmerregelung nutzen und ganz auf den Ausweis verzichten — die Befreiung deiner Heilbehandlungen bleibt davon unberührt.
Privatpatienten, Selbstzahler, 10er-Karten und Ausfallhonorar
Kassenleistungen laufen über die Abrechnung mit den Krankenkassen — deine eigenen Rechnungen schreibst du an Privatpatienten und Selbstzahler. Privatpatienten zahlen direkt an dich und reichen den Beleg bei Versicherung oder Beihilfe ein; dafür brauchen sie eine Rechnung mit Behandlungsdaten, nachvollziehbarer Leistungsbeschreibung und Einzelpreisen. Selbstzahler buchen gern Terminpakete: Die 10er-Karte legst du als eine Rechnung mit Menge 10 und Einzelpreis an, der Patient zahlt einmal per GiroCode, die Termine hakst du intern ab. Mit dem Leistungskatalog sind Standardpositionen wie „Krankengymnastik 20 Min.“ oder „Manuelle Therapie“ in Sekunden eingefügt.
Und das leidige Thema Ausfallhonorar: Sagt ein Patient kurzfristig ab oder erscheint nicht, darfst du den Termin berechnen — vorausgesetzt, das war vorher vereinbart, im Behandlungsvertrag oder in deutlich ausgehängten Praxisbedingungen. Umsatzsteuerlich gilt ein solches Ausfallhonorar in der Regel als echter Schadensersatz und unterliegt damit nicht der Umsatzsteuer, weil keine Behandlungsleistung erbracht wurde. Zahlt ein Selbstzahler nicht, hilft erst die freundliche Zahlungserinnerung, dann die Mahnung — ab Pro verschickt InvoiceFlow die Erinnerung automatisch, sobald eine Rechnung überfällig wird.
E-Rechnung und GoBD: auch für steuerbefreite Praxen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können — auch eine Praxis, die ausschließlich steuerfreie Heilbehandlungen erbringt. Geräte-Leasing, Praxissoftware, Materialbestellungen: Deine Lieferanten dürfen dir strukturierte E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen und lesen können. InvoiceFlow öffnet XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien in jedem Tarif kostenlos — ausprobieren kannst du das sofort mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer; die Fristen und Ausnahmen erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungs-Pflicht.
Beim Ausstellen bist du dagegen meist außen vor: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind — und dazu gehört die Heilbehandlung nach Nr. 14 —, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Nur für steuerpflichtige Leistungen an Geschäftskunden, etwa die mobile Massage im Betrieb, kann nach den Übergangsfristen die Ausstellungspflicht für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze greifen. Bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten ergänzt InvoiceFlow ZUGFeRD; andernfalls bleibt der normale PDF-Versand möglich. Eine 0-%-Position oder ein Befreiungshinweis allein macht eine strukturierte Rechnung nicht automatisch EN-16931-konform — Sonderfälle solltest du fachlich prüfen. Aufbewahren musst du deine Ausgangsrechnungen in jedem Fall: seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG), unveränderbar und GoBD-konform. InvoiceFlow archiviert jede ausgestellte Rechnung als PDF exakt so, wie sie rausgegangen ist.
Häufige Fragen aus Physiotherapie & Heilpraktik
Muss ich als Physiotherapeut Umsatzsteuer berechnen?
Für Heilbehandlungen mit therapeutischem Zweck nein: Sie sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei — unabhängig davon, wie hoch dein Umsatz ist. Steuerpflichtig mit 19 % sind dagegen Leistungen ohne medizinische Indikation, etwa Wellness-Massagen oder Kurse für Gesunde.
Brauche ich für die Steuerfreiheit immer ein Rezept?
Die ärztliche Verordnung ist der einfachste Nachweis für den therapeutischen Zweck. Behandelst du ohne oder nach Ablauf der Verordnung weiter, bleibt die Leistung steuerfrei, wenn die medizinische Indikation feststeht — dokumentiere sie dann mit Befund und Behandlungsplan, damit du sie dem Finanzamt belegen kannst.
Wie rechne ich Wellness-Angebote und Präventionskurse ab?
Wohlfühlleistungen ohne Indikation sind regulär mit 19 % steuerpflichtig. Präventionskurse nach § 20 SGB V können im Einzelfall steuerfrei sein — das hängt von Zertifizierung und Ausgestaltung ab und sollte einmal mit dem Steuerberater geklärt werden. In InvoiceFlow wählst du den Steuersatz je Position, beides passt auf eine Rechnung.
Welcher Hinweis muss auf die Rechnung ohne Umsatzsteuer?
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG verlangt bei steuerfreien Leistungen einen Hinweis auf die Befreiung, ohne festen Wortlaut. Bewährt hat sich: „Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 UStG.“ Den Satz hinterlegst du in InvoiceFlow einmal in der Vorlagen-Fußzeile — er erscheint dann auf jeder Rechnung.
Darf ich ein Ausfallhonorar berechnen?
Ja — wenn es vorher vereinbart wurde, etwa im Behandlungsvertrag oder in deutlich ausgehängten Praxisbedingungen. Bei kurzfristiger Absage oder Nichterscheinen gilt das Ausfallhonorar in der Regel als echter Schadensersatz und unterliegt damit nicht der Umsatzsteuer. Stelle es als eigene Position mit klarer Bezeichnung in Rechnung.
Wie rechne ich 10er-Karten und Terminpakete ab?
Als eine Rechnung mit Menge 10 und Einzelpreis — der Patient zahlt einmal, du hakst die Termine intern ab. Mit dem Leistungskatalog legst du Positionen wie „Krankengymnastik 20 Min.“ einmal an und fügst sie in Sekunden ein; per GiroCode ist das Paket oft noch am selben Tag bezahlt.
Betrifft mich die E-Rechnungs-Pflicht überhaupt?
Empfangen: ja. Seit 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen annehmen können, auch steuerbefreite Praxen. Ausstellen: für Heilbehandlungen nein, denn Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen; nach den Übergangsfristen betrifft die Pflicht nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. InvoiceFlow liest empfangene E-Rechnungen; ausgehend ergänzt es ZUGFeRD nur bei unterstützten, finalisierten Rechnungen mit vollständigen Pflichtdaten. Sonst bleibt der PDF-Versand möglich, und 0-%-Sonderfälle solltest du fachlich prüfen.
Ein Selbstzahler zahlt nicht — was jetzt?
Erst die freundliche Zahlungserinnerung, dann die Mahnung. In InvoiceFlow siehst du, ob der Patient seine Rechnung online geöffnet hat, und verschickst die Erinnerung mit einem Klick — ab Pro auch automatisch, mit dem tatsächlich offenen Restbetrag statt der vollen Summe.
Passend dazu im Ratgeber
Behandeln ist dein Job — die Rechnung dauert eine Minute.
Kostenlos starten — keine Kreditkarte nötig, in einer Minute einsatzbereit.
Jetzt kostenlos starten