Für Kosmetik- & Nagelstudios
Rechnungsprogramm für Kosmetikstudios & Nagelstudios
Gesichtsbehandlung, Neumodellage, Wimpernlifting — und danach in zwei Minuten die Rechnung: Behandlung und Produktverkauf getrennt ausgewiesen, § 19-Hinweis automatisch, GiroCode zum Sofort-Bezahlen. Damit nach der letzten Kundin Feierabend ist, nicht Papierkram.
Dauerhaft kostenloser Starter-Tarif · Bezahl-Tarife 14 Tage gratis testen · monatlich kündbar
Behandlung & Produkt getrennt
Microneedling als eine Position, die Pflegecreme als zweite — jede mit eigenem Preis. Der Leistungskatalog merkt sich deine Behandlungen, du wählst nur noch aus.
GiroCode: scannen und bezahlt
Jede Rechnung trägt einen QR-Code für die Banking-App — Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Ideal für Pakete und 10er-Karten, die per Überweisung bezahlt werden.
Kabinenmiete als Abo
Du vermietest eine Kabine an eine selbstständige Kollegin? Die Monatsrechnung entsteht automatisch als Entwurf — jeden Monat, ohne dass du daran denken musst (ab Pro).
§ 19-Kleinunternehmerin? Ein Schalter.
Viele Studios starten ohne Umsatzsteuer. Ein Schalter genügt: Rechnungen ohne USt., der Pflichthinweis nach § 19 UStG steht automatisch auf jedem Beleg.
Eine Rechnung, die so gepflegt aussieht wie dein Studio.
Dein Logo, deine Farben, saubere Positionen mit Menge und Einzelpreis, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Teilzahlungen — etwa die Anzahlung auf ein Behandlungspaket — werden erfasst, die Rechnung weist automatisch den Restbetrag aus.
- Behandlung, Produktverkauf und Gutschein als getrennte Positionen
- Leistungskatalog: Preisliste einmal anlegen, immer wieder auswählen
- § 19-Hinweis für Kleinunternehmerinnen automatisch auf jeder Rechnung
Dein Studio in Zahlen — ohne Excel.
Umsatz nach Monaten, offene Kabinenmieten, überfällige Firmenrechnungen: Das Dashboard zeigt auf einen Blick, wo du stehst. Für den Steuerberater bündelt der Steuer-Export das ganze Jahr (ab Pro).
Behandlung, Produktverkauf, 10er-Karte: getrennte Positionen zahlen sich aus
Kosmetische Behandlungen sind umsatzsteuerlich fast immer ganz normale Leistungen zu 19 % — die Steuerbefreiung für Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG) greift nur, wenn eine Behandlung medizinisch indiziert ist und von einem heilkundlichen Beruf erbracht wird, was im Studio-Alltag die seltene Ausnahme bleibt. Auch der Verkauf von Cremes, Seren oder Nagellack läuft mit 19 %. Trotzdem lohnt es sich, Behandlung und Produkt als getrennte Positionen auszuweisen: Die Kundin sieht, wofür sie zahlt, und in deiner Auswertung erkennst du, ob der Produktverkauf sich trägt — statt alles in einer Sammelposition „Termin“ zu verstecken. Wie eine formal korrekte Rechnung aufgebaut ist, zeigt Schritt für Schritt der Artikel Rechnung schreiben.
Bei 10er-Karten und Behandlungspaketen kassierst du Geld, bevor die Leistung erbracht ist. Umsatzsteuerlich ist das eine Anzahlung: Die Steuer entsteht bereits mit der Vereinnahmung des Geldes, nicht erst beim zehnten Termin. Praktisch heißt das: Rechnung über die Karte stellen, die einzelnen Termine hakst du danach intern ab. Wird eine Anzahlung auf ein größeres Paket geleistet, erfasst du sie in InvoiceFlow als Teilzahlung — der offene Restbetrag steht dann automatisch im PDF und im GiroCode.
Gutscheine: Einzweck oder Mehrzweck — wann die Umsatzsteuer entsteht
Das Umsatzsteuerrecht unterscheidet seit 2019 Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine (§ 3 Abs. 13–15 UStG). Stehen beim Verkauf schon Leistungsort und Steuersatz fest, liegt ein Einzweck-Gutschein vor — die Umsatzsteuer entsteht dann sofort beim Verkauf. In einem Studio, in dem Behandlungen und Produkte einheitlich 19 % kosten, ist das der Normalfall: Der Wertgutschein über 50 € ist beim Verkauf zu versteuern, die Einlösung später bleibt steuerlich folgenlos. Nur wenn beim Verkauf offen ist, welche Leistung mit welchem Steuersatz eingelöst wird, handelt es sich um einen Mehrzweck-Gutschein mit Besteuerung erst bei Einlösung.
Als Kleinunternehmerin nach § 19 UStG betrifft dich die Unterscheidung nicht — deine Umsätze sind von der Steuer befreit. Wichtig wird sie in dem Moment, in dem du die Grenzen überschreitest und in die Regelbesteuerung wechselst. Bestellt eine Firma Gutscheine als Mitarbeitergeschenk, will sie dafür ohnehin eine ordentliche Rechnung mit fortlaufender Nummer — genau dafür ist das Rechnungsprogramm da, nicht der Kassenbon.
Kabinenmiete an selbstständige Kolleginnen: monatlich, pünktlich, mit Umsatzsteuer
Viele Studios vermieten eine Kabine oder einen Arbeitsplatz an eine selbstständige Nageldesignerin oder Fußpflegerin. Steuerlich ist das in aller Regel keine steuerfreie Grundstücksvermietung nach § 4 Nr. 12 UStG: Weil du neben dem Raum auch Einrichtung, Geräte, Empfang und Laufkundschaft mit überlässt, liegt ein Vertrag besonderer Art vor — die Kabinenmiete ist dann umsatzsteuerpflichtig (es sei denn, du bist selbst Kleinunternehmerin nach § 19). Kläre den konkreten Fall mit deinem Steuerberater, aber stelle die Miete in jedem Fall ordentlich in Rechnung: mit fortlaufender Nummer, Leistungszeitraum („Kabinenmiete August 2026“) und ausgewiesener Steuer, wenn du regelbesteuert bist.
Genau hier spielt ein Rechnungsprogramm seine Stärke aus: Die Kabinenmiete richtest du einmal als wiederkehrende Rechnung ein, danach entsteht der Entwurf jeden Monat automatisch (ab Pro). Zahlt die Kollegin einmal nicht pünktlich, erinnert InvoiceFlow auf Wunsch automatisch — freundlich formuliert und mit dem offenen Betrag. Wie du dabei den richtigen Ton triffst, zeigt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.
§ 19 UStG: Für viele Studios der Normalfall — mit neuen Grenzen
Ein großer Teil der Kosmetik- und Nagelstudios arbeitet als Kleinunternehmen nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Seit 2025 gelten neue Grenzen — 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, wobei die 100.000-€-Grenze hart ist: Wird sie überschritten, endet die Befreiung ab genau diesem Umsatz, nicht erst im Folgejahr. Was das im Detail bedeutet, erklärt der Artikel zur Kleinunternehmerregelung.
In InvoiceFlow ist § 19 ein Schalter in den Stammdaten: Rechnungen werden ohne Steuer erstellt, der Pflichthinweis steht automatisch auf jedem Beleg. Wächst dein Studio über die Grenze, stellst du auf Regelbesteuerung um — neue Rechnungen tragen dann 19 %, alte Belege bleiben unverändert. Welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung sonst noch braucht, fasst Rechnung schreiben als Kleinunternehmer zusammen.
Häufige Fragen aus Kosmetik- und Nagelstudios
Brauche ich eine Kasse UND ein Rechnungsprogramm?
Für Laufkundschaft, die nach der Behandlung bar oder mit Karte zahlt, ist die TSE-Kasse zuständig. Ein Rechnungsprogramm brauchst du daneben für alles, was per Überweisung läuft: Kabinenmiete, Firmenkunden, Gutschein-Bestellungen, Behandlungspakete und 10er-Karten. Beides ersetzt sich nicht — es sind zwei verschiedene Belegarten.
Was muss auf der Rechnung meines Studios stehen?
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift der Kundin, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Entgelt und Steuersatz bzw. der § 19-Hinweis. Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben (§ 33 UStDV).
Bis zu welchem Umsatz gilt die Kleinunternehmerregelung?
Seit 2025: bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und bis 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 UStG). Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort — ab dem Umsatz, mit dem du sie überschreitest, bist du regelbesteuert. Die Befreiung ist seit der Reform eine echte Steuerbefreiung, kein bloßer Verzicht auf die Erhebung.
Kann ich einen geplatzten Termin berechnen?
Ja, wenn du das vorher vereinbart hast — etwa über deine AGB oder einen klaren Hinweis bei der Buchung. Ein Ausfallhonorar für einen nicht wahrgenommenen Termin gilt umsatzsteuerlich in der Regel als echter Schadensersatz, auf den keine Umsatzsteuer anfällt, weil keine Leistung erbracht wurde. Stelle es als eigene Rechnung ohne Steuer und mit klarer Bezeichnung („Ausfallhonorar Termin vom …“).
Muss ich verkaufte Gutscheine sofort versteuern?
Meist ja: Wenn beim Verkauf Leistungsort und Steuersatz feststehen, ist es ein Einzweck-Gutschein (§ 3 Abs. 13–15 UStG) — die Umsatzsteuer entsteht beim Verkauf, nicht erst beim Einlösen. Im Studio mit einheitlich 19 % ist das der Normalfall. Als Kleinunternehmerin nach § 19 sind deine Umsätze ohnehin steuerfrei.
Wie rechne ich eine 10er-Karte richtig ab?
Die 10er-Karte ist eine Vorauszahlung: Du stellst beim Verkauf eine Rechnung über den Kartenpreis, die Umsatzsteuer entsteht mit der Vereinnahmung des Geldes. Die einzelnen Termine hakst du danach nur noch intern ab — dafür braucht es keine weiteren Rechnungen. Ein Rabatt gegenüber Einzelterminen ist einfach ein niedrigerer Kartenpreis, keine steuerliche Besonderheit.
Ist die Kabinenmiete an eine Kollegin umsatzsteuerpflichtig?
In aller Regel ja. Weil du mit der Kabine auch Einrichtung, Geräte und den Studiobetrieb überlässt, ist es keine steuerfreie Raumvermietung nach § 4 Nr. 12 UStG, sondern ein Vertrag besonderer Art — also umsatzsteuerpflichtig, sofern du nicht selbst Kleinunternehmerin nach § 19 bist. Den Einzelfall solltest du mit deinem Steuerberater klären.
Sind kosmetische Behandlungen umsatzsteuerfrei?
Fast nie. Die Befreiung nach § 4 Nr. 14 UStG gilt nur für Heilbehandlungen mit medizinischer Indikation durch heilkundliche Berufe. Klassische Studio-Leistungen — Gesichtsbehandlung, Maniküre, Wimpern, Peeling — sind mit 19 % steuerpflichtig, es sei denn, du bist Kleinunternehmerin nach § 19 UStG.
Passend dazu im Ratgeber
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