Wiederkehrende Rechnungen erstellen: Ablauf und Beispiel

Wann lohnt sich eine Rechnungsserie?

Eine Abo-Rechnung ist besonders nützlich, wenn Kunde und Grundleistung gleich bleiben. Du musst nicht jeden Monat dieselbe Rechnung kopieren und den nächsten Termin nebenher in einer Liste pflegen. Typische Beispiele sind:

• IT-Wartung: eine vereinbarte Servicepauschale, ergänzt um separat beauftragte Arbeiten.
• Gebäudereinigung: ein fester Monatsbetrag pro Objekt mit klarer Objektbezeichnung.
• Laufende Beratung: ein Retainer mit vereinbartem Leistungsumfang.

Wechseln dagegen Kunde, Leistungsumfang und Preis bei jedem Auftrag vollständig, bringt eine neue Einzelrechnung meist mehr Übersicht. Eine Serie ersetzt weder die Vereinbarung mit deinem Kunden noch die Kontrolle, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Wiederkehrende Rechnung oder Dauerrechnung: der Unterschied

Die Begriffe werden in Software unterschiedlich verwendet. In diesem Ratgeber bedeutet Rechnungsserie: Für jede Periode entsteht ein eigener Beleg. Eine Dauerrechnung bezeichnet dagegen einen Beleg, der mehrere regelmäßig wiederkehrende Leistungen abdeckt. Das ist beispielsweise bei bestimmten Miet- oder Wartungsverhältnissen eine andere Form der Abrechnung.

Ob ein einzelner Dauerbeleg für deinen Vertrag geeignet ist, hängt vom konkreten Fall ab. Bei E-Rechnungen behandelt die Finanzverwaltung Dauerschuldverhältnisse ausdrücklich gesondert. Die Abo-Funktion in InvoiceFlow erstellt einzelne Rechnungsentwürfe; sie stellt keine Dauerrechnung für mehrere Perioden aus. Hinweise zur steuerlichen Einordnung stehen im BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 (insbesondere Abschnitt 14.1 Absatz 19 UStAE).

Beispiel: eine monatliche Rechnung mit Zusatzstunden

Du betreust die Website eines Kunden für 300 € netto pro Monat. Im November kommen zwei separat vereinbarte Zusatzstunden zu jeweils 80 € netto hinzu. Für diese Beispielrechnung gilt ein Steuersatz von 19 %; das ist keine Aussage über die steuerliche Behandlung deiner eigenen Leistung.

In der Vorlage bleibt die reguläre Wartungspauschale. Die zwei Zusatzstunden ergänzt du nur im November-Entwurf, damit sie nicht versehentlich jeden Folgemonat erneut berechnet werden. Eine dauerhafte Preiserhöhung trägst du dagegen in der Vorlage ein. Bereits vorhandene Entwürfe prüfst du separat.

Der Monat im Beschreibungstext wird nicht automatisch ersetzt. Passe Angaben wie „November 2026“ im Entwurf an. Auch ein selbst eingefügter Platzhalter wie {Monat} bleibt unverändert. Für den vollständigen Beleg nutze die Anleitung mit Rechnungs-Pflichtangaben.

Wiederkehrende Rechnungen in InvoiceFlow einrichten

1. Ausgangsrechnung vorbereiten. Wähle den Kunden und trage die regelmäßig abzurechnenden Positionen ein. Einmalige Extras gehören nicht in die Serienvorlage.
2. „Als Abo einrichten“ wählen. Öffne die bestehende Rechnung. Die Vorlage übernimmt Kunde, Währung, Positionen, Rabatte und Notizen.
3. Intervall und ersten Termin festlegen. Zur Auswahl stehen monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich. Der erste Termin kann heute oder später liegen.
4. Den erzeugten Entwurf kontrollieren. Prüfe die unten genannten Angaben. Ergänze insbesondere Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und gegebenenfalls Zusatzleistungen.
5. Rechnung selbst versenden. Erst nach deiner Prüfung gibst du den Versand frei. Das Einrichten eines Abos verschickt keine Rechnung und zieht kein Geld ein.

Vorlagen verwaltest du in der Rechnungsübersicht unter „Abos“. Dort kannst du sie bearbeiten, pausieren oder löschen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben beim Löschen einer Vorlage erhalten. Beim Fortsetzen einer Pause werden übersprungene Perioden nicht automatisch nachgeholt; prüfe offene Leistungen deshalb separat. Die Funktion ist in Pro und Premium enthalten.

Prüfliste vor jedem Versand

• Empfänger: Stimmen Ansprechpartner, Rechnungsanschrift und E-Mail-Adresse noch?
• Leistung: Ist die beschriebene Leistung für diese Periode vereinbart und erbracht?
• Zeitraum: Sind Leistungsdatum, Abrechnungsmonat und Datumsangaben in Notizen aktuell?
• Beträge: Passen Menge, Preis, Rabatt, Steuerbehandlung und einmalige Zusatzleistungen?
• Fälligkeit: Entspricht das Zahlungsziel der Vereinbarung?
• Beleg und Format: Ist die Rechnung eindeutig zugeordnet, und passt das Dateiformat zu den Anforderungen des Empfängers?

Die Rechnungsnummer hält einzelne ausgestellte Belege auseinander. Wird eine Rechnung später nicht bezahlt, folgt eine Zahlungserinnerung – keine zweite Rechnung für dieselbe Leistung.

Muss eine Abo-Rechnung eine E-Rechnung sein?

Das regelmäßige Intervall entscheidet nicht über das Rechnungsformat. Maßgeblich sind der Umsatz, die Beteiligten, Ausnahmen und Übergangsregeln. Ein einfaches PDF wird durch monatliches Versenden nicht zur strukturierten E-Rechnung. Die E-Rechnungs-FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern diese Einordnung. Den praktischen Einstieg findest du unter E-Rechnung erstellen.

Für reguläre Rechnungen nennt § 14 UStG die Rechnungsangaben. Für Kleinunternehmer bestehen eigene Vorgaben; dazu gibt es die Kleinunternehmer-Anleitung mit Muster. Dieser Artikel ist allgemeine Orientierung und ersetzt keine Prüfung deines Einzelfalls.

Häufige Fragen zu monatlichen und wiederkehrenden Rechnungen